Om Syllabus

Oppsatt løsning for timeplanlegging og romreservering

Studieavdelingen er systemeier for romreservering og timeplanlegging ved UiO. Arbeidet gjøres i samarbeid med Teknisk avdeling. USIT drifter, vedlikeholder og tilpasser all programvare og databaser som brukes av løsningen.

UiO har en database som inneholder all informasjon om bruk av rom ved UiO (SDB).

Det er satt opp 2 klienter mot denne databasen:

• Course Planner som kjører på terminalserveren syllabus.uio.no. Denne klienten brukes av de som jobber med planlegging av undervisning
• FinnRom er romreserveringer via web. Denne klienten kan alle ansatte på UiO bruke til å reservere rom. Klienten ligger på http://finnrom.uio.no

Vi bruker i tillegg et program (SPDA) for å overføre data mellom SDB og FS sin database. SPDA styres av Studieavdelingen.

Bildet viser oppsatt løsning for Syllabus ved UiO. Klikk på bildet for å se en større versjon.

Fordeler ved den oppstatte løsningen

UiOs løsning med timeplanlegging og romreservering har ført den en rekke fordeler. Noen av disse er oppsummert her:

Økonomiske gevinster

• Lisenskostnadene per år er lavere for FinnRom enn for Locus ettersom man allerede har lisenser for Syllabus.

Tidsbesparelser

• Det er mulig å legge en meget kompleks undervisningskabal på noe kortere tid.
• Fakultetene kan gjøre store deler av jobben selv
• Fakultetene slipper å ha personer som godkjenner alle reservasjoner.
• De som bestiller rom slipper å vente på bekreftelse.

Risikoreduksjon

• USIT har full kontroll over systemet og styrer selv oppetid og sikkerhetslagring.
• Ved knappe tidsfrister kan UiO selv prioritere å få gjort teknisk arbeid raskt.

Kvalitetsøkning

• UiO kan kjøre komplekse tester i Syllabus for å sjekke om det er kollisjoner i undervisningen både i forhold enkeltrom og det som er lovd i undervisningsplanene.
• Datakvalitet og dataflyt har blitt bedre mellom de administrative systemer.
• Datakvaliteten i FS og Syllabus har i løpet av prosjektperioden blitt mye bedre. Dette gir bl.a. muligheter for at alle studenter nå kan få egen kalender.
• Enhetene sparer mye tid på å slippe å administrere rom, og kan derfor levere bedre kvalitet på andre tjenester.

Økt kontroll

• STA kan til enhver tid overstyre all undervisning og reservasjoner, og på den måten legg en best mulig undervisningskabal for UiO.
• All oversikt over rombruk ligger i samme system
• Alle kan se hvem som bestiller hvilket rom i FinnRom, ettersom alle bruker UiO-brukernavn.
• Brukerne får beskjed umiddelbart om de har fått rommet de bestilte.

Brukertilgjengelighet

• Alle kan gjøre forandringer i Syllabus fra hvor som helst, og oppdateringer av programvare skjer sentralt.
• Publisering av forandringer i undervisning blir oppdatert for studentene fortløpende i StudInfo.
• FinnRom er enklere å bruke enn Locus og brukerne er generelt sett fornøyde med løsningen; jamfør brukerundersøkelsen.
• Alle ansatte har automatisk tilgang til FinnRom med sin UiO-bruker.