Post

Postbehandling

Utgående post

Fra 1. januar 2018 utgår A- og B-post. All post blir sendt som A-post.

Riktig merking

  • Alle forsendelser skal være merket med UiO eller ligge i konvolutter med universitetets logo.
  • Forsendelser som ikke er forskriftsmessig merket, blir avvist dersom det ikke er gjort avtale om slike sendinger.
  • Ved opptrykk av konvolutter anbefales at det tas kontakt med Budsentralen for riktig påtrykk av frankopåtrykk, plassering av tekst o.l.

Når leveres posten?

  • Posten leveres hver morgen til UiO ved Budsentralen som videresorterer posten til de enkelte enheter for utkjøring.
  • Universitetet har rundt 200 postboksadresser på Blindern, i tillegg til noen andre steder i Oslo. Posten leveres til enhetene, eller til delarkivene for de enheter som er underlagt disse.

Utkjøring fra klokka 10.30

  • Det er fire postruter som leveres med bil og en manuell rute i Lucy Smiths hus.

Postrutene

  • Postrutene omfatter Blindern, Gaustad, Forskningsparken, Tøyen, Økern, Geitmyrsveien, Ullevål sykehus, Bygdøy, Sentrum. Rikshospitalet og øvrige enheter hvor universitetet er lokalisert.
  • Det er om lag 75 leveringssteder med bil.
  • Den interne ombringelse/innhenting i de enkelte bygninger utføres av de lokale betjentene.

Delarkiv - ettermiddagsruter

  • Ved de enhetene som er underlagt delarkiv, kjøres det igjen en ettermiddagsrute som fordeler posten etter arkivbehandling og samler utgående post.
  • Posten sorteres så ved avdelingen og interposten fordeles til neste dags utlevering. Eksternposten sorteres, klargjøres og frankeres og hentes av Posten på ettermiddagen.

Leveringsfrist

Det er anledning til å levere utgående post fram til kl. 14.00 på Budsentralen for sending samme dag.

Brev

Leveringstid

Postens leveringstid innenlands er normalt to virkedager (posten.no).

Vekt

Brev har en maksimumsvekt på 2 kg. Det er dyrt å sende brev over 1 kg. Benytt heller pakkepost i slike tilfeller. Et brev over 1 kg koster dobbelt så mye som pakkepost. Postens leveringstid for pakker er 1-4 dager (bring.no).

Masseutsendelse av post

Til store masseutsendelser der antallet er  200 brev eller mer, benyttes massebrev, som er en rimeligere utsending. Ved massebrev stilles det krav til at sendingene er av likt format og vekt. Kontakt Budsentralen ved store masseutsendelser.

Budtjenester

Budsentralen utfører budtjenester for enhetene ved UiO.

  • Tjenestene avhenger av kapasiteten. Dersom det ikke er ledig kapasitet internt, må enhetene benytte eksternt budfirma.
     
  • UiO har rammeavtale med eksterne budfirmaer for tjenester innenlands og utenlands. Kostnadene for dette blir fakturert enheten du tilhører. Gå til UiOs rammeavtaler (krever pålogging).

Ekspressendinger

Innenlands

Bedriftspakke Ekspress er den raskeste innenlandssendingen Bring har.

  • Pakkene kjøres ut til alle bedrifter. NB! besøksadresse, ikke postboksadresse.
  • Privatpersoner må hente på postkontor eller post i butikk.
  • Vektbegrensning er 25 kg.
  • Sendingene er sporbare og forsikret for inntil 10.000 kroner.
  • Ved skade eller tap ved slike sendinger skal adressekort 1 (Bedriftspakke Ekspress) benyttes. Slike adressekort fås ved henvendelse til Budsentralen.

Utenlands

Postens ordinære ekspressendinger eksisterer ikke lenger, Carry On Business og Home Shopping er den tjenesten Posten har for sendinger utenlands. Budsentralen benytter ikke denne forsendelsestype. Sendingen hentes hos avsender og leveres mottaker direkte. Dette behovet er dekket gjennom UiOs rammeavtale med DHL Express (Norway) AS.

  • Enhetene må selv sørge for bestilling og betaling av denne typer sendinger. Alternativt benyttes ordinær utenlandssending. Mer informasjon om denne type sendinger finnes på posten.no.
  • Husk å oppgi telefonnummer til mottaker ved forsendelser utenlands.

Til hastesendinger inn- og utenlands benyttes også eksterne bud-og transportfirmaer til denne type oppdrag.

Pakkepost

Pakkesendinger skal ha elektronisk utfylte adressekort. Budsentralen tar hånd om utfylling av elektroniske adressekort gjennom systemet til Posten Norge, og trykker opp adressekort som du kan få tilsendt.

