Sikkerhet ved arrangementer

Arrangementer er alt fra konserter og jubileer til mottakelser, konferanser og festivaler.

Denne framgangsmåten gjelder for alle arealer- og områder som UiO disponerer inne og ute.

Ansvar

Ansvarlig arrangør

  • Er personen som søker/leier/reserverer arealet, hvis ikke annet er oppgitt i søknaden
  • Har ansvar for sikkerheten og for å oppgi korrekt informasjon om arrangementet til den enheten som låner ut lokalet
  • Må sørge for nødvendig opplæring og fordele ansvar for oppfølging av sikkerhetsrutiner
  • Ved alkoholservering må det utpekes minst én tilstedeværende ansvarsperson som skal holde seg edru
  • Sørge for at fastsatt persontall ikke overstiger godkjent maksgrense
  • Anses som byggherre under opprigging og nedrigging av midlertidige konstruksjoner, slik som telt, scener, gjerder og lignende

Eiendomsavdelingen

  • Vakthold
  • Bygningsteknisk brannsikkerhet
  • Hvor mye bygningen er dimensjonert for å tåle, både når det gjelder personantall, forutsetninger og begrensninger for bruk av bygningen
  • Godkjenning av søknad for bruk til ekstern virksomhet, studentforeninger, og all bruk etter kl. 21:00, helger, ferier og helligdager

Andre enheter enn Eiendomsavdelingen som leier/låner ut arealer

  • Formidle regler for bruk av dette spesielle lokalet
  • Verifisere at bruken er innenfor godkjente rammer 

Hva må du gjøre?

1) Melde fra til rett instans

Ansvarlig arrangør må melde fra til Eiendomsavdelingen, spesielt ved større arrangementer og aktiviteter etter bygningenes åpningstid.

2) Gjør deg kjent med regler og rutiner

  • Ansvarlig arrangør skal sørge for at fastsatt persontall overholdes 
  • Ansvarlig arrangør skal sørge for at brannvernrutiner følges. Det er ikke tillatt å koble ut hele- eller deler av brannalarmanlegget
  • Rømningsveier må aldri låses eller blokkeres på noen måte
  • Møbler, innredning og løsøre (mobil brannbelastning) påvirker hvor mange personer som kan oppholde seg i lokalet og brannutvikling. Derfor må all endring av møblering begrenses så mye som mulig. Alle slike endringer må avklares med Eiendomsavdelingen
  • Eiendomsavdelingen låner ut slokkeapparater ved behov. Kontakt lokal driftsleder eller servicetorget@eiendom.uio.no

Ansvarlig arrangør skal sørge for at generelle regler for bruk av UiOs lokaler følges.

For enkelte arealer kan det finnes særskilte regler 

Studentforeninger må også forholde seg til et eget sett med retningslinjer.

3) Gi opplæring og fordel oppgaver

Ansvarlig arrangør skal sørge for tilstrekkelig opplæring av eget personell. Kontakt sikkerhet- og beredskapsrådgiver eller sikkerhet@admin.uio.no ved behov for bistand. Eiendomsavdelingens servicetorg

4) Vakthold

Ansvarlig arrangør melder behov for ekstra vakthold til servicetorget@eiendom.uio.no

Eiendomsavdelingen beslutter omfang etter dialog med ansvarlig arrangør.

Fra kl 22:30 på hverdager og kl 18 i helger krever Eiendomsavdelingen alltid at arrangøren har ekstra vakthold. Utgiften til dette må dekkes av arrangøren selv.
 

VIP-personer

Ansvarlig arrangør skal så raskt som mulig varsle enhet for HMS- og beredskap ved besøk fra VIP, f.eks. ministre og kongelige. Kontakt sikkerhet- og beredskapsrådgiver eller sikkerhet@admin.uio.no

Melde fra til nødetater

Den som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette.

Hvis du planlegger et arrangement i en bygning eller på et område som normalt ikke brukes til slike tilstelninger, eller om rammene for arrangementet går ut over hva bygningen/området er beregnet til må ansvarlig arrangør sende melding til Oslo brann- og redningsetat og Eiendomsavdelingen UiO.

Ved store arrangementer og festivaler, spesielt arrangementer med økt risiko for brann, må ansvarlig arrangør melde fra til brannvesnet minst fire-åtte uker før gjennomføring. Bruk av brannfarlig vare er ordinært ikke tillatt. Eventuelle søknader om bruk av pyrotekniske varer må sendes til Oslo brann- og redningsetat.

Ansvarlig arrangør skal ved fakkeltog eller annen markering med fakler, sende melding til Oslo brann- og redningsetat og Eiendomsavdelingen UiO. Flyvende lanterner er ikke tillatt. Meldingen skal sendes minimum tre uker før fakkeltog eller markering skal skje.

Behov for egen risikovurdering?

Tre spørsmål er kjernen i risikovurderingen:

1. Hva kan gå galt?

2. Hva kan vi gjøre for å hindre dette?

3. Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

Ansvarlig arrangør skal ved store arrangementer gjøre en egen risikovurdering hvis:

  • Arrangementet skal skje i et bygg/areal, eller på et område, som vanligvis ikke brukes til dette, eller om rammene for arrangementet går utover hva bygningen/området er beregnet til
  • Antall personer (begrepet stort antall er relativt og kan oppfattes forskjellig avhengig av type arrangement og areal som benyttes)
  • Risikofylt aktivitet og/eller kontroversielle temaer

Enhet for HMS- og beredskap kan bistå ansvarlig arrangør med råd og veiledning.

Publisert 31. okt. 2016 11:21 - Sist endret 3. apr. 2017 09:38