Anskaffelsesprosessen
Foreligger det ikke eksisterende avtaler, skal innkjøper ved enheten foreta en anskaffelsesprosess.
Bestilling fra valgt leverandør skal gjøres i bestillingssystemet.
Anskaffelser under NOK 100 000 eks. mva.
Konkurransen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsen, jf. forskriftens § 3-1 femte ledd. Dette blir ofte kalt forholdsmessighetsprinsippet eller proporsjonalitetsprinsippet.
Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at kravet til hvordan konkurransen skal gjennomføres, og hvor mange aktører som skal være med i konkurransen, øker med anskaffelsens verdi og betydning.
Anskaffelser skal så langt som mulig basere seg på konkurranse. For anskaffelser under 100.000 kroner eks. mva. vil det i mange tilfeller være tilstrekkelig å undersøke for eksempel to til tre leverandørers priser og øvrige vilkår på nettsider, gjennom e-post e.l. for å tilfredsstille kravet til konkurranse. Det stilles ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under 100.000 kroner, men tilbud innhentet skal legges ved/knyttes til bestillingen i bestillingssystemet.
Dersom anskaffelsen gjelder et ubetydelig beløp, kan forholdsmessighetsprinsippet i visse tilfeller tilsi at det er tilstrekkelig å kontakte én leverandør.
Om det anses hensiktsmessig, kan følgende mal benyttes:
Bestillingen plasseres i bestillingssystemet og eventuell dokumentasjon legges til denne.
Anskaffelser mellom NOK 100 000 og 500 000 eks. mva.
-
Anskaffelsen foretas av den enkelte enhet, med unntak av Det samfunnsvitenskapelige fakultet, Det juridiske fakultet, Det utdanningsvitenskapelige fakultet og Sentraladministrasjonen. For disse enheter er det Innkjøpsseksjonen som foretar anskaffelsen.
-
Hovedregelen er at anskaffelsen skal konkurranseutsettes ved at det sendes en forespørsel til minst tre potensielle tilbydere eller ved utlysing i Doffin-databasen.
Innkjøpsseksjonen kan eventuelt bistå med utlysing i Doffin-databasen. -
Rekvirent/innkjøper fyller ut en forenklet anskaffelsesprotokoll - vedlegg 3 i forskriften.
NB! Husk at for anskaffelser over NOK 100.000 skal skatteattest, mva-attest og HMS-attest innhentes fra alle tilbydere!
Nedenfor følger lenker direkte til de mest anvendte dokumentene:
-
Anskaffelsesprotokoll - anskaffelse mellom NOK 100 000 - 500 000 eks. mva (doc)
-
Forenklet forespørsel - NOK 100 000 - 500 000 eks. mva (doc)
-
Standardkontrakt - varer (doc)
-
Tildelingsbrev (doc)
Dersom det er ønskelig med mer detaljert veildening i gjennomføringen av anskaffelsen, finnes det i presentasjonen nedenfor:
Åpne veiledning i prosessen (NB! Ikke lagre presentasjonen lokalt) (ppt)
-
Velg side 4 i presentasjonen.
-
Åpne presentasjonen i "lysbildemodus"
-
Velg NOK 100.000 - 500.000.
-
Gjennomfør prosessen.
Arkivering skjer i henhold til rutinen beskrevet nedenfor, leverandør og kontrakt/avtale meldes inn i bestillingssystmetet og bestilling plasseres der.
Arkivering av dokumentasjon på anskaffelser mellom 100.000,- og 500.000,-:
Hvis enheten ikke har etablerte rutiner for bruk av ePhorte for arkivering av kontrakt, protokoll og attester ved anskaffelser mellom 100.000,- og 500.000,-, skal disse dokumentene lagres i Bestillingssystemet (PM) (dokumentene legges ved i systemet, og det hukes av for at de ikke skal sendes til leverandør).
Ved inngåelse av avtale med leverandør: Meld inn ny avtale og ny leverandør til ny-leverandor@admin.uio.no. Se rutiner for innmelding av ny leverandør/avtale her. Opprett bestilling i Bestillingssystemet og legg kontrakt/tilbud, protokoll og attester (andre interne dokumenter relatert til saken lagres lokalt).
Hvis dokumentasjonen er arkivert i ePhorte henvises det til ePhorte-nummer i feltet som heter ”Beskrivelse” i Bestillingssystemet.
Anskaffelser over NOK 500 000 eks. mva.
-
Alle anskaffelser over NOK 500 000 eks. mva. skal foretas av Innkjøpsseksjonen og meldes på følgende måte.
-
Seksjonen vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessen.
Når anskaffelsen er gjennomført skal leverandør og kontrakt/avtale meldes inn i bestillingssystmetet og bestillingen plasseres der.