Praktiske råd og tips ved mottak av delegasjonsbesøk

1. Hensikten med besøket

• For det første: Hva er hensikten med besøket?

Hvis henvendelsen er uklar, så spør kontaktpersonene for delegasjonen hvorfor de ønsker å komme.

• Vil de diskutere forskningssamarbeid?

• Studentutveksling?

• Innen hvilke fag/temaer?

• Er de opptatt av spesielle temaer, eller generell informasjon om faget, evt. om den norske universitets- og høgskolesektoren?

• Eller er det en ren høflighetsvisitt mellom kolleger, eventuelt som ledd i et besøk til et departement eller andre institusjoner?

Jo mer du vet om hensikten med besøket, desto bedre mulighet til å legge opp et program som er spennende for begge parter.

Finn også ut mest mulig om hvem som deltar i delegasjonen ( rektor/vice chancellor, dekaner, fagpersoner, direktører). Forsøk å legge opp besøket slik at de møter kolleger på "riktig nivå."

Samarbeidsavtaler

Spørsmålet om samarbeidsavtaler dukker gjerne opp i forbindelse med slike besøk.

• Det er kun rektor som undertegner avtaler på vegne av UiO. Slike avtaler undertegnes bare dersom det foreligger konkrete planer om samarbeid eller der hvor samarbeid allerede er etablert.

Såkalte "Memoranda of Understanding" som ikke tar utgangspunkt i et konkret samarbeid ved fagmiljøene vil ikke bli undertegnet av UiO. Det er viktig at de som kommer på besøk er klar over dette på forhånd.

Her er nemlig tradisjonen ulik i ulike land: Noen land ser dette som en form for hedersbevisning, men det kan også være et behov for å vise egne myndigheter/virkemiddelapparat konkrete bevis på internasjonal virksomhet.

Ved UiO ser vi på denne typen overordnede avtaler som et rammeverk som legger premissene for viktig samarbeid som fagmiljøene er involvert i. Vi er som regel svært positive til å inngå samarbeidsavtaler dersom det er ønske om dette fra fagmiljøer som er i gang med eller planlegger samarbeid innen studier eller forskning med utenlandske samarbeidsparter.

• Se forøvrig sidene om inngåelse av bilaterale avtaler med utlandet.

2. Besøk til UiOs ledelse

Dersom det er representanter for institusjonens ledelse som kommer vil de trolig forvente å få besøke UiOs rektor, prorektor eller universitetsdirektør. I så fall skal henvendelsen gå gjennom:

• fakultetet (eventuelt senter-/museumsledelsen) -  og videre til:

• Seksjon for internasjonalisering av studier (SIS) i Studieavdelingen eller  Forskningsadministrativ avdeling.

Hvilken av de to avdelingeene som skal involveres, avhenger av hva hensikten med besøket er.

Hvis UiOs ledelse skal involveres, må det skrives et kort notat om hensikten med besøket og status for samarbeidet. Husk å være tidlig ute med å involvere fakultetet og den aktuelle avdelingen i sentraladministrasjonen.

3. Hva finnes av samarbeid?

Finnes det samarbeid fra før mellom UiO og den institusjonen som kommer?

Selv om det ikke er etablert noe samarbeid ved ditt fagmiljø eller fakultet, kan det være andre ved UiO som har hatt langvarig samarbeid med institusjonen.

Gjør et lite søk på nettsidene, eller kontakt Seksjon for internasjonalisering av studier (SIS) i Studieavdelingen eller Forskningsadministrativ avdeling for å finne ut av dette.

Du kan også ta en kikk på UiOs internasjonale samarbeid.

4. Lokaler og servering

• Sørg for å bestille lokaler i god tid, det samme gjelder servering.
• Teknisk avdeling bør varsles om de besøk hvor det forventes ryddighet og orden.

For Lucy Smiths hus (tidligere Administrasjonsbygningen) gjøres dette ved å sende en mail til teknisk-avdeling@admin.uio.no, se ellers sidene til Teknisk avdeling.

Når det gjelder servering, kan det være greit å tenke etter hvilken type mat lokalene egner seg til.

Hvis besøket krever en høytidelig ramme er det for eksempel mulig å bruke Faculty Club, men der er serveringsmulighetene begrenset på grunn av små bord og dype stoler.

