Refusjoner

---

Refusjon til ansatte ved UiO

Utlegg skal kreves refundert i HR-portalen med unntak av forhåndsbetalte utgifter, private avisabonnement og telefoni- og bredbåndutgifter, se avsnittet om spesielle refusjonsrutiner for enkelte utlegg.

• Logg deg inn i HR-portalen og velg "refusjon av reiser og utlegg" og deretter det "skjemaet" som passer.
• Merk at refusjon av hotellutgifter alltid skal være knyttet til en reise.
• Ved refusjon av databriller og vernebriller med styrke oppgis som årsak "Databriller" i trinn 1 og utgiftstype "Velferdsutgifter" i trinn 2.
• Skriv ut et papirbilag fra systemet, legg ved nødvendig dokumentasjon og lever bilaget til lokal enhet til kontroll.
• Se detaljerte veiledninger i HR-portalen.
   

​Refusjon til personer uten tilgang til HR-portalen

Utlegg skal kreves refundert på papirskjema:

1. Fyll ut skjema for utleggsrefusjon (odt/word) i henhold til følgende krav:
   • Fyll alltid ut navn og fullt 11-sifret fødselsnummer. 
   • Opplysninger om adresse og bankkonto fylles ut hvis de er endret. Merk at endring av bankkontonummeret vil påvirke alle fremtidige utbetaligner fra UiO, også vanlig lønnsutbetaling.
   • Spesifiser hva beløpet gjelder og kostnaden.
   • Utgifter under 100 kroner skal samles opp til et bilag på over 100 kroner.
2. Legg ved dokumentasjon som tilfredsstiller krav til kvitteringer.
3. Lever utfylt skjema og dokumentasjon til den lokale enheten som du er knyttet til.
    

Spesielle refusjonsrutiner for enkelte utlegg​

Følgende utlegg kan kun kreves refundert på papirskjema:

• Forhåndsbetalte utgifter
  Forhåndsbetalte utgifter for konferanser, flybilletter, hoteller og liknende må alltid kreves refundert som reiseforskudd.
• Fri avis
  Private avisabonnement som skal refunderes skal fordelsbeskattes og må derfor kreves refundert på papirskjema (word/odt).
• Kommunikasjonsutgifter
  Det er spesielle krav og betingelser knyttet til arbeidsgivers anledning til å refundere utgifter til mobiltelefon og bredbånd. Les mer om refusjon av kommunkasjonsutgifter.
   

Utbetaling av refusjoner

• Refusjoner utbetales to ganger i måneden unntatt juli og desember.
• Refusjoner registrert i HR-portalen følger kjøreplan for reisekjøringer.
• Andre refusjoner utbetales i henhold til kjøreplan for lønnsutbetalinger.
   

Uteblitt betaling?

• Kontakt først lokal administrasjon for å høre når de sendte papirene til Lønningsseksjonen.
• Hvis bilaget ble videresendt innen fristen for lønns- eller reisekjøring, kontakt din fakultetsgruppe i Lønningsseksjonen.