Leders ansvar for oppfølging av sykefravær

1. Hold løpende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.
2. Avklar:
   • Forventet sykeperiode
   • Sykmeldtes funksjonsevne
   • Behov for tilrettelegging
   • Mulighet for reduksjon/behov for økning av sykmeldingsprosenten

1. Hvis den sykmeldte ikke selv kan gjøre dette, registrer sykefravær i HR-portalen.
2. Kontroller og godkjenn sykefraværet i HR-portalen:
   • Rutiner for egenmelding
   • Rutiner for sykmelding
   • Rutiner for feriesøknader ved sykdom

Inviter den sykmeldte til en samtale (møte/telefon) og utarbeid i felleskap en oppfølgingsplan. Planen skal inneholde:

• Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne
• Avklaring hvorvidt sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen
• Vurdering av tilrettelegging, gradert sykmelding (nav.no) og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomføre
• Dato for neste møte og mål som skal oppnås i mellomtiden

Ressurser:

• Oppfølgingsplan ved sykmelding - NAV 25-02.01 (nav.no)
• UiOs organisasjonsnummer (kreves i oppfølgingsplanen)
• Tidligere oppfølging av sykmeldte (pdf) (arbeidstilsynet.no)
• En samtale om arbeidsmuligheter (pdf) (nav.no)

1. Send kopi av oppfølgingsplan til sykmelder.
2. Arkiver oppfølgingsplan i personalmappen til sykmeldt  i ePhorte, jf. personalrutine for oppfølgingsplan.

Innkall den (helt eller delvis) sykmeldte til et dialogmøte  for å evaluere oppfølgingsplanen og evt. finne nye løsninger som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid.

Unntak fra å avholde dialogmøte foreligger:

• når sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak.
• ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid.

Deltakere i tillegg til leder og sykmeldt:

• Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT)
• Sykmelder, med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke ansees som hensiktsmessig
• Evt. tredjepart etter arbeidstakers ønske, f.eks. tillitsvalgt, verneombud

Ressurser:

• Sjekkliste for dialogmøte i regi av arbeidsgiver (pdf) (nav.no) -  veileder i forberedelse, gjennomføring og oppfølging av dialogmøtet 
• Forebygging og oppfølging - to sider av samme sak (pdf) (arbeidstilsynet.no) - oversikt over mulige tilretteleggingstiltak

Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder.

1. Send Rapport om oppfølging av sykmeldt arbeidstaker - NAV 25-02.03 (nav.no) og oppdatert Oppfølgingsplan ved sykmelding - NAV 25-02.01 (nav.no) til NAV.
   Merk: Arbeidsgiver plikter å sende denne dokumentasjonen uoppfordret til NAV innen fristen. Ved forsømmelser blir arbeidsgiver bøtelagt (nav.no).
2. Arkiver rapport og oppdatert oppfølgingsplan i personalmappen til sykmeldt  i ePhorte, jf. personalrutine for rapportering dialogmøte.

NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (nærmeste leder) og sykmelder til dialogmøte 2:

• Sykmeldt arbeidstaker (hvis det er medisinsk forsvarlig) og du som representant for arbeidsgiver har møteplikt.
• Ved behov kan også Enhet for bedriftshelsetjeneste innkalles.
• Tema er evaluering av oppfølgingsplanen og ikke prøvde muligheter for løsninger på arbeidsplassen.
• Ved behov kan også rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV diskuteres.

1. Revidert oppfølgingsplan skal sendes NAV senest én uke før møtet. Planen skal vise hvilke  virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.
   Merk: Arbeidsgiver plikter å sende denne dokumentasjonen uoppfordret til NAV innen fristen. Ved forsømmelser blir arbeidsgiver bøtelagt (nav.no).
2. Arkiver oppdatert oppfølgingsplan i personalmappen til sykmeldt  i ePhorte, jf. personalrutine for oppfølgingsplan.

• Ved rundt 7 måneders fravær sender Fraværsgruppen i Lønningsseksjonen brev med informasjon om maksdato og uføreytelser til den sykmeldte.
• Du som nærmeste leder avklarer med sykmeldt:
  • Forhold som kan påvirke maksdatoen, som ferieavvikling under sykmelding og evt. friskmeldingsperioder
  • Eventuell søknad om uførepensjon fra SPK/NAV og uførepermisjon fra UiO skulle arbeidstaker forbli syk over ett år. Ansvaret for å søke om uførepensjon og -permisjon ligger imidlertid hos den sykmeldte og sykmelder.
• Ved rundt 10 måneders fravær sender Fraværsgruppen brev med endelig maksdato til den sykmeldte.

1. Gi tilbakemelding til Fraværsgruppen om forhold som kan påvirke maksdatoen, jf. personalrutine for tilbakemelding - maksdato.
2. Evt. søke om unntak fra arbeidsgiverperioden ved langvarig/kronisk sykdom, jf. personalrutine for søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden

• Avklar om det er behov for fysisk og/eller organisatorisk tilrettelegging etter gjeninntredelse i stillingen.
• Så lenge det er behov for det ha jevnlige møter med den friskmeldte for raskt å kunne forebygge evt. nytt fravær.

Ressurser:

• Tilbake på jobb (jobbforhelsa.no)

1. Informer Fraværsgruppen om arbeidstakerens friskmelding og gjeninntredelse, jf. personalrutine for friskmelding.
2. Fraværsgruppen kansellerer evt. søknad om uførepensjon til SPK.

Den sykmeldtes rett til sykepenger opphører, utbetalinger fra UiO stoppes og avløses av andre ytelser iht. utfallet av innsendte søknader til SPK/NAV, se Syk over ett år.

• Innvilg uførepermisjon fra stillingen ved UiO uten lønn i inntil ett år.
• Hold jevnlig kontakt med medarbeideren for å vise omsorg og følge utviklingen.

Arkiver søknad og innvilgelse av uførepermisjon i personalmappen til medarbeider i ePhorte, jf. personalrutine for søknad om permsijon ved uførepensjon.