Retningslinjer for bruk av rektorat-, dekan- og direktørmøtene i saksgangen

Grunnregel

Universitetsdirektøren er leder av all administrativ virksomhet ved universitetet. Universitets-direktøren skal etter samråd med rektor forberede og gi tilrådning i saker for styret og er ansvarlig for iverksetting av styrets vedtak. Kontakten mellom rektor (styret) og administrasjonen skal som hovedregel gå via universitetsdirektøren. Om, når og hvordan en sak skal drøftes i rektoratmøte, dekanmøte og/eller direktørmøte skal alltid avklares med universitetsdirektøren. Det samme gjelder selvsagt også for styremøtene.

Rektoratmøtene

Rektor er styrets leder og har på vegne av styret det overordnete ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet og skal føre tilsyn med denne. Rektor er den fremste leder for den faglige virksomheten ved universitetet.

Rektoratmøtene er i praksis sentraladministrasjonens møte med rektoratet og har i hovedsak følgende hensikt:

• Drøfte håndtering av aktuelle saker som administrasjonen håndterer, der det er relevant at den øverste ledelsen er involvert. Gjelder både faste (f.eks budsjett) og løpende saker (f.eks håndtering av målloven etter henvendelsen fra Kulturdepartementet).
• Drøfte hvordan administrasjonen kan forberede og legge til rette for rektoratets oppgaver.
• Samråd om hvordan universitetsdirektøren bør forberede og gi tilrådning i saker for styret, der en bestemt fagavdeling er saksansvarlig.

Når det skal skrives saksnotater til rektoratmøtene skal det brukes en egen mal for dette:
Mal for saksnotat til rektoratmøtet (word)

Dekanmøtene

Dekanene har overordnet ansvar og myndighet mht alle oppgaver ved fakultetet som ikke eksplisitt er tillagt fakultetsstyret eller et annet organ, og har generell fullmakt til å avgjøre løpende enkeltsaker. Dekanen har direkte linjeansvar for prodekan(er), fakultetsdirektør og instituttledere.

Dekanen må forholde seg til to overordnete. I saker der universitetsdirektøren er ansvarlig (foreberedelse for og oppfølging av styrets/styreorganers beslutninger, eller saker av administrativ karakter), går hovedlinjen for kontakt med fakultetene fra universitetsdirektøren til dekanene. Universitetsdirektøren har også instruksjonsmyndighet overfor fakultetene i denne relasjonen. På de områder som faller utenfor direktørens ansvarsområde, er rektor dekanenes overordnete.

Gjennom dekanmøtene skal dekanene sammen med universitetets øverste ledelse gi styring og retning til strategiske saker og større utviklingsoppgaver. Dekanene skal bli forelagt problemstillinger på et overordnet nivå. Dekanmøtene er ikke et formelt beslutningsorgan, men fungerer som en rådgivende gruppe for rektor og universitetsdirektøren.

Generelle kriterier for når en sak skal til dekanmøtet:

• Når fakultetene skal gi styring og retning til strategiske saker og større utviklingsoppgaver
• Når en sak må ha forankring hos fakultetenes ledelse
• Ved drøfting av forberedelse for og oppfølging av styrets beslutninger (overordnet)
• Ved drøfting av hvordan fakultetene skal være involvert i saksforberedelse og -oppfølging og hvorvidt vitenskapelig personale bør være involvert i saksarbeidet, herunder hva slags saker som skal håndteres i styrets komitéer og hva som skal håndteres i administrative nettverk. Unntak: Driftsoppgaver.
• Orientering om saker av administrativ karakter relevant for dekanenes myndighetsområde (eksempel: regelverk)
• Ved behov for drøfting, rådføring og erfaringsutveksling i faglige saker

Når det skal skrives saksnotater til dekanmøtene skal det brukes en egen mal for dette:
Mal for saksnotat til dekanmøtet (word)

Direktørmøtene

Fakultetsdirektørene ivaretar ledelsen av fakultetsnivåets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med og på delegasjon fra dekanen. Som ledere av fakultetsnivåenes administrative og forvaltningsmessige arbeid må de være godt orientert om sentrale administrative saker og prosjekter, i praksis ofte mer grundig enn dekanene. Samtidig er det viktig at sentraladministrasjonen involverer fakultetsadministrasjonenes kontinuitet og kompetanse i sitt saksforberedende arbeid i for eksempel saker til styret og drøfting av administrative prosjekter. Konkrete problemstillinger i en sak kan derfor ofte drøftes med direktørene på et relativt detaljert nivå og inngå som en del av det saksforberedende arbeidet før en sak for eksempel fremlegges på dekannivå.

Direktørmøtene er ikke et formelt beslutningsorgan, men fungerer som en rådgivende gruppe for universitetsdirektøren.

Eksempler på når en sak kan være relevant for direktørmøtet:

• Drøfting av administrative prosjekter
• Overordnet om driftsoppgaver
• Drøfting av problemstillinger i en sak som senere skal behandles i dekanmøtet, som del av det saksforberedende arbeidet.
• Sikre nødvendige koblinger mellom saksbehandler- og ledernivåene
• Når det er viktig å sikre at fakultetsdirektørene er godt orientert om sentrale administrative saker og prosjekter.

Når det skal skrives saksnotater til direktørmøtene skal det brukes en egen mal for dette:
Mal for saksnotat til direktørmøtet (word)