Retningslinjer

UiOs adresseringsinstruks gjeldende fra 18. oktober 2012

Hovedregel for adressering i vitenskapelige publikasjoner:

1. En institusjon skal oppgis som forfatteradresse i en publikasjon dersom institusjonen har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til eller grunnlag for en forfatters medvirkning til det publiserte arbeidet.
2. Samme forfatter skal oppgi også andre institusjoner som forfatteradresse dersom disse i hvert enkelt tilfelle også tilfredsstiller kravet i punkt 1.
3. Et ansettelsesforhold eller et veiledningsansvar kan regnes som grunnlag for kreditering av en institusjon, hvis kravet i punkt 1 er innfridd.

Retningslinjer for vitenskapelig ansatte ved UiO:

Når en ansatt ved Universitetet i Oslo er eneforfatter eller medforfatter for en publikasjon, skal forfatteradressen ”Universitetet i Oslo” eller ”University of Oslo” benyttes, såfremt publikasjonen er et produkt av arbeid utført i stillingen ved UiO.

Samme forfatter skal også kreditere andre institusjoner i publikasjonen, dersom kravet i punkt 1 i hovedregelen er innfridd.

Ved bruk av to eller flere institusjonelle forfatteradresser skal disse føres opp på følgende måte: ”Universitetet i Oslo og XXX-institusjon”, eller tilsvarende på andre språk.

Adressen der forfatteren har hovedstilling skal angis først.

Ansatte i rene undervisningsstillinger ved UiO skal ikke benytte UiO som forfatteradresse på publikasjoner, såfremt UiO ikke har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til eller grunnlag for det publiserte arbeidet.

Kandidater på UiOs ph.d.-programmer:

Ph.d.-kandidater ansatt ved UiO skal, som andre vitenskapelig ansatte, oppgi UiO som forfatteradresse , såfremt publikasjonen er et produkt av arbeid utført i stillingen ved UiO.

Samme forfatter skal også kreditere andre institusjoner i publikasjonen, dersom kravet i punkt 1 i hovedregelen er innfridd.

Eksternt ansatte ph.d.- kandidater skal oppgi UiO som forfatteradresse i publikasjonen, dersom UiO har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til eller grunnlag for det publiserte arbeidet. En aktiv utøvelse av veilederansvar på den aktuelle publikasjonen er et tilstrekkelig bidrag.

Samme forfatter skal også oppgi hovedarbeidsgivers adresse på publikasjoner, dersom kravet i punkt 1 i hovedregelen er innfridd.

Eksternt lønnede forskere med tilknytning til UiO:

Vi ber hver enkelt enhet om å oppfordre eksternt lønnede forskere om å inkludere Universitetet i Oslo som forfatteradresse i tråd med god skikk for kreditering av samarbeidspartnere, dersom kravet i punkt 1 i hovedregelen er innfridd.

Særlige retningslinjer for ansatte med dobbeltstilling i Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo:

Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo har vedtatt følgende retningslinjer for adressering og kreditering av vitenskapelige publikasjoner:

1. En institusjon skal oppgis som forfatteradresse i en publikasjon dersom institusjonen har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til eller grunnlag for forfatterens medvirkning til det publiserte arbeidet. Dette gjelder uavhengig av forfatterens formelle ansettelsesforhold.
2. Forfatteren skal oppgi også andre institusjoner som forfatteradresse dersom disse i hvert enkelt tilfelle også tilfredsstiller kravet i punkt 1.
3. Et ansettelsesforhold eller et veiledningsansvar kan regnes som grunnlag for kreditering av en institusjon, hvis kravet i punkt 1 er innfridd.
4. Universitets- eller høyskoletilsatt i kombinert vitenskapelig stilling med helseforetak/sykehus skal som hovedregel oppgi adresse både til egen akademisk institusjon (universitet eller høyskole) og helseforetaket. Dette gjelder uavhengig av stillingsandel ved universitet/høyskole og finansiering av stillingen. 

Bakgrunnen for at man har inkludert et punkt 4 for denne gruppen ansatte, er at forskningen som finner sted i aksen helsesektor - UH-sektor som hovedregel er av en slik karakter at det er vanskelig å skille de ulike institusjonenes bidrag fra hverandre. Dette er også i tråd med normal praktisering av IPR-rettigheter for oppfinnelser fra ansatte i kombinerte stillinger.

Eksempler på adressering:

Hvis forfatteren krediterer institutt for medisinske basalfag UiO og Oslo Universitetssykehus kan adressen settes opp enten slik:

Institutt for medisinske basalfag, Universitetet i Oslo og Oslo Universitetssykehus.

eller

1.  Institutt for medisinske basalfag, Universitetet i Oslo

2. Oslo Universitetssykehus

For at en institusjon skal kunne telle en publikasjon helt eller delvis for rapportering til DBH, skal institusjonens navn framgå som forfatteradresse i selve publikasjonen. Med institusjonens navn menes "Universitetet i Oslo/University of Oslo". Dersom kun fakultet/institutt/senter er oppført som forfatteradresse er dette ikke tilstrekkelig, og publikasjonen skal dermed ikke krediteres UiO.