Sende en pakke

  • Send en e-post til budsentralen@admin.uio.no med navn, adresse og telefonnummer til mottaker av pakken, samt navn på avsender (enhet) og referanseperson hos enheten.
  • Budsentralen lager et adressekort for deg, og sender deg kortet i internposten. (Hvis Budsentralen mottar din e-post før kl 10.00, får du adressekortet i internposten samme dag.)
  • Adressekortet setter du på pakken, som du deretter kan sende.
  • På adressekortet vil du se pakkens sendingsnummer, som kan brukes til å spore pakken. Ta gjerne en kopi av adressekortet før du sender fra deg pakken, så har du sporingsnummeret lett tilgjengelig. Pakken kan du selv spore hos www.posten.no.
  • Alternativt kan du benytte følgeskjema for pakkesendinger(word). Skriv det ut, fyll ut og fest det på pakken. Send pakken til Budsentralen, som vil ta seg av utfylling av elektronisk adressekort, og sende pakken for deg. For utenlandspakker skal riktig utfylt proformafaktura (bring.no) sendes med skjemaet. NB! For å unngå at pakken stopper i tollen må alle punktene på proformafakturaen fylles ut.
  • Oppgi postboks Blindern, ikke gatenavn.

Rekommandert post og verdibrev

Følgeskjema skal brukes

Verdibrevsendinger

Ta kontakt med Budsentralen. Egne bestemmelser gjelder for verdibrevsendinger. Verdibrev skal alltid påføres innholdets verdi, og forsikres med den verdi som er oppgitt på brevet. Gjelder kun innenlands.

Erstatning for bortkomne rekommanderte brev

Dersom et rekommandert brev kommer bort, blir skadd eller kommer fram med helt eller delvis manglende innhold, betaler Posten erstatning for den virkelige verdien av tapet eller skaden, begrenset oppad til 5.000 kroner. For verdibrev gjelder at erstatningen er begrenset oppover til forsikringssummen.

Henting av sendinger

Budsentralen sender henteanmodning om rekommanderte brev til mottaker. Vil du at vi skal hente sendingen, returneres kortet til oss i kvittert stand. Sendingen blir da levert enheten med den ordinære postleveringen. Anses innholdet av slik art at dette ikke er ønsket, må henting ved postkontoret skje av mottaker eller annen med fullmakt.

Merk at vi kun har avtale med Posten og Bring. Sendinger fra andre leverandører må derfor hentes av mottakeren

Det er anledning til å levere utgående post fram til klokken 14.00 på Budsentralen som besørger denne sendt samme dag.

USIT: Egen rutine for sending av pakker

Pakker ut

Hvis du trenger hjelp til å sende pakker, ta kontakt med USITs seksjon for interne støttetjenester på e-post: sst-sis@usit.uio.no. Hvis mottaker skal betale porto må pakken leveres inn på et postkontor. Hvis UiO betaler porto, følges UiOs rutiner for pakkepost.

Ekspress

Også rutiner for ekspresspakker, både innenlands og utenlands, er felles for UiO. 

  • Når du bruker DHL, ringer du og bestiller og får oppgitt bestillingsnummer og pris. Telefonnummer til DHL er 810 01 345. Du må oppgi vårt kundenummer som er: Import - 960535558 og Export - 240044873  Du må også ha postadresse og referansenavn med telefonnummer hos mottaker. Vi bruker stedkode 350120 og tiltakskode 971000. Bestillingen legges først inn i innkjøpssystemet, slik at du får et E-nummer som kan brukes som Shippers reference. Hvis forsendelsen er verdifull må den låses inn til budbil kommer og henter den.
  • Pakker som må være framme på dagen: Slike pakker må sendes med Jetpak, en tjeneste du bestiller fra DHL.  Oppgi nødvendige opplysninger om avsender og mottaker, så mottar du ferdig utfylt fraktbrev på e-post som du setter på på pakken. Tlfnr. direkte til Jetpak er 09899.

Pakkelageret

  • Store pakker og forsendelser merkes godt og låses inn av mobilvakt i førstelinjen.
  • Mobilvakt noterer innkommende varer i permen.
  • Når noe hentes ut fra pakkelageret via mobilvakt i førstelinjen, kvitteres det ut i den samme permen.
  • Hvis du pakker ut i pakkelageret skal du ta med all emballasje og kaste den i containeren.
  • Hvis mobilvakt ikke kjenner den som ber om å få utlevert noe, be dem om å vise adgangskort.
  • Tilgangen til pakkelageret er adgangsbegrenset.

Returordning

For Dell og HP er det returordning, det vil si at noen fra dem kommer og henter når USIT leverer retur. Det er laget to esker for retur i ekspedisjonen, en merket Dell og en merket HP.

Meld fra om skader, mangler og behov

Du kan melde inn behov som gjelder daglig drift, renhold, uteområder, avfall, intern flytting, budtjenester eller annet driftsarbeid.

Driftsmeldinger

Lurer du på hvorfor det bråker?
Se oversikt over pågående og planlagt arbeider.

 

E-post: budsentralen@admin.uio.no 
Telefon: 22 85 62 01/02