Rekruttering av medarbeidere

UiOs rekrutteringspolitikk

Viktige forhold for god rekruttering til UiO er blant annet:

• Rekruttere medarbeidere med kompetanse på det nivå arbeidsoppgaver skal utføres, og med de krav som stilles.

• Legge til rette for at rekrutteringsprosessen gjennomføres profesjonelt og effektivt og forholder seg til de sentrale og lokale retningslinjer som gjelder for denne type saker.

• Legge til rette for at det gjennomføres saklige og grundige vurderinger gjennom hele prosessen, og at søkerne skal ha en positiv opplevelse av UiO også om de ikke når opp i konkurransen.

Les mer om UiOs rekrutteringspolitikk
 

Sentral rekrutteringspott

Universitetsstyret har bevilget 5 mill. kroner årlig fra 2012 til en sentral strategisk rekrutteringspott. Ordningen er et prøveprosjekt og har som formål å styrke strategisk rekruttering til vitenskapelige stillinger.

Les mer om tildelingskriterier og søknadsprosessen
 

Regelverk

Rekruttering i statlige virksomheter medfører sterkt regelstyrte prosesser. Det er mange aktører i rekrutteringsprosessen, og det er viktig å kjenne til roller og ansvar til de ulike aktørene. Dette gjelder administrasjonen, ledere, tilsattes representanter, tilsettingsorganer og andre.

En oversikt over det grunnleggende regelverket finner du i UiOs personalhåndbok
 

Rekrutteringsprosessen

Det er utarbeidet en oversikt over rekrutteringsprosessen.  Oversikten skal bidra til å profesjonalisere og effektivisere arbeidet med tilsetting av nye medarbeidere og fungere som en veileder for personalkonsulentene.

Rekrutteringsprosessen er delt inn i seks faser:

1. Planlegging
2. Tiltrekning
3. Utvelgelse
4. Innstilling
5. Tilsetting
6. Introduksjon

Under de enkelte fasene i rekrutteringsprosessen finner du beskrivelser av sentrale forhold vi som statlig arbeidsgiver må forholde oss til.
 

1. Planlegging

En god og riktig planlegging vil både kunne effektivisere prosessen og bidra til at regler i forbindelse med saksbehandling overholdes. En stikkordsmessig oversikt over alle aktiviteter som skal utføres, samt hvem som har ansvaret for de enkelte delene finner du i skjemaet Tids- og aktivitetsplan for rekrutteringsprosessen (ikke ferdig utarbeidet).

• Det må også tas stilling til om man ønsker å benytte et rekrutteringsbyrå til å bistå i hele eller deler av rekrutteringsprosessen.

• Utarbeidelse av stillingsbeskrivelsen med kompetansekrav vil være utgangspunktet for de øvrige fasene i prosessen.

• Nærmere beskrivelser, tips og verktøy i forbindelse med det konkrete arbeidet finner du under de forskjellige fasene.
   

2. Tiltrekning

For å få den beste kandidaten til stillingen, må utlysningsteksten både innholdsmessig og språklig kommunisere godt med potensielle søkere.
Som statlig institusjon er det visse minimumskrav som gjelder for offentliggjøring av stillinger, jf. tjenestemannslovens bestemmelser.

Det vil normalt være tilstrekkelig med annonsering på egne nettsider og i NAVs stillingsbaser for å tilfredsstille minimumskravet om offentlig kunngjøring.

Vitenskapelige stillinger ved UiO kunngjøres på den europeiske mobilitetsportalen for forskere EURAXESS. I tillegg kan det være nødvendig å annonsere i fagtidsskrifter, på nettsidene til ulike utdanningsinstitutsjoner i inn- og utland og andre nettverk. Aktivt søk kan ha avgjørende betydning for rekrutteringen.

For noen typer stillinger, som lederstillinger og spesialiststillinger, kan det være aktuelt å engasjere et rekrutteringsbyrå til å søke etter kandidater.

Les mer om jobb ved UiO.
 

3. Utvelgelse

Utvelgelse er en tidkrevende prosess hvor kandidatenes faglige/formelle kompetanse, erfaringskompetanse og personlige egnethet for stillingen skal vurderes opp mot de kompetansekrav som på forhånd er definert i stillingsbeskrivelsen.

