Kontroll av aktivitet på BOA-prosjekter

De løpende registreringer av kostnader på de enkelte prosjektene gjøres av den enkelte enheten. Det er viktig at alle løpende registreringer gir et korrekt bilde av kostnader på hvert enkelt prosjekt. 

Det vil være store forskjeller i antall aktive prosjekter fra enhet til enhet. Derfor vil det også være naturlig at enheter med begrenset prosjektvirksomhet har færre prosjekter som gjenstand for kontroll. 

Hovedområde

BOA-prosjekter

Aktivitet

Kontroll kostnadsallokering

Risiko i regnskapet

Ufullstendig regnskapsføring av kostnader

Intervall

Kontroll annenhver måned (endring 2022). Utvalg fra rapport med vesentlige budsjettavvik. Antall prosjekter vil avvike ved enheter med begrenset prosjektvirksomhet. 

Kontrollen skal omfatte 5 forutgående måneder for rapporteringstidspunktet i inneværende år. Første gyldige periode er fra 202105.

Utfører

Ansvarlig lokalt

Ansvarlig

Den enkelte rapporterende enhet

Tilbakemelding

Rapporter gjennomført kontroll som beskrevet i her: Levering, dokumentasjon og oppfølging.

Beskrivelse av kontrollhandlingen(e):

  1. Logg inn i Unit4 ERP
  2. Benytt mappen UiO Kontrollprogram/UiO Lokalt kontrollprogram under Rapporter/Globale rapporter.
  3. Velg rapport UiO-3.1 Kostnadskontroll BOA. Periode større enn eller lik og periode mindre enn lik beholdes (inkluderer 5 forutgående perioder for kontrollperioden).
    Legg inn eiersted delprosjekt fra/til og kjør rapport.
  4. Gjennomgå rapport og finn prosjekter med vesentlige budsjettavvik. Vesentlighetsgrenser vil variere på enhetsnivå. Kommentarer angis på prosjektnivå i tillegg til eventuelle kommentarer på detaljnivå. Distribuere rapporter til den enkelte prosjektleder som skal gjennomgå prosjektet(ene) med hensyn til korrekthet av kostnader registrert på prosjektet pr aktuell dato. Det skal kontrolleres at bokførte kostnader på prosjektet(ene) er gyldig og at alle kostnader er ført fullstendig. Sistnevnte er kontroll av at det ikke mangler noen konteringer. Send en e-post til prosjektleder eller prosjektøkonom og vedlegg med utdraget fra Unit4 ERP vhja. eksport til Excel (Browser).
  5. Dersom det er feil skal disse korrigeres.
  6. Dokumenter kontroll og avvikshåndtering og forklar i Task Manager slik det er beskrevet her: Levering, dokumentasjon og oppfølging
Av Morten E. Skare
Publisert 14. juli 2017 09:06 - Sist endret 22. mai 2023 14:51