Konferansehåndtering

Forberedelser

• Når skal du begynne planleggingen? Hvor tidlig kan du bestille lokalene?
  Les om tidsfrister.
• Inkluder alltid tid i rombestillingen til teknisk sjekk og rigging i forkant, og rydding og nedmontering av teknisk utstyr i etterkant av arrangementet.
• Områdene utenfor auditoriene er ikke automatisk inkludert i bestillingen. Arealer til registreringsdisk, servering, utstillinger og lignende må reserveres separat.
• Vurder behovet for et eget sekretariatskontor. Ved større arrangementer kan det også være behov for å reservere et eget rom til oppbevaring av for eksempel bagasje og yttertøy.
• Undersøk parkeringsmulighetene.

Teknisk sjekk

• Sjekk det tekniske utstyret før konferansen starter – både at utstyret fungerer og at brukerne har nødvendig kjennskap til hvordan det skal håndteres.
• Teknisk bistand under arrangementet ytes normalt ikke.
• Les mer om teknisk utstyr ved arrangementer.

Mat og servering

Bestilling av servering gjøres gjennom SiO Catering, som driver alle spisestedene på campus. Bestilling av enkel møtemat og kaldmatsprodukter må gjøre senest dagen før kl. 12.

• Bestilling kan gjøres via e-post: catering@sio.no eller telefon 22 85 33 88.
• Les mer om SiOs bestillingsfrister.

Tre ulike modeller for lunsjservering under konferanse:

A) Servere lunsj i kantine ved konferanselokalet der det finnes fasiliteter som tillater dette.

B) Servering i Frederikke – i den gamle "Røykern" (maks 380 personer). Reserveres via SiO Catering.

C) Utdeling av lunsjbokser, så deltakerne selv kan bestemme hvor lunsjen inntas. Benyttes gjerne om sommeren.

Trykksaker

Reprosentralen er behjelpelig med å produsere invitasjoner, program, postere og lignende: teknisk-repro@admin.uio.no eller telefon 22 85 62 04.

Mottak av påmeldinger

• Du kan lage påmeldingsskjema i form av nettskjema.
• UiOs rammeavtale med HRG dekker bl.a. påmeldingsmottak.

Deltakeravgift og annen betaling

UiO har en egen betalingsløsning på nett som blant annet kan brukes når en intern enhet har behov for å ta imot betaling for varer, tjenester, deltakeravgift eller annet: Les om EPAY.

Trådløst nett til konferansedeltakere

UiO har et eget trådløst konferansenett med navnet "conferences" som kan benyttes av gjester under konferanser og seminarer. Ta kontakt med nett-drift@usit.uio.no én uke i forkant av arrangementet for å få tildelt passord.  

Skilting

• Vurder dine behov for skilting og plakater i og utenfor bygningen. 
• Dersom du utplasserer A-bukker med plakater: Disse må plasseres slik at det ikke hindrer fri ferdsel eller medfører fare for svaksynte. De kan kun utplasseres inne på UiOs område. Vi gjør spesielt oppmerksom på at dette ikke innbefatter området ved t-banen. Overtredelse kan medføre bøter.
• Sørg for at invitasjoner og annonsering inneholder riktig adresse og eventuelt benytter karthenvisninger.

Bukker til plakater kan lånes hos driftsområdene.

VIP-personer

Ved offisielle besøk eller ved konferanser hvor VIP-personer (kongelige, statsråder o.l) er invitert, må sikkerhetsansvarlige i Teknisk avdeling få informasjon senest én måned før arrangementet.

Hvordan markedsføre arrangementer

Her er noen tips og en praktisk sjekkliste om hvordan du kan nå ut med informasjon om arrangementet ditt.