Stedkoder, organisasjonsenheter og organisasjonsnummer


Oversikt

  • Som offentlig virksomhet er Universitetet i Oslo tildelt eget organisasjonsnummer i Enhetsregisteret.
  • En stedkode er en sekssifret unik kode som angir alle formelle enheter i UiOs organisasjonsstruktur. Alle stedkoder er bygget på en eller flere organisasjonsenheter.
  • UiOs lønns- og personalsystem SAPUiO er autoritativ kilde for stedkodedataene og UiOs organisasjonsstruktur. Ansvarlig for denne strukturen er Avdeling for administrativ støtte.
  • Ved spørsmål knyttet til stedkoder, kontakt din lokale personalkonsulent.

UiOs organisasjonsnummer

  • Juridisk organisasjonsnummer: 971 035 854
  • Bedriftsnummer: 974 716 860
  • D-U-N-S-nummer: 730 373 198

Organisasjonsenheter og stedkoder

  • UiOs organisasjon er bygget opp av organisasjonsenheter. Alle enheter er altså en organisasjonsenhet, og har et unikt åttesifret organisasjonsenhetsnummer. De fleste enheter har egne stedkoder, men noen organisasjonsenheter deler stedkode.
  • En enhet behøver egen stedkode dersom den skal ha:
    • eget kostnadssted
    • egen enhetspresentasjon på UiOs nettsider
    • egen post- eller besøksadresse
    • eget akronym, kort- eller langnavn (organisasjonsenheter tillater bare en navnebetegnelse)
  • Organisasjonsenheter kan ha egne ledere og egne anvisere uavhengig av om de har egne stedkoder.
  • Merk: Dersom organisasjonsenheter deler stedkode, er det særlig viktig å oppgi korrekt organisasjonsenhetsnummer når bestillinger om endring av arbeidssted sendes til Seksjon for lønn.
  • SAPUiO eksporterer ikke data om organisasjonsenheter til Cerebrum, kun om stedkoder.

Gyldige stedkoder og organisasjonsenhetsnumre

Komplett liste over gyldige organisasjonsenheter ved UiO (excel)

Listen er oppdatert 19. juli 2017 og inneholder en komplett oversikt over aktive enheter ved UiO, med navn, adresser og bruksområder for hver enhet.

Lokale stedkodeoversikter

Følgende enheter har lokale stedkodeoversikter:

Krav til en stedkode

En stedkode skal avspeile UiOs organisasjonsstruktur, det vil si at en stedkode skal være knyttet til en leder og ansatte. Som hovedregel skal det også være et 1:1 forhold mellom stedkoden og organisasjonsenheten den er knyttet til.

Stedkoden skal ha følgende dataelementer:

  • Betegnelse (navn på enheten)
    • Akronym (inntil 10 tegn)
    • Kortnavn (inntil 20 tegn)
    • Navn (inntil 40 tegn)
    • Langnavn (inntil 120 tegn) – offisielt navn

Disse betegnelsene skal angis på bokmål, nynorsk og engelsk. Akronymene bør være entydige innenfor UiO, og minst innenfor egen enhet. Navnene benyttes av flere IT-systemer og framkommer på forskjellige måter. Det er ikke nødvendig å angi overordnet enhet i navnet.

  • Én besøks- og én postadresse
    Det er ikke mulig å ha flere adresser knyttet til en stedkode.
  • Informasjon om kontaktpunkter
    • Telefon: til resepsjon eller lignende
    • Faks: felles for enheten
    • E-post: felles postmottak for enheten
    • URL: for enheten

I tillegg kan stedkoden være et arkivsted i ePhorte, og dette angis ved opprettelsen av stedkoden.

Søknad om opprettelse, endring eller avslutning av stedkoder og enheter

  • Før du sender en søknad, sett deg inn i krav til en stedkode.
  • Større organisatoriske omlegginger er underlagt rammeverket for organisasjonsendringer. Dersom du er usikker på om planlagte endringer skal håndteres som et organisasjonsendringsprosjekt, ta kontakt med systemeier for organisasjonsendringer.
  • For søknad om opprettelse, endring eller avslutning av enkelvise stedkoder benyttes eget nettskjema.
  • Søknad om stedkoder må sendes inn i god tid før den er forventet å være aktiv. Det samme gjelder avgrensing av stedkoder.
  • Når stedkoder skal avgrenses, må enheten selv sørge for at det ikke ligger økonomiske bindinger til stedkoden. Stedkodene kan kun avgrenses pr 31.12.ÅÅÅÅ.
  • Ved opprettelse, endring og nedleggelse av enheter bør det også vurderes om endringer til attestantpooler eller ansvarsområder for e-bilag må til.