Mottak av nyansatte ved UV

Nærmeste leder har ansvaret for at nye medarbeidere får den nødvendige innføring og opplæring. Under følger en kort fremstilling av hva som må tilrettelegges og følges opp.


Forberedelse/før tiltredelse

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar

I god tid før oppstart

(min 3 md. før)
Personal

Registrere arbeidsavtale o.a.

Informere leder når avtalen er registrert i SAP.
3-4 uker før oppstart Nærmeste leder Velkomstepost/telefon

Ta kontakt raskt etter signert avtale for å:

  • Ønske nyansatt velkommen, avtale tid og sted for oppmøte første dag 
  • Avklare ev. behov for mobil, spesielle behov etc.
  • Informere de øvrige medarbeiderne om ansettelsen
3-4 uker før oppstart Nærmeste leder Opplæringsbehov, påmelding kurs, invitasjon sosiale aktiviteter
  • Kartlegge opplæringsbehov så tidlig som mulig
  • Melde på til relevante kurs før tiltredelse (for eksempel introduksjonskurs)
  • Invitasjon til ev. sosiale aktiviteter før tiltredelse

2-3 uker før oppstart

Nærmeste leder Bestilling av mobil
  • Bestilling i Unit 4 ERP
  • Avklare om portering til UiO
1-2 uker før oppstart Nærmeste leder/IT Klargjøre arbeidsplassen
  • Rengjøring
  • Sørge for at telefon, datautstyr, nettilknytning og annet nødvendig utstyr er på plass fra første dag.
  • Informasjonsmateriell, ev. annen relevant dokumentasjon, div. kontorrekvisita
  • Navneskilt og nøkler til kontor
  • Posthylle
  • Bestille blomst i Unit 4 ERP til startdato
1 uke før oppstart Nærmeste leder Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen
  • Frigjøre tid for de som skal delta i introduksjonsfasen
  • Utpeke en fadder (samt backup) 
  • Avklare hvem som skal stå for opplæringen
1-3 dager før oppstart Nærmeste leder

Brukernavn/brukerkonto

  • Opprettes så snart arbeidskontrakten er registrert i SAP
  • Send e-post til it-support@uio.no
1-3 dager før oppstart Nærmeste leder Tilgang administrative systemer

Sende inn bestilling, se oversikt.

(husk særskilt for ledere; BDM-innmelding og kurs)

Tiltredelsesdagen

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar
Dag 1 Nærmeste leder (ev. fadder) Mottak, velkomst, tildeling av arbeidsplass
  • Samtale med gjennomgang av ledelsesstruktur, organisasjonsstruktur, og nyttig informasjon på nettsidene Ny ved UiO
  • Informere om fadder 
  • Vise den ansatte sin arbeidsplass
  • Utlevere nøkler
  • Merk: Om tiltredelsesdag endres på kort varsel må personal få beskjed: personal@uv.uio.no  
Dag 1 Nærmeste leder/IT

Brukernavn og passord

  • Utleveres til den ansatte av lokal IT
  • Tilgang printer – husk å teste
Dag 1-2 Nærmeste leder/IT Tilgang til systemer og e-postlister
  • Tilgang til systemer relevant for stillingen
  • Innmelding i ulike e-postlister
Dag 1-2 Nærmeste leder Adgangskort
  • Aktivere brukernavn og passord. Nærmeste leder sender e-post til Vaktsentralen vaktalarm@admin.uio.no med melding om hvilke hus/etasjer/rom den nyansatte skal ha tilgang til
  • Oppsøk SiO-kortsenter i Kristian Ottosens hus ved Akademika for foto og tildeling av adgangskort
Dag 1-2 Nærmeste leder

Parkering 

Avklare om ansatte behøver dette og bistå med bestilling om det trengs, parkeringsapp. Apcoa Flow, se nettside 

Dag 1-2 Nærmeste leder/ev. fagansvarlig Gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling og arbeidsform

Oversikt over konkrete arbeidsoppgaver så tidlig som mulig for å komme raskt i gang.

Dag 1-2

Nærmeste leder/fadder

Hilserunde

Hilserunde i egen enhet bør skje første dagen.

  • Nærmeste leder introduserer den nyansatte for de nærmeste kollegaene
  • Øvrig introduksjon kan overlates til fadder.
  • Hilserunde i andre enheter tas etter behov
Dag 1-2

Nærmeste leder/fadder

Omvisning i eget bygg
  • Posthylle, kopimaskin, printere, pauseareal, spisested, rekvisitalager, viktige møterom, toaletter etc. 
  • Rutine ved brannalarm, rømningsveier og brannslukningsmateriell
  • Auditorier, undervisningsrom, kantine etc.
  • UiO-ansattkort, info og bilde til nettsiden

De første ukene

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar
Uke 1 Nærmeste leder/ev. fagansvarlig

Nærmere innføring i arbeidsoppgaver

  • For adm. personell: særlig vekt på saksbehandlings- og arkivrutiner.
  • Opplæring ephorte/Digital postkasse
  • Viktig at den ansatte får oversikt over arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til å påvirke arbeidet
Uke 1

Nærmeste leder/personal

Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomføre faglig veiledning, opplæring og tilbakemelding under prøvetiden

Informasjon om rettigheter og plikter:

  • Lønnsutbetaling
  • Egenmelding/ sykemeldingsrutiner og Statens pensjonskasse
  • Ferieavvikling og annet fravær
Uke 1 Personal

Opplæring selvbetjeningsportalen

Uke 1-2 

Fadder/backup

Daglig sosial oppfølging, informasjon om formelle og uformelle regler

Ta gjerne personlig kontakt hver dag de første par ukene, spise lunsj sammen o.l.

Uke 2

Fadder/backup

Omvisning på campus

Helga Eng, Niels Henrik Abel, Forskningsparken, Lucy Smith (LOS), Fredrikke (SiO/idrettsarealer mm), Kristian Ottosen (SiO/Akademika/ Helsetjenesten), Georg Sverdrup (UB)
Uke 2-3

Nærmeste leder/personal

  • Innføring i: arbeidsmiljø-forhold, sikkerhetsrutiner, verneombuds-ordningen, tjenestemanns-organisasjonene
  • Varslingssystem
  • Etiske retningslinjer og trakassering

Nærmeste leder får støtte av personal og/eller HMS-koordinator ved behov

De første 6 månedene

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar
Etter ca 2 md. og 4 md. Nærmeste leder

Oppfølgingssamtaler med den nyansatte

 

  • Avtale tidspunkt for dette i begynnelsen av tilsettingsforholdet, og sett av god tid til samtalene.
  • Etter avholdt møte sender leder e-post til den ansatte med en kort oppsummering
  • Se prøvetidsbestemmelsene
Etter ca 2, 3 og 5 md. Nærmeste leder Tiltak/formelle møter dersom den nyansatte ikke fungerer Dersom adgang til å benytte oppsigelse etter prøvetidsbestemmelsene skal vurderes, må fakultetets ledelse kontaktes for bistand så tidlig som mulig.

 

Publisert 27. okt. 2020 15:30 - Sist endret 1. mars 2024 12:16