Anskaffelsesprosessen

---

Anskaffelser under NOK 100 000 eks. mva.

• Alle anskaffelser skal konkurranseutsettes.

• Forespørsel skal sendes til minst tre potensielle tilbydere.

• Anskaffelsen foretas av den enkelte enhet.

• Åpne veiledning i prosessen (NB! Ikke lagre presentasjonen lokalt) (ppt)

  • Velg side 4 i presentasjonen.

  • Åpne presentasjonen i fullskjermmodus.

  • Velg Under NOK 100.000.

  • Utarbeid forespørsel og gjennomfør prosessen.

• Forenklet forespørsel - under NOK 100 000 (doc)

Anskaffelser mellom NOK 100 000 og 500 000 eks. mva.

• Anskaffelsen foretas av den enkelte enhet, med unntak av Det samfunnsvitenskapelige fakultet, Det juridiske fakultet og Sentraladministrasjonen. For disse enheter er det Innkjøpsseksjonen som foretar anskaffelsen.

• Hovedregelen er at anskaffelsen skal konkurranseutsettes ved at det sendes en forespørsel til minst tre potensielle tilbydere eller ved utlysing i Doffin-databasen.
  Innkjøpsseksjonen kan eventuelt bistå med utlysing i Doffin-databasen.

• Rekvirent/innkjøper fyller ut en forenklet anskaffelsesprotokoll - vedlegg 3 i forskriften.

NB! Husk at for anskaffelser over NOK 100.000 skal skatteattest, mva-attest og HMS-attest innhentes fra alle tilbydere! 

• Åpne veiledning i prosessen (NB! Ikke lagre presentasjonen lokalt) (ppt)

• Velg side 4 i presentasjonen.

• Åpne presentasjonen i fullskjerm-modus.

• Velg NOK 100.000 - 500.000.

• Gjennomfør prosessen.

 

• Anskaffelsesprotokoll - anskaffelse mellom NOK 100 000 - 500 000 eks. mva (doc)

• Forenklet forespørsel - NOK 100 000 - 500 000 eks. mva (doc)

• Innkjøpsbetingelser - tjenester (doc)

• Innkjøpsbetingelser - varer (doc)

• Standardkontrakt - tjenester (doc)

• Standardkontrakt - varer (doc)

• Tildelingsbrev (doc)

 

Arkivering av dokumentasjon på anskaffelser mellom 100.000,- og 500.000,-:

Hvis enheten ikke har etablerte rutiner for bruk av ePhorte for arkivering av kontrakt, protokoll og attester ved anskaffelser mellom 100.000,- og 500.000,-, skal disse dokumentene lagres i Bestillingssystemet (PM) (dokumentene legges ved i systemet, og det hukes av for at de ikke skal sendes til leverandør).

Ved inngåelse av avtale med leverandør: Meld inn ny avtale og ny leverandør til ny-leverandor@admin.uio.no. Se rutiner for innmelding av ny leverandør/avtale her. Opprett bestilling i Bestillingssystemet og legg kontrakt/tilbud, protokoll og attester (andre interne dokumenter relatert til saken lagres lokalt).

Hvis dokumentasjonen er arkivert i ePhorte henvises det til ePhorte-nummer i feltet som heter ”Beskrivelse” i Bestillingssystemet.

 

Anskaffelser over NOK 500 000 eks. mva.

• Alle anskaffelser over NOK 500 000 eks. mva. skal foretas av Innkjøpsseksjonen og meldes på følgende måte.

• Seksjonen vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessen.