Velkommen som nyansatt ved IOR

Nyttige ord og uttrykk

 
CRIStin Nasjonalt system for forskningsdokumentasjon
DA Domus Academica , Urbygningen
DB Domus Bibliotheca, Vestbygningen
DM Domus Media, Midtbygningen
DN  Domus Nova
HR-portalen UiOs elektroniske løsning for personaladministrasjon 
HRG UiOs reisebyrå
IKRS Institutt for kriminologi og rettssosiologi
IOR Institutt for offentlig rett
IFP  Institutt for privatrett
NFR Norges forskningsråd
NIFS Nordisk institutt for sjørett
SMR Norsk senter for menneskerettigheter
UiO Universitetet i Oslo

Se flere forkortelser.

Hvem er hvem i administrasjonen?

Fakultetsadministrasjonen

Instituttadministrasjonen

Kontorhverdagen

Ansattkort og nøkler

Alle ansatte skal ha eget ansattkort med navn, bilde og signatur. Kortet fungerer som adgangskort til kontor- og undervisningslokalene, samt lånekort på Universitetsbiblioteket. 

Ansattkort kan hentes på SiO kundesenter (sio.no) i Kristian Ottosens hus på Blindern så snart du er registrert som ansatt i personalsystemet.

Les mer om ansattkort her.

Nøkler får du av administrasjonen ved oppstart.

Arbeidstid (teknisk-administrativt ansatte og ledere)

Her finner du mer informasjon om arbeidstid.

Ferie og avspasering

Her finner du all informasjon om ferie. Feriesøknad og registrering av avspasering gjøres i HR-portalen. 

IT

Instituttet har en IT ansatt i Domus Bibliotheca og en i Domus Nova.

Her finner du mer nyttig informasjon om IT ved instituttet.

Se også UiO sine sentrale IT sider for mer informasjon.

Kontorrekvisita

Kontorrekvisita finner du i kopirommet i 2. etasje i DB, samt 5. og 6. etasje i DN. Kontakt administrasjonen dersom du trenger noe som ikke finnes på lageret.

Lønn

Her finner du mer informasjon om lønn.

Miljø og avfall

UiO ønsker å etablere seg som et grønt universitet gjennom økt og samlet innsats på miljøområdet. Her finner du mer informasjon om miljøarbeidet ved UiO.

IOR oppfordrer alle til å bidra ved å:

  • Slå av lys, kaffetraktere og dataskjermer når du forlater et rom.
  • Resirkulere avfall. Returkartonger for papir fås ved henvendelse til administrasjonen. Stasjoner for kildesortering finnes i ganger/møterom.
  • Begrense bruken av engangsservise.
  • Unngå å skrive ut dokumenter som kan leses digitalt.

Parkering

Med parkeringsoblat/bevis kan ansatte ved UiO parkere på parkeringsplassene som er merket med A på universitetsområdene.
Bestill Parkeringsoblat/bevis her.

For juridisk fakultet er parkeringen mellom Historisk museum og Tullinløkka. For å komme inn på parkeringen, trenger du ansattkort med riktig tilgang.
Kontakt Eiendomsavdelingen i sentrum for tilgang i ansattkortet.

Her finner du mer informasjon om parkering ved UiO.

Det er få parkeringsplasser på universitetsområdene. UiO anbefaler derfor alle å reise kollektivt til UiO.

Permisjon

Her finner du mer informasjon om permisjon.

Personlig informasjon

Personlig informasjon registreres i HR-portalen.

Post / Internpost

Alle ansatte har egen posthylle hvor de mottar post og bøker de har bestilt fra biblioteket. Posthyllene er plassert i resepsjonen i 2. etasje DB, samt 5. og 6. etasje i DN. 
Her finnes også hyller for utgående post. Intern post legges i internkonvolutter. Ekstern post må være merket med UiO eller ligge i konvolutter med universitetets logo. Pakkesendinger skal ha elektronisk utfylte adressekort, de kan fås ved henvendelse til Budsentralen: budsentralen@admin.uio.no

Her kan du finne mer informasjon om postbehandling ved UiO.

