Personvernombudet ved UiO

UiO har et uavhengig personvernombud som blant annet har i oppgave å ivareta personverninteressene til ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester og respondenter eller informanter i forskningsprosjekter.

Personvernombudet kan bistå enkeltpersoner (ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester og respondenter eller informanter i forskningsprosjekter) som mener at UiO behandler deres personopplysninger på urettmessige eller ulovlige måter.

Personvernombud for administrative behandlinger

UiO har et personvernombud som ivaretar personverninteressene både til UiO sine studenter og ansatte. Ordningen er tilrettelagt og administrert av Datatilsynet.

Selv om personvernombudet er ansatt ved UiO har det en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når den utfører sin rolle som ombud.

Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiO er Morten Opsal. Personvernombudet kan nås via e-post: personvernombud@uio.no

Oppgavene til personvernombudet er spesifisert i vedtak fra Datatilsynet og kan sammenfattes i følgende hovedpunkter:

  • Bistå UiO med råd og veiledning i deres behandling av personopplysninger og påpeke eventuelle brudd på regelverket dersom dette oppdages.
  • Bistå Datatilsynet i deres kontakt med UiO.
  • Bistå enkeltpersoner som er registrert med personopplysninger hos UiO med å ivareta deres rettigheter.

Personvernombudet skal se etter at UiO følger reglene på dette området. Har du spørsmål eller f.eks. ønsker innsyn i hva som er registrert om deg, skal du henvende deg direkte til behandlingsansvarlig: behandlingsansvarlig@uio.no. Personvernombudet skal imidlertid yte bistand og svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med en slik henvendelse, dersom dette er ønskelig.

Personvernombud for forskning

UiO har oppnevnt NSD som institusjonens personvernombud innenfor forskning. Student- og forskningsprosjekter som behandler personopplysninger elektronisk og som ikke er innenfor medisinsk eller helsefaglig forskning, skal meldes til Norsk senter for forskningsdata (NSD). Det samme gjelder manuell behandling av personopplysninger hvis disse skal inngå i et personregister.

Hvordan melde et forskningsprosjekt?

Personvernombudet (NSD) har utarbeidet et skjema som skal benyttes ved melding av (nye) forsknings- og studentprosjekt. Det er viktig at alle prosjekter som behandler personopplysninger meldes inn. Skjemaet skal benyttes både for meldepliktige og konsesjonspliktige forsknings- og studentprosjekt.

Meldeskjemaet er lagt ut på NSDs hjemmeside. I menyen til venstre på denne nettsiden finner du også en nyttig veiledning til meldeskjemaet.

Hvem skal fylle ut meldeskjemaet?

Meldeskjemaet skal fylles ut av den som skal gjennomføre prosjektet hvor personopplysninger behandles.

Når må et prosjekt meldes?

Alle forsknings- og studentprosjekt som innebærer behandling av personopplysninger skal meldes. Prosjektet skal meldes senest 30 dager før datainnsamlingen skal starte.

Dersom det foretas endringer i prosjektopplegget i forhold til de opplysninger som ligger til grunn for personvernombudets vurderinger, skal det sendes ny melding. Endringene føres i et eget endringsskjema.

En endring i Personopplysningsforskriften (§ 7-27) har utvidet unntaket fra konsesjon for forskningsprosjekter som behandler sensitive personopplysninger. Med denne endringen er de fleste forskningsprosjekt unntatt fra konsesjonsplikt hvis de er tilrådd av et personvernombud, og for medisinske prosjekter, en regional komité for medisinsk forskningsetikk. De fleste forskere dermed får én instans mindre å forholde seg til. Videre er tiden fra et forskningsprosjekt meldes til personvernombudet til prosjektstart betydelig redusert for de prosjekt som før var konsesjonspliktige.

Hva skal legges ved meldeskjemaet?

Kopi av spørreskjema, intervjuguide, registreringsskjema, informasjonsskriv, samtykkeerklæring, søknad/tilråding fra Regional komité for medisinsk forkningsetikk, vedtak om dispensasjon fra taushetsplikten, etc. skal legges ved meldeskjemaet. Dersom meldeskjema sendes inn før svar foreligger, skal kopi av tilråding/vedtak ettersendes. Meldeskjema og vedlegg skal sendes inn i ett eksemplar.

Arkivering av prosjektdata

Personvernombudet vil ved prosjektavslutning ta kontakt med prosjektleder med tilbud om arkivering av prosjektdata.

Spørsmål?

Dersom du har spørsmål knyttet til meldeplikten eller utfylling av meldeskjemaet kan NSD kontaktes: Tlf. 55 58 21 17 eller e-post: nsd@nsd.uib.no. Ved UiO kan spørsmål rettes til: behandlingsansvarlig@uio.no

Personvernombudets saksbehandling

Meldeskjemaet med vedlagt dokumentasjon vurderes i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Vurderingen skjer i nær dialog med prosjektleder. Dersom opplegget ikke er i overensstemmelse med regelverket for behandling av personopplysninger, påpeker ombudet hvilke endringer som må gjøres for at de kravene som er nedfelt i regelverket skal være oppfylt.

For meldepliktige prosjekter avsluttes saksbehandlingen ved personvernombudet og prosjektleder får skriftlig tilbakemelding om at prosjektet kan igangsettes. For prosjekter som vurderes som konsesjonspliktige sender personvernombudet søknad til Datatilsynet (med kopi til prosjektleder). Merk at prosjektet ikke kan igangsettes før konsesjon fra Datatilsynet foreligger.

Publisert 1. apr. 2016 11:14 - Sist endret 8. sep. 2016 09:49