Assosierte brukere/gjester i SAPUiO

Forutsetninger

Status som assosiert bruker i SAPUiO gis kun til personer som ikke skal motta månedslønn eller bilagslønn.

• For personer som etter hvert skal motta månedslønn kontaktes personalkonsulent ansvarlig for lokal enhet for videre saksbehandling.
• For personer som etter hvert skal motta timelønn, men som av ulike årsaker trenger tilgang til UiOs infrastruktur så raskt som mulig, sendes kopi av kontrakten (se avtalemaler) direkte til ansvarlig fakultetsgruppe i Lønningsseksjonen for registrering.

Søknad

• Kontaktpersonen på enheten må fylle ut søknadsskjema (nettskjema) om gjestestatus.
• Ved registrering av mange brukere (>9) på en gang, kan skjemaet for masseregistrering (excel) brukes. Merk: Skjemaet må ikke sendes på e-post, men lastes opp på tildelt Vortex-område. Les bruksanvisningen i excel-filen. Hvis du trenger hjelp med skjemaet, ta kontakt med sapuio-hjelp@admin.uio.no.

Gjesteroller 

• Emeritus - vitenskapelig ansatte som har gått av med pensjon, men som forsatt har kontor m.m. ved UiO. Samt T/A ansatte som er gått av med pensjon og som enheten mener fortsatt bør ha tilgang. Det gjelder selv om vedkommende har aktiv bruker (benyttes også i Frida-sammenheng).
• Gjesteforsker - forskere som ikke lønnes som månedslønnet ved UiO, men som skal ha tilgang til infrastruktur som kontor m.m. Benyttes også for personer som trenger tilgang til Frida.
• Ekstern konsulent * - personer som UiO ikke lønner direkte, typisk vikar fra vikarbyrå, konsulenter etc.
• Attestant HR-Portal - personer som ikke er fast ansatt ved UiO,men som skal ha en saksbehandler rolle, attestant i HR-Portalen.
• Ekstern partner - personer som ikke er lønnet av UiO, typisk styremedlemmer og personer som kun skal registeres i Frida med en UiO-tilknyttning.
• Innkjøper * - personer som ikke er fast ansatt ved UiO, men som skal få bruker i innkjøpssystemet.

* Merk: Rollene innkjøper og ekstern konsulent får ikke adgang til ePhorte.

IT-reglement for personer som verken er ansatt eller student ved UiO

• Personer som ikke er tilsatte eller studenter ved Universitetet i Oslo, eller har tilgang til UiOs ressurser gjennom institusjonelle avtaler, kan få tilgang til UiOs ressurser, f.eks. IT-tjenester, dersom dette er viktig for UiOs virksomhet.
• Det er altså Universitetet i Oslos behov og ikke personens behov som avgjør om slik tilgang skal gis. Begrepet viktig inneholder betydelig faglig skjønn, og det er derfor delegert til øverste faglige myndighet ved enhetene (institutt ved institutter og fakultetsdivisjoner) å utøve dette skjønnet eller avgjøre hvem som skal gjøre det i hvert tilfelle.
• Eksempler på personer som kan omfattes av reglene, er de som er IT-ansvarlige for UiOs ansatte, som utfører forskning eller forskningstjenester som daglig benyttes av flere av UiOs ansatte, som utfører undervisningstjenester utover et fåtall timer, f.eks. som hovedveileder for en doktorgradsstudent ved UiO eller som ansvarlig for en kurs- eller forelesningsserie.
• Personer som ønsker tilgang til UiOs ressurser skal ta kontakt med vedkommendes institutt/fakultetsdivisjon. Enheten vil så søke på vegne av den ansatte.
• Før man trykker på send og sender inn skjemaet elektronisk til OPA, skal enheten ta en utskrift av skjemaet, og få de nødvendige signaturer fra bruker og ansvarlig ved enheten. Dette skriftelige skjemaet skal oppbevares lokalt på enheten.
• OPA vil ta kontakt med oppgitt kontaktperson når personen er registrert i SAPUiO.
• Instituttleders vurdering og konklusjon i relasjon til reglene ovenfor skal påføres og søknaden skal oppbevares ved instituttet/fakultetsdivisjonen som dokumentasjon.
• Tilgang til UiOs IT-ressurser som assosiert bruker gis for tidsrom på 2 år. Søknadsskjema og reglement finnes nedenfor.