Skattekort

UiO henter inn skatteopplysninger direkte fra Skatteetaten slik at du ikke trenger å levere skattekort. De som ikke har skattekort blir trukket 50 % forskuddsskatt av alle skattepliktige utbetalinger.

Her kan du lese mer om ditt ansvar som arbeidstaker når det gjelder skattetrekk.

Sykefravær

Her finner du informasjon om hva du skal gjøre ved sykdom.

IT-informasjon

English

Brukernavn og passord

For å få tilgang til IT-ressurser ved universitetet i Oslo trenger du brukernavn og passord. Det får du tildelt fra IT-ansvarlig. Passordet må byttes innen en uke, og deretter minst en gang i året. Passord byttes her: http://brukerinfo.uio.no. Passordet er personlig og skal ikke deles med andre.

Hjemmeområde og backup

Når du logger inn på kontormaskiner ved UiO, får du tilgang til ditt private lagringsområde hvor alle arbeidsrelaterte filer skal lagres. Dette området omtales gjerne som ”hjemmeområdet” og er tilgjengelig fra alle kontormaskiner ved UiO. Hjemmeområdet finner du under diskstasjon M, og er satt opp med en begrenset lagringskvote. Kontakt IT-ansvarlig om du har behov for å øke kvoten.
Hjemmeområdet er et trygt sted å lagre filer. Det tas sikkerhetskopi annenhver time. Dersom du ved en feil sletter en fil, kan du kontakte IT-ansvarlig.

Husk at du alltid må logge ut av kontormaskinen når du går for dagen (ikke slå av).

E-post og kalender

E-post og kalender klienten vår er Microsoft Outlook fra kontormaskiner, og Outlook web app fra eksterne maskiner (https://mail.uio.no).

Møterom

Møterom kan reserveres i Outlook.

Undervisningsrom kan reserveres i TP: Rombestilling.

E-post lister

Alle ansatte legges inn i en kategoeri og bygnings e-postliste. For medlemskap i andre lister må du kontakt IT-ansvarlig.
Her finner du en oversikt over alle e-postlistene ved instituttet (krever innlogging).

Programvare

Alle kontormaskiner installeres med bla. Office pakke (Word, Excel, PowerPoint og Outlook) og Adobe Reader. Har du andre faglige behov, kontakt IT-ansvarlig.

Utskrift, kopi og skann

Skriveren nærmest ditt kontor installeres automatisk på kontormaskinen din. Se instituttets IT-sider for kart over skrivere og bruksanvisning for hvordan du eventuelt installerer skrivere manuelt.

Her finner du kart over kopimaskinene våre. Noen er åpne og noen krever kopikode. Send en e-post til ior-it@jus.uio.no hvis du trenger kopikode.

Alle kopimaskinene våre har "skann til e-post", som vil si at du skanner et dokument og får det tilsendt som vedlegg per e-post. Dokumentasjon på hvordan det gjøres henger ved maskinene.

”Hjemmekontor”

Du kan få tilgang til de fleste IT-ressurser hjemmefra eller fra andre eksterne maskiner ved å benytte tjenesten: https://kiosk.uio.no
eller Remote desktop mot terminalserver (for alle) eller kontormaskin (kun for fast ansatte). Se bruksanvisning for Remote desktop oppkopling her.

Her finner du annen nyttig informasjon for hvordan jobbe utenfor UiO.

Trådløst nett

På UiO kan du koble deg til det trådløse nettet eduroam. Eduroam er et trådløst nett som er tilgjengelig på de fleste større utdannings institusjoner i hele verden, samt en del offentlige plasser som f.eks. Gardermoen.

Du kobler til eduroam nettet med ditt UiO brukernavn (på formen brukernavn@uio.no) og passord.

Les mer om eduroam her.

Kurs og opplæring

Fakultetet arrangerer Kurshjulet hvert semester. Dette er kurs basert på ønsker fra ansatte.

Sentralt på UiO arrangeres Lynkursdagene, som er en samling av små kurs i forskjellige emner fra Word, Excel til hvordan lage egen blogg og mange andre emner som har med IT å gjøre.

IT-reglement

Brukere av UiO sitt IT-system plikter å sette seg inn i IT-reglementet. IT-reglementet kan du lese her.

