Prosedyre for ledelsens gjennomgang

Formål

Prosedyren skal sikre at ledelsen gjennomgår HMS-systemet med jevne mellomrom for å sikre at det fungerer og vurdere forbedringer.

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder alle enheter ved UiO. Ledelsens gjennomgang skal gjennomføres på institutt-, fakultets-, og  universitetsnivå.

Ansvar

Leder av enheten har ansvar for at ledelsens gjennomgang gjennomføres årlig.

Fremgangsmåte

Ledelsens gjennomgang består av å fremskaffe og sammenfatte underlag, og gjennomføre et møte hvor ledelsen gjennomgår underlagene og treffer beslutninger. Skjema for ledelsens gjennomgang (word) kan brukes. Leder avgjør hvem som skal delta på møtet og kaller inn, det skal minimum være øverste leder og HMS-koordinator. (Ansatt-siden deltar ikke på dette møtet.)

Fremskaffe og sammenfatte underlag

Leder skal sørge for at underlagene fremskaffes og sammenfattes, det vil ofte være naturlig å delegere dette til HMS-koordinator. Underlagene skal sendes til møtedeltagerne 14 dager før møtet.

Gjennomføring av møtet

Leder skal sørge for at deltagerne diskuterer det som fremkommer i underlagene med fokus på den overordnede prestasjonen av HMS-systemet:

• Er systemet hensiktsmessig?
• Håndterer systemet UiOs arbeidsmiljøpolicyer og mål?
• Oppnås ønskede resultater?

Leder skal sørge for at møtet munner ut i en tiltaksplan.

Rapportering

Leder skal sørge for at tiltaksplan fra ledelsens gjennomgang sendes til LAMU og styret for enheten.

Arkivering

Leder skal sørge for at tiltaksplan fra ledelsens gjennomgang arkiveres. 

Dokument-ID

• Utarbeidet av: HMS-stab, Organisasjons- og personalavdelingen
• Godkjent av: Tove Kristin Karlsen for Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
• Godkjenningsdato: 26.09.2012
• Utgave: 1
• Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-11