print logo

Drift og rapportering

På denne siden har vi lagt ut informasjon om drift av prosjekter i EUs rammeprogram. Normale prosedyrer for eksternfinansiering skal følges, men EU har noen spesielle krav som gjennomgås nedenfor. Ettersom prosjekter i 6. rammeprogram vil løpe til og med 2011, vil det være informasjon om både 6. og 7. rammeprogram. Mye er likt, men noen forskjeller vil det være.

Økonomirapportering

Ved EU finansierte prosjekter i det 6. rammeprogram rapporteres det normalt hver 12. måned, men ved enkelte prosjekter kan det være definert lengre eller kortere rapporteringsperioder. I 7. rammeprogram er det mer vanlig med 18. måneders rapporteringsperioder, men ved større prosjekter vil det fremdeles være hver 12. måned. Rapporteringsperioden er definert i hovedkontrakten.

Rapporteringen skjer ved at enheten fyller ut skjemaet Form - C - Financial Statements, og sender dette til Koordinator eller Kommisjonen. Rapporteringen skjer gjennom nettportalen Participant Portal. Form - C skal undertegnes av prosjektleder og kontorsjef ved gjeldende enhet. 

Les mer om Participant Portal

Valutakurs

For rapportering skal eurokursen den første virkedagen i måneden etter perioden det rapporteres for brukes. Som regel vil dette være den første dagen i måneden. European Central Bank valutakurser

 

Merverdiavgift 

EU dekker ikke mva-kostnader. Mva må derfor ikke rapporteres som kostnad til EU. Likevel er det viktig å synliggjøre hvor store kostnadene ved mva er per prosjekt og totalt.

I praksis vil vi gjøre dette ved å behandle inngående fakturaer som gjelder EU prosjekter på en egen måte:

1. Identifisere inngående faktura som tilhører EU-prosjekt
2. Sjekke om faktura inneholder mva
3. kun kontere nettobeløpet (”mva-grunnlaget”)på vanlig utgiftsart
4. all mva skal konteres på art 7792 ”Mva EU-prosjekter” med samme sted prosjektnr osv
5. Ikke bruk mva-kode i konteringen
6. (Være oppmerksom på mva ved ompostering fra / til EU-prosjekt)
7. Ved rapportering til EU trekkes all mva belastet prosjektet ut
 

Ulike skjema for rapportering er lagt inn på siden for skjema og maler. 

 

Revisjon

Sammen med Form - C skal det også i mange tilfeller følge et revisjonssertifikat (Audit certificatet). For 6. rammeprogram kreves det for de større prosjektene revisjonssertifikat ved hver økonomirapportering. For de mindre prosjektene leveres det vanligvis ved sluttrapportering. Hvor ofte sertifikatet skal leveres er definert i hovedkontrakten.

For 7. rammeprogram skal det kun leveres revisjonssertifikat når samlet EU bevilgning overstiger 375 000€.

Ved UiO er det Enhet for internrevisjon som utsteder revisjonssertifikatet. Prosjektet er oppdragsgiver og bør kontakte IR 4 uker før rapporteringen for å avtale konkret møtetidspunkt. Avgjørende her er når Form C er klart, og alle aktuelle kostnader er bokført. 
 

Mer om revisjon 

Publisert 17. sep. 2008 10:46 - Sist endret 14. jan. 2014 14:03