Økonomi

Personlige driftsmidler og tiltakskoder

Se instituttets "Retningslinjer for bruk av personlige driftsmidler for visse grupper av ansatte".

Alle som disponerer personlige driftsmidler tildeles en egen tiltakskode, som må oppgis når man gjør innkjøp som skal belastes driftsmidlene.

Innkjøp

De fleste innkjøp skal gå via administrasjonen, med unntak av reiser og bøker som den enkelte skal bestille selv. 

Dersom du har kjøpt noe og trenger å få refundert utgiftene gjøres dette via HR-portalen (fast ansatte). Merk! Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.

Bøker

Bøker skal primært kjøpes gjennom bestillingssystemet og hos UiOs rammeavtaleleverandører.

Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO. Husk at du må oppgi ditt eget navn og bestillerkode, som du kan få av administrasjonen.

Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale og få utlegget refundert i etterkant (husk å ta vare på kvittering).

Reiser

Tjenestereiser skal bestilles gjennom UiOs reisebyrå VIA Egencia. Se eget avsnitt om reiser under.

IT-utstyr

IT-utstyr må alltid kjøpes inn av IT-ansvarlig ved instituttet. Se Retningslinsjer for innkjøp av IT-utstyr ved IOR. Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.

Kredittkort

Kredittkort bør benyttes i forbindelse med alle typer tjenesterelaterte utlegg og tjenestereiser. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. UiO-ansatte betaler ingen årsavgift på Eurocard. Standard kredittid er inntil 40 dager. Fakturering skjer én gang i måneden til fastsatt dato, og du har 10 dagers betalingsfrist fra faktureringsdato.

UiO har avtale om utsatt betaling for tjenestereiser. Dette betyr at når du betaler en reise med Eurocard, kan du få utsettelse på betalingen i inntil 6 måneder. Forutsatt at du har registrert dine kredittkortopplysninger i HR-portalen, vil Eurocard-transaksjoner være tilgjengelig i HR-portalen med korrekt valutakurs kun dager etter at transaksjonen fant sted. Du slipper manuell registrering av tjenesteutlegg og du trenger ikke lenger å vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.

Her finner du mer informasjon om kredittkortet og om hvordan du søker om kortet.

Reiser

Generell informasjon om tjenestereiser.

Retningslinjene som gjelder for tjenestereiser ved UiO finner du her.

Alle reisetjenester skal bestilles via UiOs reisebyrå VIA Egencia.

Forberedelser

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder (som regel ved muntlig avtale). Reisen skal være kostnadseffektiv og miljøvennlig.

VIA Egencia har et online bookingsystem for reiser som alle ansatte kan benytte seg av. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort. Det er lurt å legge inn eget mobilnummer, da får man direkte beskjed hvis det blir endringer i reisen man har bestilt (f.eks. ved forsinket fly).

Her kan du finne mer info om oppdatering av din profil.

I henhold til UiOs retningslinjer for reise er kredittkort foretrukket betalingsmåte, og med din VIA Egencia-profil blir ditt kredittkort belastet. Dersom du av en eller annen grunn ikke kan bruke kredittkort, kan du søke om å få fakturaprofil i VIA Egencia-systemet. Dette gjøres ved å sende e-post til reiseportal@admin.uio.no. Kontakt din nærmeste leder for godkjennelse av søknaden. 

Bestilling av reiser

  • Enkle reiser (fly, tog, hotell og leiebil) bestiller du direkte på VIA Egencias online bookingsystem for reiser.
  • Komplekse reiser som rundreiser med flere destinasjoner bestilles hos VIAs reisekonsulenter.
  • Gruppereiser er reiser hvor 10 eller flere reiser sammen. Slike reiser bestilles hos VIAs reisekonsulenter for grupper. Hovedbetalingsform er belastning på hver enkelt reisendes kredittkort.
  • Hotellovernatting i Norge kan bestilles i VIA Egencias portal eller direkte til det ønskede hotellet. UiO har rammeavtale med Nordic Choice Hotels, Scandic hotels, Thon Hotels og Rezidor Hotels Norway. I avtalekatalogen kan du finne mer informasjon om disse avtalene.

Hotellovernatting utenfor Norge skal bestilles hos VIA Egencia.

