Slik bestiller du

Alle innkjøp, med unntak av reiser og visittkort/trykk, må gjøres av din innkjøper gjennom UiOs bestillingssystem. Du må først fylle ut et bestillingsskjema som sendes til din innkjøper, og ellers følge bestillingsrutiner.

Du må:

  1. Avklare med nærmeste leder at du kan bestille og hvilke midler som skal benyttes (kostnadssted, prosjekt, tiltak).
  2. Bruke UiOs rammeavtaler der de finnes.
  3. Fylle ut et bestillingsskjema med beskrivelse av varen/tjenesten, hvilke midler som skal benyttes og angi mulig leverandør:
  4. Sende skjemaet til din enhets innkjøper/rekvirent.
  5. Gi beskjed til din innkjøper når varen er mottatt, så forsinkes ikke betalingen til leverandøren.

Finnes ikke rammeavtaler?

Hjelp til noen vanlige innkjøp

Utfyllende informasjon om vanlige innkjøp - tematisk:

Bøker

  • For kjøp av bøker skal du primært følge bestillingsrutinene ovenfor (nr. 1-5). Fyll ut bestillingsskjemaet (punkt 3) med forfatter, publikasjonsnavn, forlegger og annet om utgivelsen som er tilgjengelig.
  • Du kan også foreslå innkjøp av bøker, tidsskrifter m.m. til Universitetsbiblioteket. Gå til UBs skjema.

Bokhandel og utlegg

  • Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale med ditt kredittkort og få utlegget refundert i etterkant.
  • Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO. Da må du oppgi en bestillerkode som kan fås hos din innkjøper, og ditt eget navn.

Datautstyr

For bestilling av datautstyr og mobiltelefoner skal du følge bestillingsrutinene ovenfor (nr. 1-5).

Kontakt din IT-ansvarlig for å avklare behov og muligheter.

Merk: Det er ikke mulig å få refundert utlegg på dette senere, hvis det er bestilt og betalt privat.

Enheter med egne bestillingsrutiner og -skjema

Kontorrekvisita

For bestilling av kontorrekvisita skal du følge bestillingsrutinene ovenfor (nr. 1-5).

Enkelte enheter har "skapservice", der det fylles på jevnlig i rekvisitalageret. Mangler du noe, kontakt skapansvarlig/innkjøper ved din enhet.

Kurs, konferanser og seminarer: Betale deltagelse

Faktura: Konferanse-/kurs-/deltakeravgift skal behandles som et ordinært innkjøp hvis arrangøren åpner for å sende faktura. I så fall skal du kontakte din innkjøper som vil opprette en bestilling for deg i bestillingssystemet. Hvis kurset eller konferansen krever nettpåmelding, vil du få et bestillingsnummer/E-nummer fra innkjøper som du skal oppgi som fakturareferanse ved nettpåmeldingen. Er det ikke eget felt for fakturareferanse, skriv nummeret inn i kommentarfeltet.

Innkjøper trenger følgende opplysninger fra deg:

  • Arrangørens navn og adresse
  • Navn på kurs/konferanse
  • Dato og varighet
  • Deltakeravgift
  • Kontering

Se også: Oppgi fakturaadresse ved påmelding til kurs og konferanser.

Kredittkort: Hvis arrangøren krever betaling med kredittkort, må utlegget refunderes. Husk at du ikke kan få avgiften refundert før etter at arrangementet er avholdt.

Reise: Involverer konferansen en reise, så følger reisedelen vanlig reiserutine.

Arrangere? Gå til hvordan arrangere en konferanse på UiO

Laboratorierekvisita

For bestilling av laboratorierekvisita skal du følge bestillingsrutinene ovenfor (nr. 1-5).

Følg også eventuelle bestillingsrutiner for din enhet:

Mat, drikke og servering

Gå til Mat og servering for detaljerte bestillingsrutiner, rammeavtaler, menyer, retningslinjer, bestilling av restaurantbesøk og overtidsmat.

Oversettelse og språkvask

Følg egne rutiner for oversettelses- og språkvasktjenester, og ellers følg bestillingsrutinene ovenfor (nr. 1-5).

Profileringsartikler og blomster/gaver

For bestilling av blomster, gavekort, vin og andre gaver skal du følge bestillingsrutinene ovenfor (nr. 1-5).

Gå til Gaver og profilartikler for produktinformasjon.

Reiser og hotell

Egne reiser eller reiser for andre skal bestilles via UiOs reisebyrå. Gå til bestilling av reiser. Noen enheter har egne reisebestillere. Kontakt din innkjøper for nærmere informasjon.

Visittkort og trykk

Visittkort og trykk bestiller du direkte hos Reprosentralen utenom UiOs bestillingssystem.

 

Publisert 23. juni 2016 12:49 - Sist endret 18. mai 2017 14:39