Reiseforberedelser

Innhold

• Få reisen godkjent
• Søk om kredittkort
• Opprett profil hos HRG
• Reiseforskudd
• Bruk av egen bil
• Utenlandsopphold

---

Få reisen godkjent

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder, jfr. Innenlandsregulativ §1 pkt 2 og Utenlandsregulativ § 1 pkt 2 (sph.dep.no).
 

Søk om kredittkort

Hvorfor?

• UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. Eurocard skal benyttes i forbindelse med tjenestereiser og alle typer tjenesterealterte utlegg.
• UiO-ansatte betaler ingen årsavgift på Eurocard. Årsavgift på andre betalingskort vil ikke lenger bli refundert av UiO.
• Reiser som er betalt med kortet er dekket av Eurocards reiseforsikring. Les mer om forsikringsvilkårene (eurocard.no).
• "Book Now - Pay Later"-tjenesten innebærer at når du betaler en reise med Eurocard, kan du få utsettelse på betalingen i inntil 6 måneder. Se hva du må gjøre.
• Eurocard-transaksjoner vil være tilgjengelig i HR-portalen med korrekt valutakurs kun dager etter at transaksjonen fant sted. Du slipper manuell registrering av tjenesteutlegg og du trenger ikke lenger å vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning. Se hvordan du leser inn kredittkorttransaksjoner som reisebilag i HR-portalen.
• For å skille tjenesteutlegg fra private utlegg i reiseoppgjørsprosessen, anbefales det at du skaffer deg to kort. Også årsavgiften til kortet til private utlegg er gratis.

Les mer om fordeler med Eurocard
 

Slik søker du om kredittkort

1. Ha ditt UiO-ansattnummer og din BankID tilgjengelig. Ansattnummeret finner du på lønnslippen din i HR-portalen, se brukerveiledning.
   Merk: Kreditkorttransaksjoner vil ikke bli importert til HR-portalen hvis ansattnummer mangler.
2. Registrer din UiO e-postadresse på Eurocards søknadsportal (eurocard.no) og fyll ut søknadsskjema.
   Merk: Siden du i utgangspunktet søker om et ordinært kredittkort, men med årsavgiften betalt av og betingelser tilpasset UiO, vil du bli bedt om å oppgi din årlige bruttoinntekt, formue og samlet gjeld for husstanden, hovedbankforbindelse og evt. andre betalingskort du disponerer.
3. Undertegn din søknad:
   • Elektronisk: Bruk BankID eller Bypass.
   • På papir: Skriv ut søknaden, undertegn, legg ved kopi av gyldig legitimasjon bekreftet av leder og send per post til:
     Eurocard
     Filial av Eurocard AB
     v/EDB Card Services AS
     8607 Mo i Rana
4. På bakgrunn av din søknad foretar Eurocard en personlig kredittsjekk.
   Merk: Resultatet vil kun meddeles kredittkortselskapet og deg selv, ikke UiO.
5. Oppdater din profil hos HRG med kredittkortnummer
   • Når du har fått kredittkort, som regel innen 7-10 dager etter Eurocard har mottatt din søknad, må din profil hos HRG flyttes til korrekt kundenummer. Hvis du ikke har en profil, opprett profil hos HRG.
   • Send e-post til profiler.oslo@hrgworldwide.com med følgende tekst:
     "Jeg ønsker å flytte min profil til kundenummer for kredittkort. Mitt fulle navn er NN." Merk: Navnet må være identisk med det som står i passet ditt.
   • HRG flytter din profil til riktig kundenummer og bekrefter dette overfor deg pr e-post.
   • Når du har mottatt bekreftelsen, må du logge deg inn i HRG online (hrgworldwide.com) med ditt vanlige brukernavn og passord og oppdatere din profil med ditt kredittkortnummer.

Kredittkort gjennom UiO fra før?

• Dersom du allerede har Eurocard fra SEB Kort gjennom UiO, skal du ikke søke om nytt kort. Men for å sørge for at kredittkorttransaksjoner blir importert til HR-portalen, må du sende en e-post til SEB Kort og oppgi ditt ansattnummer.
• Gamle kort fra Diners Club, DNB og American Express gjennom UiO skal avvikles da UiO ikke lenger har avtaler med disse kortleverandører. Søk nytt Eurocard.

Kundestøtte

Spørsmål om ditt kredittkort hos Eurocard kan du stille til Eurocard kundeservice (eurocard.no).
 

Opprett profil hos HRG

Hvorfor?

• Alle ansatte ved UiO som reiser i jobbsammenheng bør opprette profil hos HRG, UiOs reisebyrå, slik at denne er på plass når du har behov for å bestille en reise.
• Uavhengig om reisen bestilles online eller over telefon, knyttes alle reiser opp til din profil. Det er derfor viktig at du oppretter profilen uansett hvilken bestillingsform du benytter.

Slik oppretter du profilen

1. Registrer deg på HRGs bestillingsportal (hrgworldwide.com).
   Merk: Navnet må være identisk med det som står i passet ditt.
2. Du får tilsendt passord for innlogging fra HRG via e-post, som regel innen 24 timer. Ved innlogging bruker du firmanavnet NO UiO og din e-postadresse ved UiO som brukernavn.
3. Oppdater din profil hos HRG med kredittkortnummer. Hvis du ikke har kredittkort, søk om kredittkort.

Kundestøtte

Spørsmål om tekniske problemer med HRG online-portalen eller din profil hos HRG kan du stille til HRG Support (hrgworldwide.com).
 

Reiseforskudd

Ved UiO utbetales forskudd kun unntaksvis. Se nettsiden om forskudd for hvordan du kan unngå behovet for reiseforskudd, evt. om din planlagte reise kvalifiserer til unntak.

 

Bruk av egen bil

• Bruk av eget kjøretøy skal forhåndsgodkjennes av arbeidsgiver. Forhåndsgodkjenningen må dokumenteres, se krav til dokumentasjon.
• Bruk av egen bil godtgjøres med kr. 3.90 per kilometer for inntil 9000 km og kr. 3.25 for over 9000 km, både innen- og utenlands.
• Kjørte strekninger må spesifiseres, se krav til spesifisering.
   

Utenlandsopphold

Et opphold i utlandet krever ekstra god planlegging og en rekke praktiske forberedelser, særlig hvis oppholdet skal være av lengre varighet og du skal ha med deg partner og barn. Sjekk huskelisten med nyttige råd og tips om utenlandsopphold.