Praktisk protokoll og etikette for Universitetet i Oslo

Anbefalte regler/retningslinjer knyttet til arrangementer hvor rektor/universitetsdirektør er formelt vertskap og hvor det er eksterne gjester til stede.

Bruk av akademisk kappe

  • Rektor og universitetsdirektør bruker kappe i alle UiO-sammenhenger hvor arrangementets formelle karakter tilsier det. Det vil fortrinnsvis si arrangementer som er UiOs egne og hvor det gjennomføres en akademisk prosesjon.
  • Hvis rektor og universitetsdirektør bærer kappe, skal andre deltakere i en akademisk prosesjon også bruke kappe, dersom disse finnes.
  • UiOs akademiske kapper skal normalt aldri brukes ved arrangementer utenfor UiOs lokaler/områder.

Bruk av rektorkjede 

Rektorkjeden tl Universitetet i Oslo
Rektorkjeden til Universitetet i Oslo (Foto: Hanne B. Utigard/UiO) 
  • Kjeden skal alltid brukes når rektor bærer akademisk kappe.
  • Som stedfortreder for rektor kan prorektor bruke kjeden, men ingen andre.
  • Kjeden skal brukes alene (uten kappe) når rektor er til stede og er vertskap for formelle arrangementer i samarbeid med eksterne, og hvor disse gjennomføres i Universitetets aula eller Gamle festsal, alternativt i andre lokaler/områder ved UiO.
  • Kjeden brukes også ved arrangementer i Universitetets aula eller Gamle festsal med eksternt vertskap alene, men hvor rektor er til stede og har en rolle i arrangementet.
  • Er rektor kun gjest ved slike arrangementer, brukes ikke kjeden.
  • Rektorkjeden kan brukes utenfor UiOs områder om arrangementets karakter tilsier det, og rektor er til stede i denne rollen.

Akademisk prosesjon

Består av

  • rektor
  • prorektor
  • universitetsdirektør
  • assisterende universitetsdirektør
  • viserektorer
  • dekaner
  • styrets medlemmer
  • eventuelle æresgjester
Prosesjon ved doktorkreering 2018
Akademisk prosesjon anført av rektor Svein Stølen og prorektor Gro Bjørnerud Mo, ved doktorkreering i Universitetets festsal i 2018. (Foto: Morten Kanne-Hansen/UiO)

Prosesjonen forutsetter

  • bruk av kappe og rektorkjede
  • at arrangementet er UiOs alene

Prosesjon gjennomføres normalt kun ved arrangementer i Universitetets aula eller Gamle festsal.

Rekkefølgen i prosesjonen

Plasseringen i prosesjonen baser seg på prinsippet «heraldisk høyre», dvs. at den som har høyest rang/er eldst går til høyre for den som har lavere rang/er yngst.

Ved UiOs arrangementer blir dette (sett bakfra):

  • rektor til høyre, prorektor til venstre (1.rad)
  • universitetsdirektør til høyre, assisterende universitetsdirektør til venstre (2.rad)
  • dekaner rangert etter fakultetets etableringsår, TF først til høyre, UV sist til venstre
  • universitetsstyrets medlemmer i rekkefølgen fast vitenskapelig ansatte, midlertidig vitenskapelige ansatte, teknisk-administrativt ansatte, studentene og eksterne styremedlemmer, alfabetisk plassert innen hver gruppe
  • eventuelle æresgjester er normalt plassert bakerst rangert etter fakultetstilknytning (TF først til høyre etc.), eller alfabetisk

Publikum reiser seg og står ved alle typer prosesjoner. Rekkefølgen er den samme inn og ut

Prosesjon ved kongelige/fremmede lands statsoverhoder som gjester

Kongelige gjester/fremmede lands statsoverhoder kommer alltid inn i egen prosesjon sammen med rektor og universitetsdirektør etter den ordinære akademiske prosesjonen, dersom sistnevnte prosesjon inngår i arrangementet. Både kappe og kjede skal bæres når det gjennomføres akademisk prosesjon.

