Utfylling av reiseregninger

Viktige endringer fra 1. januar 2012:

• Kilometergodtgjørelse er økt ti 3,90 kr/km
• Satser for kostgodtgjørelse er endret
• Maksimumsbeløp for legitimerte utgifter ved overnatting er økt til 1550,-
• Se reiseregulativene for fullstendig oversikt over endringene.

---

Person- og reiseopplysninger (må alltid fylles ut)

• Navn og fødselsnummer
• Arbeidssted (enhet) 
• Hva reisen gjelder (type reise)
• Reisested inkludert by (noen byer har andre satser enn det som gjelder i landet ellers)
• Reisens formål
• Dato og klokkeslett for utreise og retur
• Type overnattingssted

Adresse og kontonummer fylles ut dersom en ikke har mottatt en utbetaling fra UiO tidligere, eller dersom bankkontonummeret skal endres (merk at slik endring vil gjelde alle fremtidige utbetalinger fra UiO).
 

Administrativ forpleining/godtgjørelse (bruspenger)

Det kan kreves bruspenger hvis kosten er fullt ut dekket. 
 

Kostgodtgjørelse uten overnatting

For å få rett sats er det viktig å føre opp hvor lenge reisen varte. Satsene finnes i regulativene. 

Enkelte byer har en høyere sats enn landet ellers (London, København med flere)
 

Kostgodtgjørelse ved overnatting

• For å få korrekt antall kostdøgn er det viktig å føre opp hvor lenge reisen varte.

  • Et nytt kostdøgn regnes hvis det har gått 6 timer eller mer inn i et nytt døgn. Satsene finnes i regulativene. 

• Enkelte byer har en høyere sats enn landet ellers (London, København med flere).

• Det kan påløpe forskuddstrekk av kostgodtgjørelse.
   

Ulegitimert nattillegg

• Nattillegg innenlands kr 400 kan gis når arbeidstaker har vært hjemmefra minst 5 timer av natten grunnet tjenestereise.

  • Se her for en nærmere beskrivelse av når man kan kreve nattillegg.

• Nattillegg utenlands bortfalt for reiser foretatt fra og med 01.03.09. Utlegg til overnatting refunderes etter regning begrenset oppad til maksimalsats for landet/regionen det faktisk overnattes i uavhengig av om dette er oppdragsstedet eller ikke. Satsene finnes i regulativet.
   

Eget skyssmiddel

Vanligvis bil hvor sats for kilometergodtgjørelse pr. 01.01.2012 er kr 3,90 både innen- og utenlands.

• Bruk av eget kjøretøy skal forhåndsgodkjennes av arbeidsgiver, og forhåndsgodkjenningen skal dokumenteres.

  • Se krav til spesifisering av kjørte strekninger
     

Opphold over 28 døgn

Ved reise med opphold over 28 døgn på samme sted forkortes dekningen av kost og overnatting fra og med 29. døgn.

• Unntak: Maksimalsatsen for overnatting utenlands reduseres ikke fra og med 29. døgn.

  • Mer om reiser over 28 døgn
     

Kompensasjonstillegg

For utenlandsreiser er det et kompensasjonstillegg fra 1.1.2011 på kr 420 pr. døgn.

• Mer om kompensasjonstillegg
   

Måltidsfradrag

Dersom måltider dekkes av arbeidsgiver, oppdragsgiver eller lignende, skal det gjøres fratrekk i kostgodtgjørelsen.

Måltidsfradrag beregnes i % av satsen for kostgodtgjørelse for oppdragsstedet:

• Frokost 10 %

• Lunsj 40 %

• Middag 50%
   

Forskudd

Er det utbetalt et forskudd i forbindelse med reisen, skal det føres opp og trekkes fra.
 

Signaturfelt

Følgende skal signere:

• Regningsutsteder (ansatt)

• Overordnet (attesterer)

• Budsjettansvarlig (anviser)
   

Reisespesifikasjon

Følgende skal føres opp her:

• Reiseutlegg som skal refunderes

• Kjørte strekninger ved krav om km-godtgjørelse for bruk av eget kjøretøy 

• Nødvendige tidspunkter for å vise at beregning av kostgodtgjørelse og nattillegg er korrekt ved reise gjennom flere land
   

Hjemmel for bruk av egen bil

Bruk av eget kjøretøy skal forhåndsgodkjennes.

• Leder kvittererer for godkjenningen her, eller arbeidstaker leverer godkjenningsskjema (odt / word) som vedlegg til reiseregningen. 
   

Andre utlegg

Her føres alle andre utlegg som for eksempel hotell, parkering og lignende.
 

Overnattingssted

Før opp navn og adresse på overnattingsstedet.

• Dersom du har overnattet på flere overnattingssteder, før også opp datoene du har overnattet på hvert overnattingssted.

• Ved privat overnatting er det ikke nødvendig å oppgi adressen.

NB! Er ikke navn på overnattingssted ført opp, tolkes dette som at arbeidstaker har overnattet privat, og det gjøres forskuddstrekk i kostgodtgjørelsen!
 

Merknader

• Har du bodd privat en eller flere netter, skal det opplyses om det her.

• Dersom reiseregningen ikke er selvforklarende, vennligst før opp utfyllende informasjon her.
   

Kvitteringer

Det stilles egne krav til kvitteringer som vedlegges reiseregningen for å dokumentere utlegg på reisen.
 

Andre lenker

• Økonomihåndboken

• Reiseforskudd