Aktivitet 5: Vurdere behov for andre praktiske endringer

Frist: 2 måneder før iverksettelsen av omorganiseringen (01/11)

Ansvar: Enhet


ePhorte

Det må ryddes opp i alle åpne ePhorte-saker:

  • Enhetens saksbehandlere skal:
    1. Gå gjennom journalposter med restanser, avskriv om mulig.
    2. Gjennomgå journalposter i status R og ferdigstille om mulig.
    3. Sette status F på saker som er ferdigbehandlet.
  • Enhetens ledere skal:
    1. Fordele ufordelte brev, notater og kopier.
    2. Følge opp journalposter som ikke er godkjente.
    3. Sette status F på saker som er ferdigbehandlet.
  • Det lokale arkivet skal:
    1. Kvalitetssikre at ledere følger opp ufordelte journalposter og journalposter i status G.
    2. Følge opp journalposter i status R, S og M.
    3. Journalføre ferdigstilte journalposter.
    4. Avslutte saker som er ferdigbehandlet.
    5. Flytte saker som er åpne fra gammel til ny enhet når ny enhet er etablert.
    6. Kvalitetssikre at det ikke blir liggende åpne saker og ubehandlede henvendelser på gammel enhet etter at ny enhet er etablert.
  • Systemeier skal:
    1. Oppdatere ePhorte med endringer av navn og / eller stedkode.
    2. Legge inn nye roller på brukere.
    3. Legge inn autoriseringer på brukere.
    4. Avslutte roller på gamle enheter.
    5. Kvalitetssikre ryddejobben som ledere og det lokale arkivet har utført.
    6. Tilrettelegge maler på nye enheter.
  • Særskilt om personalmapper:
    En omorganisering kan være en gylden anledning til å velge en mer hensiktsmessig organiseringen av personalmappene i ePhorte.

FS

  • Enheten må sjekke om organisasjonsendringen får konsekvenser for ansattes tilganger i FS.
  • Ved endringer så må eventuelt FS-forvaltningen (fellesstudentsystem.no) kontaktes for å bistå med i endringsprosessen.

HMS

IT

  • Enheten må gå gjennom å  justere tilganger og rettigheter til: E-post lister, fellesområder, filgrupper, ressurser i kalender, nettskjema m.m. Noen av disse oppgavene må utføres av lokal-IT.
  • Er endringen av en slik karakter at man ønsker et nytt domene navn, slik at epost adresser blir nye? De gamle vil forsatt virke. I så fall må postmaster@usit.uio.no kontaktes.
  • Alle fakulter og enheter har et postmottak, de vil ofte sende hevendelser videre til de enkelte enhetene, bør disse nå endres eller oppdateres?

Nett

  • Enheten må sjekke behovet for å endre personalpresentasjoner og enhetspresentasjoner.
  • Vurder også andre nettsider.

Post

  • Enheten må vurder behov for endringer i postadressene.

Telefoni

  • Enheten må informere telefonsentralen om endringer.
  • Når du bytter arbeidsplass skal du normalt ha med deg ditt telefonnummer. Unntak er hvis nummeret er knyttet opp mot en funksjon. Hvis du har en SIP basert telefon (Polycom eller Cisco) kan du ta med deg denne og koble den til på ny arbeidsplass. Hvis det ikke har vært IP-telefon i nettverksuttaket tidligere, må det antakelig klargjøres for dette. Kontakt lokal IT ansvarlig og / eller telefontjenesten hvis du er usikker eller trenger hjelp til dette. Les mer om telefoni ved UiO.
  • Mobiltelefon: Dekker enheten utgifter for mobiltelefon og får faktura direkte fra leverandør via samlefaktura, må disse endres.
Publisert 3. okt. 2013 12:02 - Sist endret 10. jan. 2017 10:56