Ved andre arrangementer – uten akademisk prosesjon – bærer rektor kjede uten kappe.

Plasseringen er (sett bakfra):

  • rektor til venstre, HM Kongen til høyre (1.rad)
  • universitetsdirektør til venstre og HM Dronningen til høyre (2.rad)
  • adjutanter, ordfører (mht. sistnevnte, se nedenfor)
  • utenlandske kongelige/statsoverhoder vil normalt alltid bli ledsaget av representanter for den norske, kongelige familie. Plasseringen vil da være (sett bakfra):
    • rektor til venstre, utenlandsk statsoverhode til høyre (1.rad)
    • det norske kongepar/representanter for den kongelige familie (2.rad)
    • universitetsdirektør og adjutant, ordfører og evt. adjutant 2

Prorektor, assisterende universitetsdirektør leder an i den akademiske prosesjon (hvis denne inngår i arrangementet) før prosesjonen med de kongelige mv.

Det foregår slik

  • Alle blir stående ved egen plass, mens man venter på den kongelige prosesjon.
  • Prosesjonen med de kongelig går alltid først ut.
  • De kongeliges sikkerhetsvakter plasserer seg selv diskret i prosesjonen/ salen i henhold til egen instruks.

Prosesjon ved samarbeidsarrangementer mellom UiO og eksterne

Normalt deltar kun rektor og universitetsdirektør sammen med ekstern arrangør og særskilte gjester ved en slik prosesjon. Det brukes ikke kapper, men rektor bruker kjede (se over).

Plasseringen vil da være (sett bakfra):

  • rektor til venstre, ekstern arrangør til høyre (1.rad)
  • universitetsdirektør til venstre, ekstern arrangørs følge til høyre (2.rad)
  • deretter æresgjester og eventuelle andre

Hvem inviterer

Invitasjoner til UiOs egne arrangement og som sendes til kongeparet, andre fra den kongelige familie eller til et fremmed lands statsoverhode skal alltid signeres av rektor og universitetsdirektør. Dette er uavhengig av type arrangement og på hvilket organisasjonsnivå arrangementet avholdes.

Alle invitasjoner til den kongelige familie skal sendes til Slottet.

Å ta imot formelle gjester

Normalt er det rektor og universitetsdirektør som tar imot og ønsker velkommen et utvalg offisielle gjester ved formelle arrangementer i Universitetets aula/Gamle festsal, evt. i andre lokaler/områder ved UiO eller i leide lokaler f.eks. ved middager.

jens stoltenberg og universitetsdirektør håndhilser utenfor Universitetets Aula.
DAværende statsminister Jens Stoltenberg ønskes velkommen av universitetsdirektør Gunn-Elin Aa Bjørneboe ved gjenåpningen av Universitetets Aula, 16. september 2011. (Foto: Francesco Saggio/UiO).

Dette vil alltid omfatte representanter for den kongelige familie og fremmede lands statsoverhoder.

Stortingspresident, statsminister, ambassadører, statsråder og evt. andre æresgjester tas imot om deres ankomst er varslet på forhånd og det rent praktisk kan arrangeres. Disse gjestene kan imidlertid tas imot av andre på vegne av rektor og universitetsdirektør.

Rektor håndhilser først, deretter universitetsdirektøren.

Rød løper

Brukes kun ved gjester fra den kongelige familie og fremmede lands statsoverhoder.

Titulere/rekkefølge i velkomsttitulering

  • Kongeparet tituleres Deres Majestet/Deres Majesteter (DM/DDMM).
  • Kronprinsparet tituleres Dere kongelige høyhet/Deres kongelige høyheter (DKH/DDKKHH).
  • Prinsessen tituleres Deres kongelig høyhet Prinsesse Ingrid Alexandra.
  • Ved omtale brukes Hans/Hennes Majestet/Kongelige høyhet etc.
  • President(er) og ambassadør(er) tituleres Deres eksellense(r), alternativt Mr. eller Madam President/Ambassador.
  • Hoffrangeringen er følgende:
    • den kongelige familie
    • fremmede lands kongelige/fyrster eller statsoverhoder
    • stortingspresident
    • statsminister
    • ambassadører
  • Ved åpning av velkomsttalen i et arrangement vil en derfor normalt benytte følgende, avhengig av dem som er til stede:
    • Deres Majestet(er), Deres Kongelige Høyhet(er)
    • Stortingspresident
    • Statsminister
    • Deres eksellenser
    • mine damer og herrer
    • evt. en variant av «mine damer og herrer», f.eks. «kolleger og venner av UiO».

