Tips til saksfremstillingen

Hva slags sak

Det må fremgå tydelig om saken er

• orienteringssak
• orienteringssak
• vedtakssak
• instruks
• eller noe annet…

Sett saken i en sammenheng

Hva er utgangspunktet/bakgrunnen for saken?

Ta kun med informasjon som er relevant for mottakeren og for mottakerens behandling av saken

Bakgrunnsinformasjon eller detaljinformasjon kan eventuelt følge som vedlegg, eller som en henvisning til hvor man kan finne bakgrunnsinformasjon (for eksempel som en peker til et nettsted med informasjon).

Fremstill saken kortfattet og oversiktlig

Vektlegg oversiktlighet og lesbarhet ved fremstillingen av saken. Vær bevisst i bruken av overskrifter, avsnitt, over- og underpunkter.

Konsekvenser av saken

Gjør rede for hvilke konsekvenser som eventuelt kan følge av saken (for eksempel økonomiske, personalmessige eller arealmessige konsekvenser).

Alternativer i saken

Hvis saken kan løses på ulike måter, skisser de ulike alternativene og beskriv kort hvilke fordeler og ulemper og eventuelt ulike konsekvenser som følger med de ulike alternativene. Der beslutningstager anbefales å velge et alternativ fremfor et annet, begrunn.

Bearbeid språket

Følg vanlig språkvett, unngå substantivsyken og "kok ned" det du prøver å si.

Illustrer saken

Istedenfor å bare bruke ord kan saksfremstillingen bli tydeligere og mer lettfattelig ved å bruke tall, eksempler, illustrasjoner, figurer, modeller, tabeller, diagram og lignende. Bruk av talltabeller kan med fordel suppleres eller erstattes med figurer som tydeligere viser det man kan lese ut av tabellene. Talltabellene kan eventuelt følge med som vedlegg hvis ikke de droppes helt der de er erstattet med illustrasjoner.

Formuler forventning til mottakers behandling av saken

• En diskusjonssak skal oppsummeres med hvilke punkter som skal diskuteres.
• En beslutningssak skal følges av et vedtaksforslag.
• Hvis det er forventet at mottakeren må gjøre noe i forbindelse med saken må dette gjøres tydelig.

Når det skal skrives saksnotater til rektoratmøtene, dekanmøtene og direktørmøtene skal det brukes egne maler for dette:

• Mal for saksnotat til rektoratmøtet (word)
• Mal for saksnotat til dekanmøtet (word)
• Mal for saksnotat til direktørmøtet (word)

- Ledernes beslutninger blir ikke bedre enn det vi gir dem grunnlag til. -