Anskaffelsesprosess

Hvis UiO har inngått rammeavtaler innenfor et område, skal de brukes. Hvis vi ikke har rammeavtaler, skal du foreta en anskaffelsesprosess. Oversikt over UiOs avtaler finner du i Avtalekatalogen.

Anskaffelser under 100.000 NOK eksklusiv MVA er nå unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsmåte, samt valg av leverandør er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverandører for å sikre et godt kjøp. Se ellers informasjon under.

Kravet til hvordan anskaffelsesprosessen skal gjennomføres avhenger av anskaffelsens verdi og betydning. Verdien skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen eksklusiv MVA, inkludert eventuelle opsjoner. Det er ikke anledning til å velge beregningsmåte eller dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra regelverket om offentlige anskaffelser.

Husk å være oppmerksom på MVA når dere skal beregne budsjett på innkjøpet. Ikke alle tilbud er inkl. MVA og dette må påregnes når man planlegger kjøpet. Dette gjelder spesielt kjøp fra utenlandske leverandører, hvor MVA på bestilllingen alltid vil være 0, men blir belastet ved betaling av faktura.

 

Velg beløp:

Under 100.000 NOK eks. mva.

Anskaffelsesprosess

  • skal gjennomføres på den enkelte enhet
  • skal stå i forhold til anskaffelsens verdi og betydning
  • Anskaffelser under 100.000 er nå unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsmåte, samt valg av leverandør er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverandører for å sikre et godt kjøp. Se ellers informasjon under.

Dokumentasjon

Det er ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under 100.000 NOK. Dersom man har innhentet tilbud, skal det vinnende tilbudet vedlegges bestillingen i bestillingssystemet. Hvis det er hensiktsmessig, kan man lage en kontrakt. Hensiktsmessighet vurderes ut fra anskaffelsens verdi og kompleksitet. Eventuell kontrakt skal legges ved bestillingen.

Mal for forespørsel og kontrakt som kan benyttes:

Enhet med egen rutine

Over 100.000 NOK eks. mva.

Seksjon for innkjøp (SI) utfører anskaffelsesprosessene over 100.000 NOK eksklusiv MVA for alle enheter, unntatt for enheter som har egne innkjøpere for større beløp. SI vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessene.

Anskaffelsen må meldes inn til Seksjon for innkjøp

Innmeldingen skal minimum inneholde:

  • Type anskaffelse (kategori)
  • En beskrivelse av behovet
  • Anskaffelsens forventede størrelse i volum/kroner
  • Ønsket tidspunkt for når anskaffelsen skal gjelde fra
  • Kontaktperson for anskaffelsen
  • Budsjettansvarlig for anskaffelsen
  • Det skal gjøres en innmelding per anskaffelse

Fyll ut skjema for innmelding av behov (word) og send inn til: innkjop@admin.uio.no.

Enheter som har egne innkjøpere for større beløp

Mellom 100.000 og 500.000 NOK

  • Det medisinske fakultet
  • Kulturhistorisk museum
  • Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
  • Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

Over 500.000 NOK

Kontakt: Finn din innkjøper.

Minikonkurranse

Hvis vi har inngått en parallell rammeavtale med flere leverandører, og du kjøper noe som koster totalt mer enn kr. 100.000 eksklusiv MVA, så er anskaffelsesprosessen som oftest slik at alle det er inngått avtale med skal forespørres. Dette kalles en minikonkurranse. Hvilke regler for bestillinger (avrop) som gjelder på de ulike rammeavtaler må imidlertid alltid undersøkes i avtalekatalogen først.

Minikonkurranser skal utføres av egne innkjøpere eller Seksjon for innkjøp, på lik linje med andre kjøp over kr. 100.000 eks. mva. Innmelding av behov gjøres på tilsvarende måte som innmelding av vanlige kjøp over kr. 100.000 eks. mva (se beskrivelse over), samt med en henvisning til hvilken rammeavtale minikonkurransen gjelder.

Samhandlingsavtale

Samhandlingsavtale er en avtale UiO og leverandør lager når det skal etableres katalog eller punch out fra leverandøren når vi inngår rammeavtale. Kontakt Seksjon for innkjøp for mer informasjon.

Tidsramme

Å gjennomføre en anskaffelsesprosess tar tid og bør planlegges i god tid.

Vi i Seksjon for innkjøp forholder oss til veiledende tidsramme. Er det manglende kapasitet kan det medføre noe ventetid.

Maler og dokumenter for saksbehandlere i KGV

De mest brukte maler og dokumenter som brukes i gjennomføring av anskaffelser over kroner 100.000 NOK eks. mva utenfor rammeavtale, ligger i Konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).

Har du behov for en mal/et dokument som du ikke finner i KGV, ta kontakt med is-kgvkas@admin.uio.no.

 

Publisert 28. apr. 2015 08:48 - Sist endret 16. feb. 2017 13:44