Nyhetsbrev - opprettelse og personvern

E-post er fortsatt viktig! Det er også personvern. Denne siden er oppdatert slik at den er i tråd med det nye personvernregelverket.

Et nyhetsbrev på e-post kan være en av de mest treffsikre kanalene for å nå de som er interessert i prosjektet ditt. Ved UiO er Sympa det vanligste verktøyet, og Mailchimp kan også brukes.

Fordeler med nyhetsbrev

  • Et nyhetsbrev egner seg for informasjon om for eksempel arrangementer, publikasjoner, nye samarbeidspartnere, ansatte og deltakere i prosjektet.
  • Du treffer interessentene dine direkte. For eksempel fagfeller, samarbeidspartnere og aktører i samfunnslivet eller journalister som skriver om ditt felt.
  • Et nyhetsbrev med lenker til nettsider knyttet til prosjektet, øker trafikken på sidene.

Tenk gjennom dette før du lager nyhetsbrev

Før du bestemmer deg for å lage et nyhetsbrev, er det flere ting du må tenke gjennom:

  • Har du kapasitet? Det å skrive og administrere et nyhetsbrev krever ressurser og rutiner. Noen må ha tid til å skrive poengterte og lettfattelige tekster, sende ut nyhetsbrevet og administrere adresselister.
  • Hvem er det viktig for deg å nå? Tenk gjennom hvem som er de viktigste målgruppene for deg og kommuniser med dem.
  • Hva slags saker er det du vil formidle? Hva slags innhold er relevant og interessant for de du skal sende ut til?
  • Hvor ofte planlegger du å sende ut? Skal du sende ut nyhetsbrev må det skje med en viss regelmessighet, men ikke så ofte at du spammer mottakeren.
  • Bestem deg for hvilket språk som skal brukes, eksempelvis norsk eller engelsk. Vær konsekvent.

Nyhetsbrev og samtykke

I juli 2018 får vi nytt personvernregelverk (GDPR) med strengere krav til samtykke. Samtykke må kunne dokumenteres av utgiver av nyhetsbrevet.

Hvis du har innhentet samtykke tidligere og kan dokumentere at dette oppfyller kravene i de nye personvernreglene behøver du ikke å innhente nytt samtykke.

For at et samtykke skal være gyldig, må det være

  • frivillig
  • spesifikt
  • informert
  • utvetydig
  • gitt gjennom en aktiv handling
  • dokumenterbart
  • mulig å trekke tilbake like lett som det ble gitt

Les mer om gyldig samtykke på Datatilsynets nettsider om samtykke

Nyhetsbrev til allerede etablerte adresselister?

Hvis du allerede har en adresseliste, må du først invitere mottakere til å melde seg nyhetsbrevet. Du kan ikke først sende nyhetsbrevet til alle på adresselisten og i etterkant gi mottakerene muligheten til å melde seg av.

Hva må du gjøre etter at de nye personvernreglene har trådt i kraft (GDPR)?

  1. Det er ikke nødvendig å innhente nytt samtykke for nyhetsbrev hvis det opprinnelige samtykket til å motta nyhetsbrev er godt dokumentert, for eksempel dersom påmeldingen har skjedd digitalt.
  2. Samtykket må være informert. For at et samtykke skal være informert, må alle deler av informasjonen som er listet opp i personvernforordningen - artikkel 13 være med på en informasjonsside/personvernerklæring. Alle nyhetsbrev skal ha en lenke til denne infosiden.Mal til hvordan en infoside kan se ut: Bokmål / Nynorsk / Engelsk
    • Navn og kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig – altså den/de som styrer nyhetsbrevtjenesten. (navn og kontaktinfo for enheten som er avsender, eller kontaktperson ved enhet)
    • Navn og kontaktinformasjon til personvernombudet ved UiO: personvernombudet@uio.no
    • Formål med å sende ut nyhetsbrevet
    • Eksplisitt si at vi kun sender ut nyhetsbrev hvis vi har fått samtykke.
    • Info om retten til å trekke tilbake et samtykke, og altså melde seg av nyhetsbrevet.
    • Informasjon om hva slags verktøy vi bruker for å sende ut nyhetsbrevet.
    • Informasjon om hvor lenge dataene skal lagres, eventuelt kriterier for lagringstid  - altså at vi lagrer epostadressene deres inntil samtykket trekkes tilbake.
    • Informasjon om eventuelt gjenbruk av data til annet formål. Da må vi eventuelt be om nytt samtykke hvis det kan være aktuelt å føre opp navn/epostadresse på en ekstra liste for fremtidige nyhetsbrev eller lignende.
    • Retten til å fremme en klage til Datatilsynet
  3. I alle nyhetsbrev som sendes ut skal det være en lenke til avmelding fra nyhetsbrevet.

Tekstforslag til velkomstnyhetsbrev

Hei!

Du har samtykket i å motta nyhetsbrev fra oss! Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet. [Sett inn en lenke til avmelding]

Vi har oppdatert vår personvernerklæring i tråd med de nye personvernreglene. For mer informasjon om hvordan vi behandler din informasjon se www.xxx.xx.xx  [sett inn lenke til infoside med deres kontaktpunkter]

For å kunne sende deg nyhetsbrev samler vi kun inn din epostadresse.

Vennlig hilsen

xx

Hvor kan du få råd?

Hvis du har planer om å lage et nyhetsbrev og trenger rådgivning, kan du kontakte en kommunikasjonsrådgiver på din enhet.

Lurer du på noe knyttet til adresselister og personvern? Se kontaktpunkter for personvern ved UiO.

Publisert 22. juni 2018 14:28 - Sist endret 2. juli 2018 14:10