Type reise Bestilles hvor? Kontaktinformasjon
Enkle reiser VIA Egencias portal http://uio.egencia.no/
Komplekse reiser VIA Egencias reisekonsulenter +47 23 15 04 40
customer_service@egencia.no
Gruppereiser VIA Egencias reisekonsulenter +47 23 15 04 60
meet@viaegencia.com
Kun hotellbestilling Norge VIA Egencias portal
Direkte til hotellet

http://uio.egencia.no/

Se avtalekatalogen
Kun hotellbestilling utlandet VIA Egencias portal http://uio.egencia.no/

Utenlandsopphold

Et opphold i utlandet krever ekstra god planlegging og en rekke praktiske forberedelser, særlig hvis oppholdet skal være av lengre varighet og du skal ha med deg partner og barn. 

Her finner du en huskeliste med nyttige råd og tips om utenlandsopphold.

Reise- og utleggsrefusjoner

Her finner du mer informasjon om reise- og utleggsrefusjon.

Arrangementer

Kontakt kontorsjef før du starter planleggingen av et arrangement. Kontorsjef sørger for at du får en kontaktperson i administrasjonen. Husk at du må starte prosessen i god tid.

Viktige punkter å tenke på

  • Type arrangement og målgruppe
    • Konferanse? Workshop? Seminar? Gjesteforelesning? Lunsj?
    • Definere målgruppe og profil
    • Tid og sted? Administrativ tilstedeværelse?
  • Budsjett
    • Finnes det midler? Hvor mye?
    • Søke om midler fra andre kilder?
  • Deltakere og innledere
    • Hvor stort skal arrangementet være?
    • Deltakere; åpent for alle eller kun inviterte deltakere?
    • Innledere eller gjesteforelesere; skal vi dekke kostnader? Trenger de fly eller hotell?
  • Mat og servering
    • Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO må følges. Reglene finner du her.
      Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter med mindre det er ekstern deltakelse.
    • UiO har rammeavtale med flere firmaer som leverer møtemat, selskapsmat og andre cateringtjenester.
    • Catering må bestilles i god tid, senest ca. en uke før arrangementet.
    • Hva trengs av utstyr til serveringen (kopper, glass, tallerkener etc.)?
    • Husk at det er begrensninger på hvor vi kan servere mat (- de gamle bygningene våre er fredet)
  • Middag på restaurant for innledere?
    • Foreslå restaurant
    • Regning på faktura hvis mulig
    • Tips må dekkes privat, og må ikke forekomme på faktura (gjelder i Norge).
  • Markedsføring/kunngjøring
    • Nettside (innhold, kontaktperson, tid og sted, lenke til påmelding). Gi beskrivende tekst til din kontaktperson i administrasjonen. (Norsk tekst til Norsk arrangement, Engelsk tekst til Engelsk arrangement.)
    • Invitasjoner på e-post?
    • Sosiale medier?
    • Tips om markedsføring.

Cristin - Publikasjonsregister

Cristin = Current Research Information System in Norway

Cristin er et nasjonalt system for forskningsdokumentasjon. Alle UiO-ansatte skal registrere sine publikasjoner i Cristin hvert år. Registreringen bør gjøres fortløpende og alt må være registrert innen 31. januar. Det oppfordres også til å registrere annen forskningsaktivitet.

Hva skal registreres i Cristin?

Det er obligatorisk å registrere følgende typer publikasjoner:

  • Vitenskapelige artikler
  • Monografier
  • Vitenskapelige artikler i antologier

Alle andre typer forskningsresultater kan også registreres i Cristin, som f.eks. rapporter, sammendrag, foredrag, posters, kronikker, korte og lange forskningsopphold, priser, populærvitenskapelige artikler, anmeldelser og andre former for mediebidrag.

Viktige telefonnumre

Vakt- og alarmsentralen, akutte hendelser: 22 85 66 66     

Vakt- og alarmsentralen, ikke-akutte hendelser: 22 84 55 80

Nødnummer:
Brann: 110
Politi: 112
Ambulanse: 113

Branninstruks

Les branninstruksen her.

HMS

Les mer om HMS her.

Publisert 12. aug. 2016 10:34 - Sist endret 8. des. 2017 12:50