Anskaffelsesprosess

Hvis UiO har inngått rammeavtaler innenfor et område, skal de brukes. Hvis vi ikke har rammeavtaler, skal du foreta en anskaffelsesprosess. Oversikt over UiOs avtaler finner du i Avtalekatalogen.

Anskaffelser under 100.000 NOK eksklusiv MVA er nå unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsmåte, samt valg av leverandør er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverandører for å sikre et godt kjøp. Se ellers informasjon under.

Kravet til hvordan anskaffelsesprosessen skal gjennomføres avhenger av anskaffelsens verdi og betydning. Verdien skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen eksklusiv MVA, inkludert eventuelle opsjoner. Det er ikke anledning til å velge beregningsmåte eller dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra regelverket om offentlige anskaffelser.

Husk å være oppmerksom på MVA når dere skal beregne budsjett på innkjøpet. Ikke alle tilbud er inkl. MVA og dette må påregnes når man planlegger kjøpet. Dette gjelder spesielt kjøp fra utenlandske leverandører, hvor MVA på bestilllingen alltid vil være 0, men blir belastet ved betaling av faktura.

 

Velg beløp:

Verdi under 100.000 NOK eks. mva.

Anskaffelsesprosess

  • skal gjennomføres på den enkelte enhet
  • skal stå i forhold til anskaffelsens verdi og betydning
  • Anskaffelser under 100.000 er nå unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsmåte, samt valg av leverandør er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverandører for å sikre et godt kjøp. Se ellers informasjon under.

Dokumentasjon

Det er ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under 100.000 NOK. Dersom man har innhentet tilbud, skal det vinnende tilbudet vedlegges bestillingen i bestillingssystemet. Hvis det er hensiktsmessig, kan man lage en kontrakt. Hensiktsmessighet vurderes ut fra anskaffelsens verdi og kompleksitet. Eventuell kontrakt skal legges ved bestillingen.

Mal for forespørsel og kontrakt som kan benyttes:

Enhet med egen rutine

Verdi som er lik eller overstiger 100.000 NOK eksl. mva.

Seksjon for innkjøp (SI) utfører anskaffelsesprosessene med verdi som er lik eller overstiger 100.000 NOK eksklusiv mva for alle enheter, unntatt for enheter som har egne innkjøpere for større beløp. SI vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessene.

Anskaffelsen må meldes inn til Seksjon for innkjøp

Innmeldingen skal minimum inneholde:

  • Type anskaffelse (kategori)
  • En beskrivelse av behovet
  • Anskaffelsens forventede størrelse i volum/kroner
  • Ønsket tidspunkt for når anskaffelsen skal gjelde fra
  • Kontaktperson for anskaffelsen
  • Budsjettansvarlig for anskaffelsen
  • Det skal gjøres en innmelding per anskaffelse

Fyll ut skjema for innmelding av behov (word) og send inn til: innkjop@admin.uio.no.

Enheter som har egne innkjøpere for større beløp

Mellom verdi lik eller over 100.000 og 500.000 NOK

  • Det medisinske fakultet
  • Kulturhistorisk museum
  • Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
  • Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

Verdi lik eller over 500.000 NOK

Kontakt: Finn din innkjøper.

Minikonkurranse

Hvis vi har inngått en parallell rammeavtale med flere leverandører, og du kjøper noe med verdi lik eller over kr. 100.000 eksklusiv mva, så er anskaffelsesprosessen som oftest slik at alle det er inngått avtale med skal forespørres. Dette kalles en minikonkurranse. Hvilke regler for bestillinger (avrop) som gjelder på de ulike rammeavtaler må imidlertid alltid undersøkes i avtalekatalogen først.

Minikonkurranser skal utføres av egne innkjøpere eller Seksjon for innkjøp, på lik linje med andre kjøp med verdi lik eller over kr. 100.000 eksl. mva. Innmelding av behov gjøres på tilsvarende måte som innmelding av vanlige kjøp med verdi lik eller over kr. 100.000 eksl. mva (se beskrivelse over), samt med en henvisning til hvilken rammeavtale minikonkurransen gjelder.

Samhandlingsavtale

Samhandlingsavtale er en avtale UiO og leverandør lager når det skal etableres katalog eller punch out fra leverandøren når vi inngår rammeavtale. Kontakt Seksjon for innkjøp for mer informasjon.

Tidsramme

Å gjennomføre en anskaffelsesprosess tar tid og bør planlegges i god tid.

Vi i Seksjon for innkjøp forholder oss til veiledende tidsramme. Er det manglende kapasitet kan det medføre noe ventetid.

Maler og dokumenter for saksbehandlere i KGV

De mest brukte maler og dokumenter som brukes i gjennomføring av anskaffelser med verdi lik eller over kroner 100.000 NOK eks. mva utenfor rammeavtale, ligger i Konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).

Har du behov for en mal/et dokument som du ikke finner i KGV, ta kontakt med is-kgvkas@admin.uio.no.

Arkiveringsrutiner etter fullført anskaffelse

UiO er pålagt å journalføre registrering av offentlige dokumenter som har en verdi og er gjenstand for saksbehandling. Arkiv, sammen med Seksjon for innkjøp, har utformet tilpasset prosedyre for arkivering av anskaffelsesdokumenter knyttet til en anbudskonkurranse.

Se følgende detaljert instruksjon for arkiveringsrutiner.

Fakturakontroll

Fakturakontrollen innebærer tertialvis kontroll av samtlige fakturaer lik eller over kr. 100.000,- ekskl. mva. Fakturakontrollen ble innført etter Riksrevisjonens revisjon av anskaffelsesområdet ved UiO i 2009, hvor det ble funnet feil og mangler på anskaffelser med verdi lik eller over kr. 100.000.-.

Seksjon for innkjøp sender liste med alle fakturaer pålydende eller over kr 100.000,- per måned per rapporterende enhet til definert kontaktperson på enheten.

Fakturaer fra leverandører som UiO har rammeavtaler med, markeres i oversikten slik at det ikke er nødvendig for enhetene å krysse av for dokumentasjon på disse avtalene.

Enhetene skal krysse av for følgende dokumentasjon på de utvalgte fakturaene:

  • At det eksisterer avtale/kontrakt til anskaffelsen
  • Om konkurransen er utlyst på Doffin eller minst 3 leverandører er forespurt
  • At det eksisterer en protokoll for anskaffelsen
  • At det er innhentet Skatte- og MVA- attest (ved kjøp over 500.000,- ekskl. MVA)
  • Oppgi hvor etterspurt dokumentasjon er arkivert
  • Hvis etterspurt dokumentasjon vurderes å ikke være aktuell for gjeldende faktura, skal dette forklares

Enhetene er selv ansvarlige for at nødvendig dokumentasjon eksisterer og er tilgjengelig ved en eventuell revisjon.

Oversikt over antall fakturaer med mangler utarbeides hvert tertial og oversendes til kontaktpersoner ved hver enhet, samt økonomiledere. I tillegg vil en totaloversikt for året bli utarbeidet og sendt ut.

 

 

 

Publisert 28. apr. 2015 08:48 - Sist endret 1. nov. 2017 10:22