Se UiOs catering leverandøravtaler. Bruk litt ekstra tid til å sjekke ut tilbudene til l catering.no før du bestiller servering.

• Husk også å sjekke om noen av de besøkende har spesielle behov (allergikere, vegetarianere, folk som ikke spiser ulike typer kjøtt osv.)

Middag

Ved en del besøk vil det være aktuelt å invitere til en middag på kvelden. Dette vil avhenge av nivået på besøket, graden av samarbeid og hvor mye ressurser fagmiljøet ønsker å legge ned i dette.

Dersom det er aktuelt med middag bør UiO delta på middagen med deltakere på tilnærmet samme nivå som gjestene, jamfør det som står over i pkt. 2 "Hvem kommer?"

Hvem som deltar vil også legge en del føringer på valg av restaurant, men her er nok de aller fleste vant til at universiteter holder en forholdsvis nøktern og edruelig standard.

• Viser forørvig til statens satser for representasjon og bevertning. 

5. Hvordan tar vi imot?

• Når det gjelder VIP-besøk (ambassadører, regjeringsmedlemmer, kongehus) skal sikkerhetssjef og Vaktsentralen ha beskjed.
• Alle beskjeder må gis pr mail.
• Til VIP-besøk vil alltid politiet, overvåkingspolitiet og gjestenes egne sikkerhetsfolk følge med og vil forvente oppmøte av UiOs tilsvarende.

Området bør også inkluderes i denne beskjeden, se sidene til Teknisk avdeling.

Eriksen og Vaktsentralen vil selv vurdere om UiO skal møte opp med uniformerte vakter. Det tilligger sikkerhetsrådgiver å vurdere dette, ikke enheten ved UiO som får besøk.

Ved besøk fra mer eksotiske land er mange usikre på om det er spesielle kulturelle koder som gjelder (håndhilsing, høflighetsfraser o.l.).

• Vår erfaring er kort og godt: Still opp med et smil og godt humør, vær pent antrukket og vis alminnelig høflighet.

Hvis du er usikker på noe, spør ambassaden eller noen som kjenner landet (tips: HF) - så skulle du være på trygg grunn!

• Husk visittkort!

Utveksling av visittkort er en fin og respektfull måte å ta imot gjester. Husk å ta en presentasjonsrunde når møtet åpnes, og la gjestene komme til ordet først slik at de kan legge fram hva deres mål med besøket er.

Mapper med brosjyrer bør forberedes og gis til de besøkende der det er relevant.

• Husk at i all kommunikasjon med internasjonale partnere representerer du Universitetet i Oslo! 

6. Tur på campus

Gjestene ønsker gjerne å ta en tur på campus eller deler av universitetet.

• Ta kontakt med de ansvarlige i god tid hvis de besøkende ønsker å se Universitetsbiblioteket, Aulaen/Gamle festsal, Domus Athletica eller andre spesifikke bygg/rom.

Inngang til alle universitetsmuseene er gratis for UiOs ansatte og deres gjester. Hvis det er liten tid, kan et godt alternativ være en rundtur rundt balkongen i 10. etasje i Lucy Smiths hus (utsikt over byen og Blindern).

7. Gaver

Tidligere var det vanlig å utveksle gaver, enten på møtene eller i forbindelse med lunsj eller middag. Det er imidlertid ikke alltid dette er nødvendig, og tendensen er at det nå er blitt mindre av dette enn tidligere. Ved besøk fra Afrika, Asia og Latin-Amerika er det imidlertid fortsatt ganske vanlig.

Ved UiO sentralt gis større gaver (fat, glassboller o.l.) bare til institusjoner som vi har eller ønsker å samarbeide med.

Til institusjoner som bare kommer på høflighetsvisitt kan det være greit å ha noen mindre gaver i bakhånd (pins, visittkortholdere eller eventuelt slips/skjerf hvis det er en liten delegasjon), i tilfelle delegasjonen selv har med gaver.

• For bestilling av gaver, se nettsidene om universitetsgaver og profileringsartikler. 

8. Leverandør- og avtaleguiden

For en oversikt over UiOs avtaler med hoteller, møtearrangører og andre tjenester som er aktuelle, se leverandør- og avtaleguiden.