Jeg er leder/saksbehandler

Dersom du er ansatt i en administrativ stilling ved UiO er sjansen stor for at du behandler personopplysninger. Her finner du informasjon om hva du må tenke på for å ivareta personvernet i saksbehandlingen.

Administrative ledere

Administrative ledere for saksbehandling har ansvaret for enkelte personvernoppgaver ved behandling av personopplysninger. Dette gjelder administrative ledere både på sentralt nivå og ved grunnenhetene.

Hvilket ansvar for personvernet har administrative ledere for saksbehandling?

Personvernansvaret til administrative ledere for saksbehandling ved UiO (sentralt og ved grunnenhetene) omfatter følgende oppgaver:

Saksbehandler

Saksbehandleren er den som er bruker av et system slik som for eksempel studie- og eksamenskonsulenten er i FS (Felles Studentsystem). Saksbehandlere har et selvstendig ansvar når de håndterer personopplysninger elektronisk eller manuelt. Dette gjelder saksbehandlere både på sentralt nivå og ved grunnenhetene.

Saksbehandlere oppfordres til å ta kontakt med sin nærmeste leder for å få råd og veiledning om hvordan de skal ivareta sine personvernoppgaver. 

Hvilket ansvar for personvernet har saksbehandlere?

  • sørge for tilfredsstillende datakvalitet på personopplysninger som behandles i saksbehandlingen (tilstrekkelige og relevante, korrekte og oppdaterte)
  • følge etablerte rutiner og retningslinjer på din enhet og interne regler for UiO. Spør din nærmeste leder hvis du ikke finner dette.
  • melde inn behov for opplæring i rutiner og retningslinjer til din nærmeste leder
  • melde inn avvik

Særlig om personvern for opplysninger hentet fra FS  

Personopplysninger om studenter ved UiO er samlet inn til bruk for studieadministrative formål i Felles Studentsystem (FS). Det er utarbeidet klare rutiner for hvordan uttrekk av studentopplysninger fra FS skal behandles.  

Det er også utarbeidet retningslinjer for aktører som ønsker å utføre undersøkelser blant studenter.

Avdeling for fagstøtte (AF) behandler henvendelser om

Avdeling for personalstøtte (AP) behandler henvendelser om innsyn i og utlevering av personopplysninger om ansatte ved UiO. Skriv til ap-post@admin.uio.no.

Særlig om personvern for opplysninger hentet fra lønns- og personalsystemet og økonomisystemene

De som har en rolle i lønns- og personalsystemet og økonomisystemene må ha et bevisst forhold til hvordan de behandler opplysninger som omhandles andres privatliv. Derfor er det utarbeidet retningslinjer for behandling av personopplysninger fra lønns- og personalsystemet og økonomisystemene.

Her er noen av de viktigste punktene:​​​​​​

  • Bruk pullprint-løsningen der den er tilgjengelig. Da blir ikke utskrifter med potensielt personsensitiv informasjon liggende på kopirommet. I tillegg sparer du miljøet.
  • Lås inn dokumenter som inneholder personopplysninger - ikke la dette bli liggende på pulten når du går hjem.
  • Ikke send sensitive personopplysninger som personnummer og bankkontonummer på e-post. Bruk heller tilgangsregulerte områder i Vortex.
  • Bruk ansattnummer fremfor personnummer der det er mulig.
  • Ikke lagre dokumenter på hjemmeområde eller ukrypterte minnepinner.​ Bruk fellesområder der få andre har tilgang.
  • Husk alltid å låse eller logge av PC-en når du forlater den.
  • Din bruker i systemene er personlig og skal aldri deles med andre.
  • Hold passordene dine hemmelig.

Last ned oppslag med disse tipsene (pdf).

Spørsmål?

Ta kontakt hvis du har spørsmål om personvern som saksbehandler/leder.

Publisert 14. nov. 2016 12:35 - Sist endret 20. feb. 2017 14:24