Utgiftsrefusjoner

Forhåndsbetalte utgifter

Dette gjelder for eksempel konferanseavgifter, flybilletter og hoteller. Slike refusjoner skal alltid utbetales som reiseforskudd. Se siden om reiseforskudd.
 

Registrering av refusjoner i HR-Portalen

Valg av "skjema" for refusjon i HR-portalen styrer hvilke utgiftstyper som er tilgjengelig. For eksempel må hotellutgifter føres som del av en reise, skjemaet for utgiftsrefusjon har ikke dette valget. Se veiledningen for HR-portalen.

Utgiftstypene er igjen knyttet til ulike regnskapskonti, det er derfor viktig å velge korrekt skjema. Attestanter bør være spesielt oppmerksom på dette når de vurderer bilag.

Koblingen mellom utgiftstyper, skjemavalg og regnskapskonti (ods) er satt opp i et eget regneark.
 

Krav til kvitteringer og dokumentasjon

UiO aksepterer i utgangspunktet kun originalkvitteringer. Les mer om krav til kvitteringer.
 

Refusjon av fri avis 

Ved dekning av private avisabonnement (som skal fordelsbeskattes), må de også kreves refundert på papirskjema. 
 

Kontering av refusjoner som registreres i HR-Portalen

Koblingen mellom utgiftstyper, skjemavalg og regnskapskonti (ods) er satt opp i et eget regneark. 
 

Kontering av refusjoner som ikke registreres i HR-Portalen

6800 Kontorrekvisita  (kan brukes både for kontor- og datarekvisita)
6846 Aviser, tidsskrifter, bøker og liknende - ikke bibliotek
6863 Kurs og konferanser
7191 Reisekostnader  -  Kontoen kan benyttes til alle refusjoner ifm reiser.
7351 Representasjon og bevertning på møter (husk deltakerliste ved representasjon)
7190 Refusjoner (diverse)
Teknisk-vitenskaplig utstyr Kjøp av slikt utstyr skal ikke gjøres av privatpersoner.  Slike kjøp skal følge innkjøpsrutinene og typisk belastes konto 6539 Teknisk/Vitenskaplig utstyr - Driftskjøp
IKT-utstyr Kjøp av slikt utstyr skal ikke gjøres av privatpersoner. Slike kjøp skal følge innkjøpsrutinene og belastes artskonto 1280-1289, avhengig av innkjøpet - f.eks. 1282 Servere og nettverksutstyr.