Innen 17. mai 2013 skal det legges frem forslag til beskrivelse av SA5, i tråd med Universitetsstyrets vedtak 12. mars. Saken skal behandles i Universitetsstyret 17. juni 2013.
Organisering
Arbeidet ledes av universitetsdirektøren og koordinering av prosessene skjer i direktørens ledergruppe.
Fagdirektørene i de fem avdelingene er delansvarlige for arbeidet med den endelige beskrivelsen av SA5. Medarbeidere og aktuelle nettverk vil bli trukket inn i arbeidet.
Forslagene behandles i informasjons-, forhandlings- og drøftingsmøter med de ansattes organisasjoner.
En gruppe for arbeidsgiverstøtte bistår i arbeidet.
Arbeidet omfatter:
Om prosjektet
Det skal utarbeides forslag til:
- Enhet for lederstøtte som skal arbeide med strategi og policyoppgaver
- Enhet for administrativ støtte som skal levere tjenester til hele UiO. I utarbeidelse av forslaget inngår Fellestjenesten og Intern administrasjon
- Fremtidig organisering av Kommunikajonsavdelingen, Forskningsadministrativ avdeling og Studieavdelingen.
Hovedaktiviteter
For OPA og ØPA:
- Beskrive hvilke funksjoner som skal ligge i Lederstøtte, samt tydeliggjøring av grensesnitt mellom Lederstøtte og Administrativ støtte.
- Beskrive hvilke funksjoner som skal ligge i Fellestjenester, felles systemgruppe for Fellestjenester og Internadministrasjon i Administrativ støtte.
- Beskrive videre organisering av funksjoner som hittil ikke er beskrevet
- Vurdere hvilke oppgaver/funksjoner som skal ligge sentralt eller skal flyttes til enhetene.
- Beskrive roller, ansvar og myndighet.
- Funksjonsbeskrivelsene skal ivareta arbeidsdelingen med fakulteter, museer og bibliotek.
- Samhandlingsformer skal beskrives på et overordnet nivå.
For videre analyse av KA, STA og FA:
I utarbeidelsen av forslag til organisatorisk plassering av funksjonene som nå ligger i FA, KA og STA skal det utarbeides et alternativ til dagens organisering. Universitetsdirektøren ønsker følgende utredet:
- En samlet organisering av studie- og forskningsadministrasjon som en støttefunksjon til primærenhetene.
- En strategisk plassering av kommunikasjonsarbeid i Lederstøtten. Plasseringen av de resterende funksjoner i KA vurderes nærmere.
- Funksjonene i Lederstøtten defineres og beskrives.
- Grensesnitt og samhandling mellom Lederstøtte og avdelingene skal tydeliggjøres.
- Vurdere hvilke oppgaver/funksjoner som skal ligge sentralt eller skal flyttes til enhetene, basert på eksisterende kartleggingsmateriale.
Det er utarbeidet en arbeidsbeskrivelse for prosjektet (pdf)
- Forslagene og en risikoanalyse legges fram for styret 17. juni 2013.
Rapport fra risiko- og konsekvensvurdering gjennomført 14. mars 2013
Overordnet tidsplan
| Faser |
Oppgaver |
|---|---|
|
1: |
Planlegging av prosessen, 19. mars - 2. april. |
| 2: |
Forslag til overordnede organisatoriske løsninger skisseres, 2. april - 16. april. |
|
3: |
Involvering av de ansatte: Forslagene diskuteres i avdelingene, 16. april - 14. mai. |
| 4: |
Arbeidet avsluttes 16. mai. |
|
5: |
Forslagene og en konsekvens- og risikovurdering ferdigstilles 17. mai - 6. juni. |
Styrets vedtak
- Det opprettes en enhet for lederstøtte inn mot universitetsledelsen.
- Det opprettes en enhet for administrative støttetjenester til hele UiOs organisasjon, med to servicegrupper: Fellestjenesten
og Intern administrasjon - Organisering av de deler av SA5 som ikke er omfattet av pkt. 1 og 2. skal analyseres videre.
- Forslag til organisering av lederstøtten og hele SA5 samt en risikoanalyse legges fram for styret til vedtak i møtet 17.06.13.