Det er obligatorisk å registrere alle forfatteradressene som er oppgitt i publikasjonen.

Tidsskrifter, serier, nivåer og forlag 

Publikasjonskanalene er inndelt i to nivåer. Nivå 1 gir normal uttelling og dekker de kanalene som utgir 80 prosent av publikasjonene. Nivå 2 gir ekstra uttelling og omfatter de mest betydelige og kvalitetskrevende kanalene, som utgir 20 prosent av publikasjonene. Det er publiseringsutvalget i UHR, i samråd med de nasjonale fagrådene og tilsvarende fagorganer i UHR, som bestemmer hvilke kanaler som skal være på nivå 2. Les mer i UHRs rundskriv om nominering av nivå 2 og register over ISSN-titler. Her finnes det også registre over vitenskapelige utgivere og ISSN-titler.

Alle har anledning til å foreslå nye kanaler som bør inn på nivå 1. Frist for nominering av nye publiseringskanaler til nivå 1 er 31. desember, men vi anbefaler alle å gjøre dette fortløpende gjennom hele året. Forslag til nye kanaler meldes inn til NSD sitt register over publiseringskanaler. Forslag behandles fortløpende og vil gjelde for rapporteringsåret 2011.

Det er kun de nasjonale fagrådene som har anledning til å foreslå endringer til nivå 2 publiseringskanaler. Fagrådene har frist for å sende inn forslag til endringer til UHR 29. oktober. Forslag behandles av UHRs publiseringsutvalg, og eventuelle endringer vil gjelde for rapporteringsåret 2012. Se UHRs oversikt over de nasjonale fagrådene.

Godkjente vitenskapelige publiseringskanaler

I henhold til NSDs definisjon er godkjente vitenskapelige publiseringskanaler tidsskrifter, serier og forlag som er vurdert til å oppfylle kriterier gitt av Universitets- og høgskolerådet (UHR). For at man skal få uttelling for en publikasjon må denne, i tillegg til å være publisert i en tellende kanal, falle innenfor definisjonen på vitenskapelig publisering.

Definisjon på vitenskapelig publikasjon

En vitenskapelig publikasjon defineres gjennom fire kriterier, hvorav samtlige må være oppfylt. Publikasjonen må:

1. presentere ny innsikt
2. være i en form som gjør resultatene etterprøvbare eller anvendelige i ny forskning
3. være i et språk og ha en distribusjon som gjør den tilgjengelig for de fleste forskere som kan ha interesse av den
4. være i en publiseringskanal (tidsskrift, serie, bokutgiver, nettsted) med rutiner for fagfellevurdering

Oversikter over publiseringskanaler på nivå 1 og 2

NSD har ansvar for registeret over autoriserte publiseringskanaler (tidsskrifter, serier og forlag). Publiseringskanaler kan søkes opp på NSD sine nettsider.

Serier

Publikasjoner i serier kan ha både ISSN og ISBN-nummer. Hver publikasjon som kan knyttes til et ISSN-nummer skal registreres med serien (ISSN) som publiseringskanal. ISSN-nummeret er overordnet ISBN-nummeret. Det er derfor viktig å påse at både forlagets ISBN og seriens ISSN-nummer finnes i registeret over tellende publikasjoner. Dersom seriens ISSN-nummer ikke finnes her, vil ikke publikasjonen gi uttelling, selv om den er utgitt på et tellende forlag. Serien må da meldes inn til kanalregisteret.

Publikasjonspoeng

Publiseringspoeng beregnes ved at forfatterandelen multipliseres med følgende vekter for nivå og publikasjonsform. Ved å summere alle vektede forfatterandeler, beregnes hver institusjons publikasjonspoeng:

Kategori	Nivå 1	Nivå 2
Vitenskapelig artikkel i tidsskrift og serier (ISSN)	1	3
Artikkel i antologi (ikke ISSN)	0,7	1
Monografi	5	8

Publikasjonspoeng deles på antall forfattere. Hver forfatters andel deles deretter på antall forfatteradresser som er oppgitt i publikasjonen. 

Et eksempel: Forfatter X, Y og Z utgir en artikkel på nivå 2. Forfatter X bruker bare UiO adresse, forfatter Y bruker UiO og Oslo universitetssykehus-adresse, forfatter Z bruker bare UiB adresse. UiO får 1 ½ poeng (1 poeng fra forfatter X og et halvt poeng for forfatter Y). OUS får ½ poeng og UiB får 1 poeng.