Hvordan lage og bruke flettefiler

Hvordan lage og lagre flettefiler

Typisk vil du begynne med å åpne forskjellige rapporter for å lage filer som skal flettes sammen. Du kan bare slå sammen to og to utplukk av gangen. Følg trinnene nedenfor for aktuelle rapporter:

• Velg "lagre som" og klikk på fanen "Flettefil"
• Velg tabulatorseparert fil uten kolonneheading
• Velg personløpenummer eller fødselsnummer som flettegrunnlag. Vi anbefaler å bruke personløpenr mm du faktisk trenger fødselsnummeret etterpå.

•  Lagre filene på et fellesområde (husk å slette filene når du er ferdig)  

Sluttproduktet, flettefilen, må lagres dersom du skal bruke den videre, f.eks. til å sende e-post eller brev. Dersom du bare er ute etter å finne et antall, trenger du ikke lagre. Les mer om uttrekk og lagring av personopplysninger fra FS.

Hvordan behandle flettefiler

Når filene du vil flette sammen er lagret forsvarlig i riktig format, kan du gå videre til å behandle flettefilene. I FS, under hovedmenyen finner du menyvalget verktøy, her finnes behandling av flettefiler.

Når du åpner verktøyet ser det slik ut:

Vi anbefaler som sagt å bruke personløpenummer når du lager og bruker flettefiler, slik at du i størst mulig grad unngår å lagre filer med fødselsnummer.

• Trykk på knappen Fil 1 for å legge til utplukk A
• Trykk på knappen FIl 2 for å legge til utplukk B

Deretter må du velge Join operator for å velge hvordan du skal flette sammen utplukkene dine. 

• Union (U) slår sammen forekomstene i de to filene, men hver forekomst kommer bare én gang.
• Snitt (n) gir bare forekomstene som finnes i både fil 1 og i fil 2
• Minus (-) gir forekomstene i fil 1 som ikke finnes i fil 2

Etter at du har valgt hvordan du skal flette sammen filene, så trykker du til sist på den røde pilen. Resultatet av flettingen vil da synes i feltet nedenfor pilen, både som liste over forekomstene og som antall forekomster. 

Dersom du trenger å lagre dataene i utplukket for å bruke dem videre, trykker du på lagredisken til høyre, lagrer utplukket forsvarlig og klikker deretter på knappen 'Avslutt' for å lukke fletteverktøyet.

Hvordan bruke flettefiler

Send e-post til studenter i flettefil

• Hent opp rutinen FS214.001 Send e-post.
• Hent opp flettefilen og trykk på knappen 'Importér fil'
• Kontrollér at du har lastet inn riktig utplukk og at innstillingene i e-postrutinen er i samsvar med det du ønsker å gjøre (intern/ekstern e-post, avsenderadresse etc) 
• Klikk på knappen 'Importér' på flettefilen og kjør e-postrutinen som normalt.

Flette i Microsoft Word

Veiledningen gjelder både engelsk  og norsk versjon av Word. Veiledningen er sist oppdatert for 2016-versjonen.

• Gå til Mailings/Masseutsendelser
• Klikk på knappen Start Mail Merge/Start utskriftsfletting
• Velg Step by Step Mail Merge Wizard.../Veiviser for trinnvis utskriftsfletting... 

Til høyre i bildet får du da frem en veiviser på totalt seks trinn. Klikk på next/neste for å bevege deg framover i prosessen. Du kan også klikke deg bakover ved å velge previous/forrige:

1. Velg 'Letters' (Brev))
2. Velg dokument (dokumentet du står i, en mal eller et annet eksisterende dokument) 
3. Velg mottagere ved å bruke Use an existing list/Bruk en eksistrende liste, bruk linken Browse.../Bla gjennom... for å finne frem til filen med mottakere der du lagret den på fellesområdet. 
    
4. Skriv brevet ditt og bruk 'More items' (Flere elementer) for å finne dataene fra flettefilen din og sett dem på fornuftige steder i teksten. Når du er ferdig med tekst og datafelt, kan du gå videre.
   
5. Preview/Korrekturlesing. Du kan bla fra mottaker til mottaker ved hjelp av <<og >>  i veiviseren. Her kan du også fjerne noen mottakere (knappen 'exclude this recipient'
   
6. Complete the merge/Fullfør fletting og skriv ut
   

Eksempler

Eksempel 1-3

• Union: du vil ha en oversikt over alle studentene på begge emner (A+B)
• Snitt: du vil bare vite hvem som er meldt til begge eksamenene (AB)
• Minus: du vil vite hvem som er meldt til emne A, men ikke til emne B (A-B)

Eksempel 4

Du har to emner hvor studenter som ennå ikke har oppnådd grad på programmet kan få dem impasset i utdanningsplanen sin. Du vil gi direkte beskjed om dette, siden det ikke har vært slik tidligere. 

1. Husk å velge å ta med e-post i filutplukket.
2. Lag en union-fil mellom beståtte resultater ved å bruke FS568.010 Resultatliste flere terminer i de to emnene
3. Lag en minus-fil mellom union-filen over og kvalifikasjonsprotokollen til programmet i aktuelt tidsrom.
4. Bruk minus-filen til å sende e-post til aktuelle studenter for å spørre om de vil ha emnene innpasset i utdanningsplan.