Ansvar
Ansvarlig arrangør
- Er personen som søker/leier/reserverer arealet, hvis ikke annet er oppgitt i søknaden
- Har ansvar for sikkerheten og for å oppgi korrekt informasjon om arrangementet til den enheten som låner ut lokalet
- Må sørge for nødvendig opplæring og fordele ansvar for oppfølging av sikkerhetsrutiner
- Ved alkoholservering må det utpekes minst én tilstedeværende ansvarsperson som skal holde seg edru
- Sørge for at fastsatt persontall ikke overstiger godkjent maksgrense
- Anses som byggherre under opprigging og nedrigging av midlertidige konstruksjoner, slik som telt, scener, gjerder og lignende
Eiendomsavdelingen
- Vakthold
- Bygningsteknisk brannsikkerhet
- Hvor mye bygningen er dimensjonert for å tåle, både når det gjelder personantall, forutsetninger og begrensninger for bruk av bygningen
- Godkjenning av søknad for bruk til ekstern virksomhet, studentforeninger, og all bruk etter kl. 21:00, helger, ferier og helligdager
Andre enheter enn Eiendomsavdelingen som leier/låner ut arealer
- Formidle regler for bruk av dette spesielle lokalet
- Verifisere at bruken er innenfor godkjente rammer
Hva må du gjøre?
1. Melde fra til rett instans
Ansvarlig arrangør må melde fra til Eiendomsavdelingen, spesielt ved større arrangementer og aktiviteter etter bygningenes åpningstid.
2. Gjør deg kjent med regler og rutiner
- Ansvarlig arrangør skal sørge for at fastsatt persontall overholdes
- Ansvarlig arrangør skal sørge for at brannvernrutiner følges. Det er ikke tillatt å koble ut hele- eller deler av brannalarmanlegget
- Rømningsveier må aldri låses eller blokkeres på noen måte
- Møbler, innredning og løsøre (mobil brannbelastning) påvirker hvor mange personer som kan oppholde seg i lokalet og brannutvikling. Derfor må all endring av møblering begrenses så mye som mulig. Alle slike endringer må avklares med Eiendomsavdelingen
- Eiendomsavdelingen låner ut slokkeapparater ved behov. Kontakt lokal driftsleder eller arrangementer@eiendom.uio.no.
Ansvarlig arrangør skal sørge for at generelle regler for bruk av UiOs lokaler følges.
For enkelte arealer kan det finnes særskilte regler.
Studentforeninger må også forholde seg til et eget sett med retningslinjer.
3. Gi opplæring og fordel oppgaver
Ansvarlig arrangør skal sørge for tilstrekkelig opplæring av eget personell. Kontakt sikkerhet- og beredskapsrådgiver eller sikkerhet@admin.uio.no ved behov for bistand. Eiendomsavdelingens servicetorg
4. Vakthold
Ansvarlig arrangør melder behov for ekstra vakthold til arrangementer@eiendom.uio.no.
Eiendomsavdelingen beslutter omfang etter dialog med ansvarlig arrangør.
Fra kl 22:30 på hverdager og kl 18 i helger krever Eiendomsavdelingen alltid at arrangøren har ekstra vakthold. Utgiften til dette må dekkes av arrangøren selv.
VIP-personer
Med VIP (Very Important Person) menes person eller personer som ved sin tilstedeværelse potensielt utløser ekstra sikring- og/eller skjermingstiltak og som dermed påvirker sikkerheten til arrangementet og deltagere.
Det skal gjennomføres særskilte vurderinger ved VIP besøk for å avklare sikringsbehov og koordinering mellom gjestende og lokale ressurser.
Ansvarlig arrangør skal så raskt som mulig varsle enhet for HMS- og beredskap ved besøk fra for eksempel ministere, kongelige, personer med posisjonsbeskyttelse (livvakter på grunn av funksjon/posisjon) og personer med forhøyet trusselbilde.
Kontakt sikkerhet- og beredskapsrådgiver eller sikkerhet@admin.uio.no.
Melde fra til nødetater
Den som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette.
Hvis du planlegger et arrangement i en bygning eller på et område som normalt ikke brukes til slike tilstelninger, eller om rammene for arrangementet går ut over hva bygningen/området er beregnet til må ansvarlig arrangør sende melding til Oslo brann- og redningsetat og Eiendomsavdelingen UiO.
Ved store arrangementer og festivaler, spesielt arrangementer med økt risiko for brann, må ansvarlig arrangør melde fra til brannvesnet minst fire-åtte uker før gjennomføring. Bruk av brannfarlig vare er ordinært ikke tillatt. Eventuelle søknader om bruk av pyrotekniske varer må sendes til Oslo brann- og redningsetat.
Ansvarlig arrangør skal ved fakkeltog eller annen markering med fakler, sende melding til Oslo brann- og redningsetat og Eiendomsavdelingen UiO. Flyvende lanterner er ikke tillatt. Meldingen skal sendes minimum tre uker før fakkeltog eller markering skal skje.
Risikovurdering
Risikovurdering bør vurderes når man planlegger å gjøre noe som representerer fare eller forvalter noe som er verdifullt. En risikovurdering identifiserer mulige uønskede hendelser, tiltak for å hindre at noe skjer og håndtering hvis det likevel inntreffer.
Ansvarlig arrangør skal gjøre en egen risikovurdering hvis en eller flere av følgende kriterier er gjeldende:
- Arrangementet skal skje i et bygg/areal, eller på et område, som vanligvis ikke brukes til dette, eller om rammene for arrangementet går utover hva bygningen/området er beregnet til
- Stort antall personer (begrepet stort antall er relativt og kan oppfattes forskjellig avhengig av type arrangement og areal som benyttes)
- Risikofylt aktivitet og/eller kontroversielle temaer
- Trusselutsatte deltagere
Tre spørsmål er kjernen i risikovurderingen:
- Hva kan gå galt?
- Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
- Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?
Enhet for HMS- og beredskap kan bistå ansvarlig arrangør med råd og veiledning.