Aktivitet 3: Forberede oppdatering av økonomidata

Frist: 2 måneder før iverksettelsen av omorganiseringen (20/10)

Ansvar: Systemeier for Unit4 og enhet

Oppgave

  • Basert på ny struktur legges det følgende exceloversikter (egne maler for prosjekter og aktiva) i enhetenes Vortexmappe som enhetene må oppdatere med ny informasjon: 
    1. Oversikt over prosjekter med knytning til dagens koststed, (inkl. kolonne for mapping til nytt eiersted som fylles ut av enheten).
    2. Oversikt over aktiva og knytning til dagens kostnadssted (inkl. kolonne for mapping til nytt kostnadssted som fylles ut av enheten).
  • Enheten må gjennomgå exceloversiktene og sørge for at mapping mellom nytt og gammelt koststed legges inn i egen kolonne reservert for dette.
  • Når mappingen er fullført lastes dette inn i vortex-mappen, og mail sendes til systemeier. Endringene gjøres tilgjengelig i økonomisystemet fra tidspunktet omorganiseringen trer i kraft 01.01.åå.
  • Se også økonomisysteminformasjon i aktivitet 6.

Viktig å være oppmerksom på:

Det vil være en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle kostnadsstedene kan avsluttes så raskt som mulig og det skapes minst mulig "støy" for brukerne. I denne perioden skal enhetene

  1. ikke utfakturere på gamle kostnadssteder
  2. fullføre mest mulig i UNIT4 på gamle kostnadssteder/koststeder
  3. "tømme" gamle kostnadssteder/koststeder fram mot nyttår så langt det er mulig.
Publisert 3. okt. 2013 11:48 - Sist endret 12. okt. 2022 19:40