Det bør så rask som mulig avklares om det har meldt seg et tilstrekkelig antall søkere med de kvalifikasjoner man er ute etter. Er søkergrunnlaget for lite eller kvalifikasjonsgrunnlaget ikke godt nok, må det vurderes om man skal prøve å få flere søkere til å melde seg, eller om rekrutteringsprosessen skal stanses og vurderes på nytt.

Innstillende myndighet vurderer søkerne på bakgrunn av CV og søknad med tilhørende dokumentasjon.

Søknader til vitenskapelige stillinger vurderes av oppnevnte sakkyndige, som gir sin anbefaling overfor innstillingsmyndigheten. 

Videre baserer utvelgelse seg på inntrykk fra intervju og referanseintervju og eventuelle tester, for forsknings- og undervisningsstillinger for eksempel prøveforelesning.

Intervjuet kan i mange tilfeller være avgjørende for om kandidaten takker ja til stillingen. Det er derfor av stor betydning at intervjuet gjennomføres på en profesjonell måte.

For å sikre ledere denne kompetansen, tilbyr UiO kurs i rekruttering og intervjuteknikk.
 

4. Innstilling

Etter at intervjuer og referanseintervjuer er gjennomført, lages det en innstilling. Innstillingen er hovedgrunnlaget for tilsettingsorganets vurderinger før vedtak fattes. Selve innstillingen lages på grunnlag av en helhetlig vurdering av stillingsbeskrivelse, søknader med vedlegg, sakkyndig vurdering for vitenskapelige stillinger, intervjuet og referansesjekk.

Som dokument kan arbeidet med innstillingen starte tidlig i prosessen, blant annet ved å legge inn søkeropplysninger, kompetansekrav og opplysninger om stillingen.

For innstillende myndighet vil det også være viktig å dokumentere at det er tatt ulike hensyn i rekrutteringsprosessen. Det gjelder likestillingshensyn, hensyn til søkere med redusert funksjonsevne, søkere med innvandrerbakgrunn og søkere som er overtallige. Dette kommenteres i et eget punkt i innstillingen.

Det skal ikke føres argumentasjon som er diskriminerende med hensyn til alder, helse, politisk syn, etnisitet mv. og som medfører at søkere ikke blir ansett som kvalifisert.

Mer informasjon om innstilling til teknisk-administrative stillinger
 

5. Tilsetting

Forberedelsesfasen er avsluttet når innstillingen er ferdig behandlet og overlates til tilsettingsmyndigheten. Det er tilsettingsmyndigheten som skal avslutte eller foreta vedtak i tilsettingssak, med mindre saken blir stanset av administrasjonen eller innstillingsmyndigheten.

I Intern personalhåndbok finnes det informasjon om hvordan en tilsettingssak blir behandlet; fra innstillende myndighet har oversendt sin innstilling og til en medarbeider har mottatt tilbud fra UiO. I tillegg sies det noe om hvordan en eventuell uenighet mellom innstillende myndighet og tilsettingsorgan håndteres og hva som skjer ved en "mindretallsanke".

En tilsettingsprosess bør evalueres til slutt for å fange opp forbedringringsmuligheter. Les mer om evaluering
 

6. Introduksjon

Straks tilsettingsvedtaket er klart, tar nærmeste overordnede leder ved enheten skriftlig eller muntlig kontakt med den nytilsatte og ønsker velkommen. Tiltredelsesdato og eventuelt andre praktiske spørsmål bør tas opp for snarlig avklaring.

Introduksjonen er en læreprosess som skal gjøre det lettere for den nytilsatte å sette seg inn i sin stilling. Introduksjonsprogrammet skal skape gjensidig tillit og formidle nødvendig kunnskap og innsikt om det arbeidet som skal utføres. 

Se også  Mottak av nyansatt og Ny ved UiO.

Introduksjonsperioden er et svært viktig ledd i rekrutteringsprosessen. Da legges mye av grunnlaget for at den nye UiO-tilsatte skal kunne bli en ressurs for institusjonen. Vi legger mye arbeid i kunngjøringer og vurderinger av søkere, og det er viktig at dette arbeidet følges opp.