Kontraktinngåelse

Avtaler, budsjetter og priser for slikt samarbeid er nærmere regulert i rundskriv F20-07 fra Kunnskapsdepartementet og BOA-reglementet ved UiO. Dokumentasjon knyttet til avtaleprosessen og forhandlingen skal tas vare på, og avtale med alle vedlegg skal lagres i ePhorte.

Tilgjengelige forskningsresultater

Med bakgrunn i universitets- og høyskoleloven, har ikke universitetet adgang til å inngå avtaler som åpner for varig hemmelighold av forskningsresultater skapt av ansatte ved UiO. Dersom utsettelse av offentliggjøring er nødvendig for å sikre rettigheter i form av patentsøknad eller lignende, kan det avtales utsatt publisering for et kortere tidsrom. Universitetet har plikt til å sikre at forskningsresultater er tilgjengelig for videre forskning ved institusjonen, og at resultater kan benyttes til utdanningsformål.

Hvordan inngår man en forskningskontrakt?

• Hovedregel er at UiOs standardavtaler skal benyttes der slike finnes. I samarbeidsprosjekter med Norges forskningsråd og EU kan deres standardavtaler benyttes.
• Dersom det er behov for å inngå en avtale som avviker fra standardavtalene, skal det søkes bistand fra Forskningsadministrativ avdeling forut for videre drøftinger av kontraktsvilkår med den annen part. Prosjektleder har ansvar for å avklare og kvalitetssikre med prosjekteier (instituttet) før og under forhandlingene. For prosjekter som berører flere institutter ved et fakultet, vil prosjekteierrollen kunne være på fakultetsnivå.

Forskningsadministrativ avdeling vil kunne bistå og samarbeide med de involverte forskere og deres institutt ved kontraktsforhandlinger.

Hva skal det forhandles om i forskningskontrakter?

Forskningskontrakter skal på en mest mulig presis måte beskrive det arbeid som skal utføres. I tillegg må kontrakten regulere prosjektets omfang, økonomi (inkludert mva.), betaling og faglig innhold. Samlet sett skal kontrakten fastsette partenes rettigheter og plikter. Det er også viktig at prosjektleder avklarer med instituttetleder at prosjektet er i overensstemmelse med enhetens faglige strategi.

Når ulike parter er ansvarlige for ulike oppgaver, må ansvarsfordelingen mellom partene være tydelig. Prosjektbeskrivelse og budsjett/finansieringsplan bør alltid inntas som vedlegg til avtalen.  I større forskningsprosjekter bør man ved utformingen av kontrakten være bevisst på at det kan oppstå behov for endringer i prosjektperioden (med hensyn til både faglige spørsmål, parter og finansiering), og avtalen bør derfor også tilby løsninger å slike situasjoner.

Viktige punkter i kontraktsforhandlinger:

• Prosjektstyring
• Forholdet mellom prosjektbakgrunn og eierskap til prosjektresultater
• Utnyttelse av prosjektresultater
• Publiseringsbestemmelser

Signering av kontrakter

Fullmakt til å signere kontrakter vedrørende eksternt finansiert virksomhet ved et institutt er som hovedregel delegert til Prosjekteier (instituttleder/bestyrer) Unntatt fra dette er:

• Prosjekt som omfatter flere fakulteter eller enheter, der kontrakten skal behandles av Forskningsadministrativ avdeling
• Større institusjonelle eksternt finansierte prosjekter/satsinger som SFF/SFI osv., der Forskningsadministrativ avdeling har det overordnede ansvar for å behandle og godkjenne kontrakter
• Avtaler om EU-finansiert forskning, som skal forhandles av Forskningsadministrativ avdeling sitt EU-team, og signeres av forskningsdirektøren.
  Fullmakt til kontraktssignering omfatter ikke myndighet til å inngå bindende dokument om institusjonens eiendommer som anvist i universitetslovens § 10-3(7), jf. § 12-3.

Ved signering av kontrakter skal følgende formulering benyttes:
”Universitetet i Oslo
v/ (grunnenhet/fakultet/enhet)
NN (navn og tittel)
etter fullmakt eller e.f.”