Aktivitet 4: Forberede oppdatering av økonomidata

Frist: 2 måneder før iverksettelsen av omorganiseringen (01/11)

Ansvar: Systemeier for OA og enhet

Oppgave

  • Basert på ny struktur legges det følgende exceloversikter i enhetenes Vortexmappe som enhetene må oppdatere med ny informasjon: 
    1. Oversikt over prosjekter eiet av dagens kostnadssted med mapping til nytt kostnadssted
    2. Oversikt over aktiva eiet av dagens kostnadssted med mapping til nytt kostnadssted
  • Enheten må gjennomgå exceloversiktene og sørge for at mapping mellom nytt og gammelt kostnadssted legges inn i egen kolonne reservert for dette.
  • Når mappingen er fullført sendes mail til systemeier. Endringene gjøres tilgjengelig i økonomisystemet fra tidspunktet omorganiseringen trer i kraft, som regel ved oppstart av nytt regnskapsår.
  • Se også økonomisysteminformasjon i aktivitet 6.

Viktig å være oppmerksom på:

Det vil være en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle stedkodene kan avsluttes så raskt som mulig og det skapes minst mulig "støy" for brukerne. I denne perioden skal enhetene

  1. ikke utfakturere på gamle stedkoder
  2. fullføre mest mulig i Basware IP på gamle stedkoder
  3. "tømme" gamle stedkoder fram mot nyttår så langt det er mulig.
Publisert 3. okt. 2013 11:48 - Sist endret 8. des. 2015 12:46