Eksternt finansierte prosjekter (EFP)

Inntekter som ikke er en grunnbevilgning eller tilleggsbevilgninger fra KD, defineres som eksternt finansierte prosjekter.

For å kartlegge totale kostnader ved UiOs eksternt finansierte forskningsprosjekter, brukes TDI-modellen med leiested.

Minimumsstandard for EFP

Det er etablert en minimumsstandard for oppfølging av prosjektøkonomi. Den skiller prosjektøkonomiens styringsprosess i 4 faser:

1. Søknad og kontrakt

I søknadsfasen skal prosjektkontroller bistå prosjektleder med avklaring av prosjektkategori, kvalitetssikring av søknadsbudsjett, samt sikre at prosjektets økonomi og faglige relevans er godkjent av prosjekteier før søknad sendes.

Utkast til søknadsbudsjett skal kvalitetssikres av prosjektcontroller minimum 2 uker før søknadsfrist.

2. Oppstart

I oppstartsfasen skal prosjektleder i dialog med prosjektcontroller avklare planen for økonomisk oppfølging av prosjektet gjennom hele prosjektets levetid, bl.a. rapportering og prognoseutarbeidelse.

Prosjektleder vil motta prosjektnummer når prosjektet er opprettet i regnskapssystemet.

3. Gjennomføring

I gjennomføringsfasen skal prosjektleder få løpende oppfølging av prosjektøkonomien, støtte til ekstern- og intern rapportering, samt bistand til utarbeidelse av levetidprognose.

4. Avslutning

I avslutningsfasen skal prosjektkontroller i dialog med prosjektleder avklare hvorvidt prosjektet kan avsluttes, eller om det er grunnlag for en prosjektforlengelse.
 
Enheten må selv sjekke prosjektets levetid. Denne skal normalt være 6 mnd etter avtalt sluttdato (12 mnd for EU).
 
Når prosjektaktiviteten er bekreftet avsluttet, skal prosjektleder få bistand til utarbeidelse av økonomisk sluttrapport for prosjektet.

Roller og ansvar

Enhetenes sider om EFP

Enhetenes rutiner for eksternt finansierte prosjekter.