Mat og servering

Du må følge retningslinjer og bestillingsrutinen som gjelder servering både i og utenfor UiOs lokaler. UiO har rammeavtale med flere firmaer som leverer møtemat, selskapsmat og andre cateringtjenester.

Slik bestiller du

  1. Avklar med nærmeste leder at du kan bestille og hvilke midler som skal benyttes (kostnadssted, prosjekt, tiltak). Se også retningslinjer for satser, når du kan bestille mat etc.
  2. UiOs rammeavtaler skal brukes. I avtalene finner du bestillingsfrister og andre opplysninger:
  3. Fylle ut et bestillingsskjema med beskrivelse av varen/tjenesten, hvilke midler som skal benyttes og angi mulig leverandør. Oppgi alltid et mobiltelefonnummer, så leverandøren kan kontakte deg.
  4. Sende skjemaet til din enhets innkjøper/rekvirent.
  5. Gi beskjed til din innkjøper når varen er mottatt, så forsinkes ikke betalingen til leverandøren.

Retningslinjer med gjeldende satser

  • Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter, kun hvis det er ekstern deltakelse.
  • Det finnes bestemte makssatser som skal overholdes ved ulike arrangementer og regler for bevertning, representasjon og alkoholservering:
    • Det er i all hovedsak satsene for bevertning som er aktuelle, også for arrangementer vi selv kanskje vil betrakte som representasjon.
    • Du kan risikere å bli sittende med utlegg du ikke får refundert dersom du ikke forholder deg til statens satser for bevertning eller ikke sørger for at bevertning bestilles på forhånd.
  • Vurderer du alkoholservering, les og følg skjenkereglene for UiO.
    • Vinmonopolet garanterer bare levering for bestillinger mottatt minst 1 uke før. Vi anbefaler deg å be om levering senest dagen før arrangementet.

Les og følg retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO.

Restaurantbesøk

UiO har ikke rammeavtale for restaurantbesøk, så du står fritt til å velge restaurant. Les retningslinjer for bespisning utenfor UiOs lokaler.

  • Hvis restauranten kan utstede faktura, skal du for bestilling av restaurantbesøk følge bestillingsrutinen.
    • Gi din innkjøper beskjed om antall personer og ca. pris per kuvert i bestillingsskjemaet - punkt 3 i bestillingsrutinen.
  • Utlegg til refusjon aksepteres kun hvis restauranten ikke kan utstede faktura. Utlegg/refusjon må være godkjent av nærmeste leder. Gå til utgiftsrefusjon.
  • Se liste over restauranter som er mye benyttet av UiO-ansatte
  • Ring og bestill bord minst en dag på forhånd.
  • Ta med utskrift av bestillingen til restauranten, og presiser at ordrenummeret/E-nummeret skal påføres fakturaen.

Overtidsmat

  • Etter arbeidstid kan du unntaksvis bestille overtidsmat per telefon, hvis ingen innkjøpere er tilgjengelig, men du må få godkjenning fra nærmeste leder. I etterkant må du forøvrig følge bestillingsrutinen slik at bestillingen blir registrert i bestillingssystemet.
  • Husk å oppgi referansenummeret fra telefonbestillingen, samt oversikt over ansatte som deltok når du i etterkant informerer din innkjøper som plasserer bestillingen i bestillingssystemet.
Publisert 23. juni 2016 12:52 - Sist endret 19. aug. 2016 11:02