Rammeverket for styring og forvaltning av universitetets administrative IT-systemer bygger på universitetsstyrets vedtak om “Administrative IT-systemer” på møtet 27. januar 2012.
De fire fasene i de administrative IT-systemenes livsløp
Arbeidet med et felles plan-, mal- og rutineverk for styring og forvaltning av universitetets administrative systemer tar utgangspunkt i en oppdeling av systemenes livsløp i disse fire fasene. For hver fase er det utarbeidet ansvars- og myndighetskart som omfatter følgende:
- Hvilke aktiviteter som skal utføres i fasen
- Hva slags beslutningsgrunnlag og (styrende) dokumenter som trengs
- Hvilke beslutninger som fattes av hvem på hvilket tidspunkt
- Hvilke avtaler som må inngås med hvem
Systemene er klassifisert i tre klasser etter kriterier som viktighet, antall brukere etc og det er utformet ansvars- og myndighetskart for hver klasse innenfor hver fase i livsløpet.
Beslutningsmyndighet
Beslutningsmyndigheten knyttet til de administrative systemene er organisert i ansvars- og myndighetskart der ansvar og myndighet for alle roller i systemeierskapet er beskrevet.
Klassifisering av systemene
De administrative systemene klassifiseres i tre klasser der systemer klassifisert på høyeste nivå (Klasse I) har de strengeste prosedyrene.
Fase 1: Initiering
Initieringsfasen starter når det oppstår et behov og avsluttes etter at det er tatt en beslutning om hvordan dette behovet skal løses.
Fase 2: Innføring
Innføringsfasen vil avhenge av løsningsalternativ, men omfatter alt arbeid fra en beslutning om innføring er fattet i initieringsfasen til løsningen er satt i operativ drift.
Fase 3: Forvaltning og drift
Denne fasen omfatter alle prosedyrer knyttet til drift, endringshåndtering, brukerstøtte etc, inkludert oppfølging av leverandører og andre parter som inngår i løsningen.
Fase 4: Avvikling
Denne fasen omfatter alle steg som skal tas i forbindelse med avviklingen av et administrativt IT-system.