Uttrekk og lagring av personopplysninger fra FS

For å tilfredsstille krav til personopplysninger er det viktig at utrekk av studentopplysninger fra FS behandles etter gjeldene rutiner og regelverk. Behandling av personopplysninger som går utover denne rutinen skal meldes som en administrativ behandling

Les mer: Behandling av personopplysninger i administrasjon

Bruk av standardrapporter i FS

Følgende omfatter bruk av ferdige rapporter i FS.

Avgrensning
Rapportene skal kun brukes til studieadministrative formål og kun til det formål rapporten er ment brukt. Kobling av data fra flere rapporter skal ikke gjøres uten at behandlingen er innmeldt til personvernombudet ved UiO eller nevnt under pkt 2 i denne rutinebeskrivelsen (pkt 2 er under utarbeidelse).

Lagring
Personopplysninger fra FS skal ikke lagres på personlige hjemmeområder.
Dersom det er behov for å lagre rapporter fra FS med personopplysninger skal disse lagres på et fellesområde der færrest mulig andre har tilgang.

Studieavdelingen anbefaler ikke lagring av opplysninger fra FS over lengre tid da det kan skje endringer i datagrunnlaget. I henhold til personopplysningsloven skal heller ikke opplysninger lagres lengre enn det av hensyn til arbeidets art er behov for.

Tilgang
Tilgang til rapportene er regulert av brukerrettighetene til FS. Tilgang gis brukere etter behov i forhold til hvilke arbeidsoppgaver den enkelte har.

Les mer: Brukertilgang til FS

Publisering
Rapporter som er hentet ut fra FS for publiseringsøyemed, eks. deltagerlister på undervisningspartier, resultatlister etter eksamen og lignende som publiseres ved oppslag skal ikke inneholde fødselsnummer. Resultatlister etter eksamen skal heller ikke inneholde andre personidentifiserende opplysninger. Enhetene må ha rutiner som sikrer at listene henges opp på gitte steder og at de ikke henger lengre enn en gitt tid.

Retting
Enhver som lager rapporter på bakgrunn av data i FS plikter selv å holde seg orientert om eventuelle endringer som skjer i data grunnlaget som kan ha betydning for bruken av rapportene.

Sletting
Rapporter fra FS som er elektronisk lagret eller skrevet ut på papir skal henholdsvis slettes eller makuleres når det ikke lenger er behov for opplysningene.