Planlegging

Konferanser krever grundige forberedelser. Har du husket alt? Under er en liste med praktiske råd, tips og sjekkpunkter.


Reservere rom

Georg Sverdrups hus er holdt av til arrangementer hver fredag gjennom hele året. Utover dette har UiO begrenset kapasitet til å reservere rom til arrangementer før undervisningen er lagt. Se hvor og når du kan reservere rom og hvem du skal kontakte.

Forberedelser

  • Se bygningenes åpningstider for å se når gjestene kan slippe inn i lokalene. Merk at bygninger kan ha andre åpningstider ved jul og sommer.
  • Inkluder alltid tid i rombestillingen til teknisk sjekk og rigging i forkant, og rydding og nedmontering av teknisk utstyr i etterkant av arrangementet.
  • Områdene utenfor auditoriene er ikke automatisk inkludert i bestillingen. Arealer til registreringsdisk, servering, utstillinger og lignende må reserveres separat.
  • Vurder behovet for et eget sekretariatskontor. Ved større arrangementer kan det også være behov for å reservere et eget rom til oppbevaring av for eksempel bagasje og yttertøy.
  • Undersøk parkeringsmulighetene.

Påmelding til konferansen

Bruk gjerne nettskjema-løsningen ved UiO til påmelding. Les mer om nettskjema.

Betaling / deltakeravgift

Epay er en betalingsløsning for å motta innbetalinger fra mange deltakere, for eksempel ved konferanser. Les mer om Epay.

IT- og AV-tjenester

Sjekk teknisk utstyr i god tid før konferansen starter!

Gå til IT- og AV-tjenester for informasjon om håndtering av utstyr, streaming og opptak av arrangementer, nett-tilgang for besøkende, betaling av deltakeravgift med mer.

Mat og servering

Det er tre måter for lunsjservering under konferanse: Les om lunsjservering, bestilling og rammeavtaler.

Innkjøp

Bruk UiOs rammeavtalene ved innkjøp. Avtalene er bindende for alle enheter ved UiO. Gå til avtalekatalogen.

Trykksaker

Reprosentralen hjelper med å produsere invitasjoner, program, postere og lignende: teknisk-repro@admin.uio.no eller telefon 22 85 62 04.

Skilting

  • Vurder dine behov for skilting og plakater i og utenfor bygningen. Plakater og oppslag kan henges opp på anviste plasser (oppslagstavler). Merk at det ikke er tillatt å henge plakater på vinduer, dører eller andre uanviste steder. Slike oppslag blir tatt ned.
  • Dersom du utplasserer A-bukker med plakater: Disse må plasseres slik at det ikke hindrer fri ferdsel eller medfører fare for svaksynte. De kan kun utplasseres inne på UiOs område. Vi gjør spesielt oppmerksom på at dette ikke innbefatter området ved t-banen. Overtredelse kan medføre bøter.
  • Sørg for at invitasjoner og annonsering inneholder riktig adresse og eventuelt benytter karthenvisninger.

Bukker til plakater kan lånes hos driftsområdene.

VIP-personer

Ved offisielle besøk eller ved konferanser hvor VIP-personer (kongelige, statsråder o.l) er invitert, må sikkerhetsansvarlige i Eiendomsavdelingen få informasjon senest én måned før arrangementet.

Hvordan markedsføre arrangementer

Her er noen tips og en praktisk sjekkliste om hvordan du kan nå ut med informasjon om arrangementet ditt.

Transport

Eiendomsavdelingen låner ikke lenger ut biler, men det er mulig å låne en el-bil fra MoveAbout.

Publisert 26. jan. 2015 13:47 - Sist endret 25. apr. 2017 14:41