Prosjektleders ansvar ved eksternt finansierte prosjekter

Steg 1 - Planlegging og budsjettering

Som prosjektleder er du hovedansvarlig for prosjektet i alle dets faser. Som initiativtaker til et prosjekt må du tidligst mulig involvere prosjekteieren (instituttleder) i dine planer og ideer. Det er prosjekteier som godkjenner et prosjekt - det vil si å vurdere om prosjektet er i tråd med enhetens strategiske planer og om det kan gjennomføres innenfor den angitte kostnadsramme.

• Alle prosjekter skal totalbudsjetteres. Det innebærer at alle kostnader og inntekter blir synliggjort. Instituttets prosjektøkonom (eller tilsvarende) vil bistå prosjektleder i utarbeidelse av prosjektets totalbudsjett. Prosjekteier skal også godkjenne totalbudsjett hvor evt. egenfinansiering fremkommer.
• Prosjektlederen må sørge for at prosjekteier (instituttleder eller tilsvarende) godkjenner og signerer søknaden eller oppdraget.
• De fleste søknadene til Forskningsrådet, departementer etc. sendes fra instituttnivå. Ved større prosjekter som griper over instituttgrenser (prosjekter med flere enheter/institutt som eiere), skal fakultetet vurdere og godkjenne søknaden. Ved større satsninger som for eksempel SFF/SFI- og EU-søknader skal institusjonsnivået ved forskningsdirektøren være den formelle søkeren. 
• For større oppdrag, skal det juridiske støtteapparatet ved FA kobles inn på et tidlig tidspunkt i kontraktsforhandlingene.

Nyttige lenker:

• Definisjoner
• Er prosjektet bidrag eller oppdrag?
• Mva vurderinger
• Finansiering, søknad og kontrakter (lenkesamling)
• Totalbudsjetteringsskjemaer tilpasset ulike typer finansieringskilder
• Avskrivning av utstyr som er anskaffet med støtte fra Forskningsrådet

Steg 2 - Oppstart og drift av prosjektet

Prosjektleder har, med bistand fra det administrative støtteapparatet, ansvar for å gjennomgå og eventuelt justere de faglige og økonomiske forhold når bevilgning foreligger. Dette må skje før kontrakt undertegnes av prosjekteier.

• Når kontrakten er signert skal prosjektøkonom/forskningskonsulent registrere prosjektet. Prosjektet vil bli tildelt et UiO prosjektnummer, som gjør det mulig å kanalisere midlene til prosjektet gjennom økonomisystemet.
• Ansettelse skal først finne sted når man har fått tilsagn om midler. Engasjement og tilsetning av personal på eksternt finansierte prosjekter må avklares med prosjekteier før tiltredelse.
• Prosjektleder har i samarbeid med prosjektøkonomen ansvaret for å utarbeide årlige budsjetter for prosjektet.
• Prosjektlederen har ansvaret for at budsjettet blir fulgt og at prosjektet ikke går med underskudd.
• Alle prosjekter skal totalregnskapsføres. Dette innebærer at prosjektleder i samarbeid med det administrative støtteapparatet utarbeider grunnlag for hvor mye tid fast ansatte bruker i prosjektet.

Nyttige lenker:

• Kontraktsinngåelse
• Personaladministrasjon ved UiO
• Forskningsrådet - fordelte midler
• Skjema for frikjøp fast ansatte
• Skjema for timelister

Steg 3 - Rapportering

Rapportering til finansieringskilde, både faglig og økonomisk, må skje i henhold til de krav og retningslinjer som den enkelte finansieringskilde krever. Prosjektleder får bistand av prosjektøkonom til rapportering på økonomiske forhold.

• Prosjektlederen er faglig ansvarlig for framdriften og gjennomføringen av prosjektet i henhold til tidsplanen.
• Dersom et prosjekt har flere finansieringskilder, er det spesielt viktig at man skiller de ulike delene av prosjektet fra hverandre i forbindelse med regnskap og andre rapporter.
• Prosjekteier skal holdes løpende orientert om vesentlige endringer. Ved større avvik eller endringer skal driftsbudsjettet justeres i samarbeid med prosjektøkonom eller tilsvarende.

Nyttige lenker:

• Prosjektlederrapport (webrapport)
• Bilagsrapport (krever pålogging) 
• Forskningsrådets rutiner for prosjektoppfølgning og -rapportering (forskningsradet.no)
• Avskrivning av utstyr som er anskaffet med støtte fra Forskningsrådet
• Økonomisk rapportering ved EU-prosjekter

Steg 4 - Avslutning og evnt. forlengelse

Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektregnskapet er à jour og for at fullførte prosjekter blir regnskapsmessig avsluttet.

• Dersom et prosjektet skal forlenges har prosjektleder ansvar for at kontrakten blir tilsvarende forlenget. Det administrative støtteapparatet kan på bakgrunn av denne dokumentasjonen sørge for at regnskapet for prosjektet også blir videreført.
• Prosjektleder har ansvaret for at arkiv- og annet bevaringsverdig materiale blir tatt vare på.