Prosedyre for HMS-revisjon

Formål

Prosedyren skal sikre at HMS-revisjon avdekker om HMS-arbeidet oppfyllert kravene i UiOs HMS-system.

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder alle enheter ved UiO. 

Ansvar

• Ansvarlig angitt i plan for HMS-revisjon har ansvar for at revisjonen gjennomføres.
• Leder har ansvar for å få gjennomført korrigerende tiltak slik at avvik kan lukkes. Leder kan alternativt beslutte å påta seg risikoen ved å ikke korrigere rapporterte forhold.

Fremgangsmåte

Plan for HMS-revisjoner og revisjonsteam

Ansvarlig angitt i plan for HMS-revisjoner skal peke ut revisjonsleder og sette sammen et revisjonsteam av minimum to personer. 

Gjennomføring av revisjon

• Revisjonsteamet skal varsle enheten som skal revideres 14 dager før revisjonen. Dagsorden skal foreligge. Mal for revisjonsvarsel (word) kan brukes.
• Revisjonsteamet skal gjennomføre revisjonen, som skal bestå av et formøte, intervjuer, eventuell befaring og et sluttmøte.
• Revisjonsteamet skal sende ut revisjonsrapport innen 14 dager etter revisjonen. Mal for revisjonsrapport (word) kan brukes.
• Leder for revidert enhet skal sørge for at revisjonsteamet får tilbakemelding om korrigerende tiltak med tidsfrist innen 14 dager etter mottatt rapport.
• Revisjonsteamet skal kontakte leder etter tidsfristen, og få status for de korrigerende tiltakene og lukke avvikene. Deretter skal revisjonsteamet utarbeide en oppfølgingsrapport (word) mal kan brukes. 

Rapportering

• Revisjonsteamet skal sende revisjonsrapport og oppfølgingsrapport til leder av revidert enhet og til leder av enhetens overordnede instans.
• Leder av revidert enhet skal sørge for at revisjonsrapporten og oppfølgingsrapporten sendes til LAMU, styret for enheten og andre interesserte.
• Om revidert enhet ikke tar behørlig hensyn til revisjonsrapporten, skal revisjonsteamet underette enhetens overordnede instans.

Arkivering

Leder av revidert skal sørge sørger for at revisjonsrapporten arkiveres.

Dokument-ID

• Utarbeidet av: HMS-stab, Organisasjons- og personalavdelingen
• Godkjent av: Tove Kristin Karlsen for Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
• Godkjenningsdato: 26.09.2012
• Utgave: 1
• Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-10