Aktuelt om IHR
Studieavdelingen (STA) tester nå ut en ny organisering av opptak til masterprogram i samarbeid med Det humanistiske fakultet og Det teologiske fakultet.
Et forslag til nytt organisasjonskart for SA5 vil etter planen være klart i midten av februar. Samtidig skal det foretas en konsekvens- og risikoanalyse knyttet til endringene.
Planer for gjennomføring av tiltak for IT-virksomheten, bilagslønn og studieadministrasjon innebærer midler til opplæring, kultur- og organisasjonsbyggende tiltak og kjøp av systemløsninger.
Fakultetenes meninger skal bidra i arbeidet med ny organisering av UiOs administrative portefølje. Et spørsmål er hvordan oppgavene skal fordeles mellom Sentraladministrasjonen og enhetene.
Universitetsstyret har vedtatt at en desentral modell skal være retningsgivende for organiseringen av UiOs administrative portefølje.
UiOs nettredaktører er motiverte for oppgavene og opplever stor tillit på enheten sin. Samtidig melder de om krysspress, uklar arbeidsdeling og liten kontakt med egen ledelse.
Universitetsdirektøren setter i høst i gang en omfattende prosess for organisasjonsutvikling i deler av Sentraladministrasjonen (SA). Prosessen skal blant annet se på oppgavefordelingen mellom SA og enhetene.
Tre modeller for fremtidig organisering av UiOs administrative oppgaver ble lagt fram for Universitetsstyret denne uken. Modellene varierer fra å skissere en organisasjon med stor grad av lokal selvstyring til en styrking av Sentraladministrasjonen.
En nyopprettet koordineringsgruppe skal sikre strategisk og helhetlig planlegging og forvaltning av UiOs administrative IT-portefølge.
Felles prosedyrer og malverk skal lette arbeidet med de rundt 26.000 lønnsutbetalingene UiO foretar til eksterne medarbeidere hvert år. Forslag til nye, standardiserte arbeidsrutiner sendes ut på høring i begynnelsen av mai.
Institutt for medisinske basalfag inviterte de ansatte til allmøte om IHR.
Internt handlingsrom kartlegger nå administrative prosesser og utfordringer knyttet til eksternfinansierte prosjekter. Prosjektet håper de kan teste en ny rapporteringsform for økonomistyring ved utvalgte miljøer til høsten.
IHR: 50 millioner kroner ønskes overført fra Sentraladministrasjonen til kjernevirksomheten forskning og utdanning. Styret oppfordrer enhetene til å prioritere tiltak rettet mot studentene.
Svært mange administrativt ansatte på HF møtte opp for å høre siste nytt og diskutere IHR.
Nett, arkiv og Ph. D-utdanningen er nye prioriterte områder for IHR i 2012. Det ble vedtatt av UiO-styret fredag 27. januar.
Administrative oppgaver utføres på tre nivåer ved UiO, på institutter, fakulteter og i Sentraladministrasjonen. Er dette optimalt? spør plangruppen for IHR- prosjektet ”Roller og ansvar, knyttet til de administrative nivåene”.
Plangruppen for studieadministrasjon skal gjennomgå rutinene for hvordan vi planlegger og avvikler eksamen. Dette ble vedtatt av Universitetsstyret 6. desember.
Sentraladministrasjonen skal også snu på hver stein for å frigi midler til forskning og utdanning.
Det medisinske fakultet har gjennomgått flere av sine administrative rutiner. Målet er å jobbe smartere på en rekke områder, blant annet innenfor forskningsadministrasjon, studieadministrasjon og arkiv.
Styret vedtok forslaget til mandater for de fem prioriterte områdene innenfor IHR, men ønsket en justering av ordlyden i mandatet for området “Roller og ansvar knyttet til de administrative nivåene”.
Avklaring av roller og ansvar knyttet til systemeierskap er førsteprioritet hos plangruppen for IT. Dette vil være sentralt i det videre arbeidet med utvikling og forbedring av UiOs administrative IT-systemer.
Studenter med utdanning fra eksterne institusjoner melder om lang behandlingstid og mange kontaktpunkter når de søker om innpassing og godkjenning av studier ved UiO. Internt handlingsrom gjennomgår nå rutinene med sikte på å forbedre saksbehandlingen og korte ned ventetiden.
Den første analysefasen for Internt handlingsrom (IHR) er over. Nye plangrupper jobber nå med flere av problemstillingene knyttet til de fem områdene styret har pålagt prosjektet å prioritere.
IHR kan vise til forbedringer innenfor flere områder. Det er blant annet blitt lettere å registrere reell arbeidstid i HR-portalen, krav til vareopptelling for museene er redusert fra tre til en gang per år, og det er lagt til rette for at nytilsatte raskt skal komme på nett og få tilgang til e-post.
Prioriteringene i Internt handlingsrom ble enstemmig vedtatt av UiOs styre. Styret mener de prioriterte områdene vil bidra til en bedre forvaltning av UiOs ressurser.