Veileder i innmelding og saksbehandling av HMS-avvik

Innmelding

Alle ansatte, ledere og verneombud ved UiO kan melde HMS-avvik, og se status for eget innmeldt HMS-avvik i HMS-avvikssystemet. Etter å ha sendt inn et HMS-avvik får innmelder automatisk en e-post med bekreftelse. I e-posten er det en lenke til HMS-avviket som innmelder kan bruke til å følge saken sin.

Saksbehandler

Alle enheter har en egen saksbehandler i HMS-avvikssystemet. Ledere som ønsker saksbehandler-tilgang i HMS-avvikssystemet, kan kontakte Enhet for HMS og beredskap (HMSB) for å få det.

Saksgang

  1. Leder skal få informasjon fra enhetens saksbehandler om HMS-avvik meldt av egne ansatte.
  2. Forslag til tiltak lages av leder i samråd med verneombud, saksbehandler og / eller andre.
  3. Leder skal godkjenne tiltakene, gi beskjed til tiltaksansvarlig, følge opp at de godkjente tiltakene blir gjennomført og holde saksbehandler oppdatert på status. Eventuelt kan leder be saksbehandler om å koordinere dette.
  4. Når tiltakene er gjennomført skal saksbehandler gi en anbefaling til leder om å lukke HMS-avviket og leder skal gi saksbehandler tilbakemelding på om HMS-avviket skal lukkes eller ikke.
  5. Når HMS-avviket lukkes skal saksbehandler gi beskjed til innmelder, leder og verneombud om at tiltak er utført og saken er lukket.

Roller i håndtering av HMS-avvik


Behandling av HMS-avvik i CIM for saksbehandlere

Innhold

  • Innlogging og øvelse
  • Navigering
  • Mottak av HMS-avvik
  • Kvalitetssikring av HMS-avvik
    • Grenseflater til andre systemer
    • Sletting av personopplysninger og endring av enhet
  • Behandling av HMS-avvik
    • Kategorisering av HMS-avvik
    • Endre  saksbehandler
    • Endre status for HMS-avviket
    • Sett tidsfrist for når saken skal være behandlet
    • Informere
    • Loggføring
  • Registrere nytt HMS-avvik

Innlogging og øvelse

Innlogging fra UiOs IT-infrastruktur:

Innlogging utenfor UiOs IT-infrastruktur:

Første gang saksbehandler logger inn i CIM; må det settes et passord. Bruk ditt UiO brukernavn, passord  velges fritt.

For å øve i en base som ikke brukes til saksbehandling Velg «Modul Øvelse» istedenfor «Modul Normal».

Navigering

Øverst til høyre er det en snarveimeny bak stjernen.

Hovedvinduet i HMS-avvikssystemet består av flere felt. Listefeltet viser alle HMS-avvik som er kommet inn til lederne saksbehandleren skal støtte. Detaljfeltet viser informasjon om HMS-avviket som er valgt i listefeltet.

Mottak av HMS-avvik

Velg HMS-avviket som skal behandles i listevinduet. Informasjon om HMS-avviket kommer opp i detaljvinduet. Hent tiltakskort til behandlingen av HMS-avviket under fanen «funksjoner»

Velg for eksempel HMS-avvik – initial vurdering. Dette tiltakskortet er en huskeliste for hva saksbehandler skal gjøre med HMS-avvikene som er meldt inn i systemet. Det er fler tiltakskort som kan være aktuelle å hente, for eksempel «Alvorlig ulykke/nestenulykke», «Personskade» og «Lukking av avvik».

Tiltakskortet legger seg i detaljvinduet. Klikk på teksten for å se oppgavene saksbehandler skal utføre, og huk av når oppgaven er utført.

Ved å velge «oppgavene» i tiltakskortet åpnes et nytt vindu og saksbehandler kan se detaljer for oppgaven og notere ned hva som er gjort.

Når et HMS-avvik er sendt inn får saksbehandler også e-post med en lenke som kan brukes til å logge inn i CIM.

Kvalitetssikring av HMS-avvik

Saksbehandler skal kvalitetssikre at meldingen er et HMS-avvik og sjekke grenseflater mot andre meldesystemer. Saksbehandler skal avslutte saker som ikke er HMS-avvik. Endre status for HMS-avviket til «Avsluttet» og trykk OK. Begrunnelse kan skrives i notatloggen. (HMS-avviket slettes ikke, ta kontakt med Enhet for HMS og beredskap ved behov for å slette HMS-avvik.)

Grenseflater til andre systemer

  • Eiendomstjenester som skifte av lyspærer, renhold etc, som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal meldes til Eiendomsavdelingen av saksbehandler. Saksbehandler skal så sende epost til innmelder om at meldingen er videresendt med evt referanse. Saken avsluttes i CIM.
  • Studentsaker som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal videresendes til læringsmiljøkontakten ved studentens fakultet eller institutt i Si-Fra-systemet. Saksbehandler skal så sende epost til innmelder om at meldingen er videresendt med evt referanse. Saken avsluttes i CIM.
  • Meldinger om personkonflikter, mobbing eller trakassering som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal ikke videresendes. Saksbehandler skal gi beskjed til innmelder om at saken skal meldes inn ihht personalavdelingens retningslinjer og vise innmelder til retningslinje for konflikthåndtering og UiOs websider om mobbing og trakassering. Saken avsluttes i CIM.

Sletting av personopplysninger og endring av enhet

Saksbehandler skal slette eventuelle personopplysninger. Velg blyanten på høyre side for HMS-avviket i listevinduet. Merk og slett personopplysninger.

Saksbehandler skal kvalitetssikre at HMS-avviket har kommet til riktig enhet. Endre enhet under organisasjon hvis HMS-avviket skal sendes til en annen enhet. Velg «send inn».