Prosess - behov til betaling

1. Opprettelse av rekvisisjon

Enhver prosess i systemet starter med at en rekvirent oppretter en ny anmodning. Konteringsinformasjon skal påføres anmodningen i dette steget. 

Den som oppretter anmodningen er "Eier".

2. Kontroll

Er rekvirenten usikker på om konteringen er riktig, kan anmodningen sendes til kontroll.

Den som kontrollerer kan endre på konteringen dersom det oppdages feil, og sende anmodningen til enhetens godkjenner (person med budsjettdisponeringsmyndighet).

Enhver med rolle i systemet kan sende anmodningen til kontroll til andre med roller på den stedkoden anmodningen opprettes.

3. Godkjenning

Anmodningen sendes til en person med budsjettdisponeringsmyndighet (godkjenner) i enheten, for godkjenning (tilsvarer dagens anvisining). 

4. Bestilling

Etter godkjenning sendes anmodningen til en person med rollen innkjøper. Innkjøper sender så ut anmodningen som bestilling til leverandør.

5. Varemottak/attestasjon

Når varen er mottatt, skal varemottak registreres i systemet. Dette tilsvarer dagens attestasjon. Når faktura kommer sendes den til såkalt matching (samsvaring) i systemet. 

6. Betaling

Hvis alt stemmer mellom faktura og bestilling (beløp, mengde m.m.), går fakturaen til betalings- og regnskapsprosess. I dette tilfellet sendes fakturaen til godkjenner kun for informasjon.

I tilfeller hvor det ikke er samsvar mellom faktura og bestilling (avvik i beløp el.l.), går fakturaen til stedkodens fakturahåndterer for manuell behandling.