I alle påfølgende taler i samme arrangement, er det kutyme å adressere de kongelig i innledningen, men ikke øvrige. Er ingen av de nevnte til stede, åpner man med «mine damer og herrer», eller en variant av dette.

Hvor tas det imot og av hvem

  • Det kongelige hoff og Oslo kommune har etablert en regel om at de kongelige og evt. deres gjester, alltid skal tas imot av Oslos ordfører ved ankomst til formelle arrangementer i offentlige institusjoner/bedrifter i Oslo.
  • En konsekvens av dette er at ordfører blir invitert til alle arrangementer hvor de kongelige er til stede og ordfører inngår derfor i velkomstgruppen.
  • Rent praktisk innebærer dette at ordfører tar imot den kongelige familie og evt. deres gjester ved bilen, rektor og universitetsdirektør står på trappeavsatsen over, evt. i andre rekke og tar imot der.
  • Prosesjonen inn (og ut) av lokalet ledes av rektor og HM Kongen etc. (se om øvrig plassering og rekkefølge i prosesjoner i punktet om dette).

Plassering i sal og på scene

  • Universitetets ledelse – rektorat, universitetsdirektør og ass. universitetsdirektør – sitter til høyre på scenen (sett fra salen), dekaner, alternativt særlige gjester som har oppgaver på scenen, sitter til venstre.
  • Det er kun deltakere i prosesjonen som kan sitte på scenen.
  • I salen sitter alle gjester med høyest rang på rad 1 og bakover, på høyre side (sett bakfra). De med lavere rang sitter på rad 1 og bakover, på venstre side. Gjester skal på raden plasseres etter hoffrangering (se ovenfor).
  • Avvik kan forekomme ved enkelte arrangementer hvor UiO samarbeider med ekstern arrangør. Detaljert plassering vil gå frem av arrangementets kjøreplan i ethvert tilfelle.
  • Evt. sikkerhetsansvarlige plasseres i henhold til instruks fra politiet.

Kleskoder

UiOs formelle arrangementer som omfattes av denne protokollen, har kleskoder. Denne vil fremkomme av invitasjonen og er detaljert beskrevet i arrangementets kjøreplan.

Følgende kleskoder benyttes normalt og omfatter tradisjonelt:

  • Pent/Business: Grå eller lignende dress/jakke og bukse, slips, knelangt skjørt/kjole
  • Mørk dress/Formal Business: Sort eller lignende dress, slips, knelangt skjørt/kjole
  • Smoking/ Black Tie: Mørk smoking, sort sløyfe og magebelte, lang, ikke vid kjole
  • Galla m/dekorasjoner/White Tie: Kjole og hvitt, hvit sløyfe og vest, lang, videre kjole
  • Bunad/ nasjonaldrakt er et alternativ ved kleskodene mørk dress, smoking og galla
  • Dekorasjoner kan også brukes til bunad, dersom man ønsker det

Kontakt for spørsmål

Kontaktperson ved UiO er Bjørnar Vold-Sarnes, i enhet for lederstøtte

Andre kontaktpunkter om protokoll ved arrangementer

  • Råd om protokoll eller etikette i sammenhenger hvor de kongelige inngår kan også innhentes hos Slottets kabinettsekretariat.
  • Andre arrangementer, for eksempel statsbesøk og offisielle besøk/regjeringsbesøk hos UDs besøksseksjon.
Publisert 5. apr. 2018 16:55 - Sist endret 18. apr. 2018 10:31