Rutiner ifm. søknader om eksternt finansierte prosjekter ved Fysisk institutt

For Fysisk institutt er det i hovedsak fire svært viktige ting som vi ønsker å formidle til potensielle søkere av eksterne forskningsmidler.

Vi vil gjerne presisere at rutinene beskrevet nedenfor gjelder alle søknader, ikke bare de som skal til Forskningsrådet.

I 2014 har UiO innført en totalkostnadsmodell (TDI)- herunder leiested- for å beregne de indirekte og direkte kostnadene knyttet til eksternt finansiert virksomhet. Infrastrukturkostnader inngår nå ikke lenger i de indirekte kostnadene, men utgjør en direkte kostnad i form av leiested. Dette betyr at den enkelte enhet må utarbeide leiestedskalkyler for aktuelle leiested.

Les mer om TDI- og leiestedsmodellen

Interne frister som gjelder for søknader med frist 24. mai 2017 (Toppforsk har egne frister):

  • 5. mai (men gjerne før): Frist for å ha kontaktet instituttet v/ forskningskonsulent med en utfylt sjekkliste ifm. totalbudsjettering.
  • 18. mai: Frist for å ha sendt endelig budsjett (inkludert egenbidrag) og utkast til prosjektbeskrivelse til administrativ godkjenning.
  • 22. mai: Frist for Instituttledelsen til å ha gjort administrativ godkjenning.
  • 24. mai: NFR-frist

Fire viktige ting å huske for potensielle søkere

1. Avklaring hos seksjonsleder

Grovskisse av søknaden skal avklares med seksjonsleder. Dvs. ressursbruk, (overordnet) mål med prosjektet etc.

2. Totalbudsjettering

Alle prosjekter skal totalbudsjetteres. Søk ekstern støtte for bruk av eget teknisk personell i den grad utlysningen åpner for det. Husk også å budsjettere bruk av leiesteder, i den grad det er aktuelt. Involver instituttets forskningskonsulent i budsjetteringsarbeidet i god tid før søknaden skal sendes inn.

Ifm. totalbudsjetteringen er det utarbeidet en sjekkliste for å få på plass den informasjonen som trengs for budsjetteringen. Sjekklisten skal benyttes for hver enkelt søknad.

Send epost til forskningskonsulenten med svar på punktene i sjekklisten, og hun vil da- i samråd med prosjektøkonom Marianne Afdal- sette opp forslag til totalbudsjett.

3. Infrastruktur/laboratorium

Søkermiljø må finne ut av hvilken infrastruktur/laboratorium (inkludert ELAB og Instrumentverksted) som er aktuell å bruke. Deretter må man ta kontakt med forskningskonsulent Magdalena Edvardsen, som har oversikt over leiesteder og priser som allerede er kalkulert. Om det er snakk om etablering av evt. nye leiesteder, må man kontakte økonomiavdelingen (regnskap@fys.uio.no). Oppretting av nye leiesteder er en ganske tidkrevende prosess, og økonomiavdelingen må derfor involveres i god tid før søknad skal sendes inn dersom nye leiesteder skal inn i søknaden.

F. o. m. 2017 gjelder følgende for budsjettering av leiesteder:

Alle søknader skal budsjettere med leiested dersom det er vesentlig for gjennomføring av prosjektet!

Egenandeler skal synliggjøres; FI Egenandel = Full timepris minus bidrag fra ekstern finansiør (NFR eller andre som dekker leiestedskostnader). Instituttet bruker fulle timepriser i søknadsbudsjetteringen, men står fritt til å vurdere omfanget av egenandeler knyttet til leiested i hvert prosjekt.

I den grad det er mulig ønsker vi å oppfordre til å bruke følgende retningslinjer for bruk av leiested:

Prosjekter som bruker leiested i relativt lite omfang (<200 kkr/år) bør i utgangspunktet betale full timepris, dvs  ingen FI egenandel.

Full timepris på hhv. E-lab og MN fellesverkstedet er:

MN Fellesverksted: Kr 650,- per time (det betyr max. 450,- per time i egenandel)

E-lab: Kr 570,- per time (som betyr max. 370,- per time i egenandel)

Husk å avklare leiested med leder for leiestedet før avklaring av budsjett med ledelsen. Egenandeler avklares med instituttleder. Vi vil ikke være firkantet.

4. Godkjenning fra instituttledelsen

Alle søknader inkludert budsjett skal godkjennes av instituttledelsen; endelig budsjett og utkast av prosjektbeskrivelsen sendes inn senest 4 arbeidsdager i forveien til Adm. leder. Er det behov for avklaringer knyttet til instituttets egenandeler på leiesteder etc. i søknaden, må prosjektleder ta kontakt med instituttledelsen (v/ Administrativ leder) senest 2 uker før den endelige fristen. Ved behov setter vi opp møter mellom instituttledelse og prosjektleder

Instituttets hovedmålsetting er å komme i dialog med potensielle søkere på et tidlig stadium, slik at vi sammen kan bidra til at det produktet som sendes inn i form av en søknad, holder best mulig kvalitet, med høyest mulig sannsynlighet for gjennomslag hos Forskningsrådet eller andre finansiører.

Merk at Instituttledelsen kommer til å trekke tilbake søknader som evt. er sendt inn uten at godkjenning er gitt. 

Publisert 14. apr. 2016 11:22 - Sist endret 10. mai 2017 11:12