Prosedyre for valg av ledende verneombud og vara for ledende verneombud
Formål
Denne prosedyren skal sikre at:
• det velges ledende verneombud og vara for vedkommende.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO hvor det er 2 eller flere verneombud.
Ansvar
- Valgstyret ved institutt, museene, fagavdelinger og andre enheter som har valgt 2 eller flere verneombud, har ansvar for å innkalle til møte for valg av ledende verneombud innen det aktuelle verneområdet, og å lede møtet. Det skal også velges vara for de ledende verneombudene.
- På fakultet hvor det ikke er ett valgstyre som har gjennomført valget av verneombud ved hele fakultetet, har fakultetet ansvar for å kalle inn relevante ledende verneombud og/eller verneombud for valg av ledende verneombud med vara for fakultetet.
- Dersom ingen verneombud er villig til å stille til valg som ledende verneombud og vara for denne, har fagforeningene et ansvar for å peke ut et ledende verneombud og vara for ledende verneombud.
- Ledelsen har ansvar for å gjøre kjent hvem som er valgt til ledende verneombud og til vara for vedkommende, innen de ulike verneområdene og når funksjonstiden begynner.
- Ledelsen har ansvar for å melde fra til HMS-stab og til hovedverneombudet hvem som er valgt til ledende verneombud og ledende varaverneombud.
Fremgangsmåte
Planlegging
Valgstyret finner et egnet tidspunkt for å innkalle alle verneombud innen sitt verneområde slik at de kan velge ledende verneombud.
I møteinnkallelsen skal det framgå at:
- det skal velges et ledende verneombud av og blant verneombudene innen verneområdet
- det skal velges vara for vedkommende
- det kan leveres inn forslag til valgstyret på kandidater
Det legges også ved informasjon om rolle, oppgaver og myndighet som ledende verneombud.
På fakultet som har ansvar for å sikre valg av ledende verneombud uten at det er ett valgstyre for fakultetet, skal ledelsen eller en representant for ledelsen finne et egnet tidspunkt og innkalle relevante ledende verneombud og/eller verneombud.
I møteinnkallelsen skal det framgå at:
- det skal velges ledende fakultetsverneombud av og blant de ledende instituttverneombudene og verneombudene fra institutt med bare ett verneombud
- det skal velges vara for vedkommende
- det kan leveres inn forslag på kandidater til <kontaktperson> (Kontaktperson kan for eksempel være et verneombud som ikke er aktuell til vervet som ledende verneombud på fakultetsnivå. Alt.: Sekretær for fakultets-LAMU er valgstyre for valget av ledende verneombud, men det kan være uheldig å blande inn en representant for arbeidsgiver.)
Det legges også ved informasjon om rolle, oppgaver og myndighet som ledende verneombud.
Gjennomføring
Verneombudene kan komme med benkeforslag på kandidater til vervet som ledende verneombud innen verneområdet. Valget gjennomføres ved at den enkelte skriver sin foretrukne kandidat på en stemmeseddel. Den kandidaten med flest stemmer, er valgt til ledende verneombud. Tilsvarende gjennomføres valg av vara.
Rapportering
Valgstyret dokumenterer skriftlig til ledelsen på verneområdet hvem som er valgt til ledende verneombud og vara for denne. Det oppgis når funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar.
Kontaktpersonen på fakultetet dokumenterer skriftlig til ledelsen på verneområdet hvem som er valgt til ledende verneombud og vara for denne. Det oppgis når funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar.
Ledelsen innen de ulike verneområdene gjør resultatene kjent for de ansatte og rapporterer til HMS-stab og til hovedverneombudet.
Arkivering
Valgstyret har ansvar for at hvem som er valgt til ledende verneombud og vara for denne arkiveres.
Referanser
AMUs vedtak av 9. juni 2008 som sier at ledende verneombud velges av og blant verneombudene på enheter som har 2 eller flere verneombud.
Dokument-ID
- Utarbeidet av: HMS-stab, Organisasjons- og personalavdelingen
- Godkjent av: Tove Kristin Karlsen for Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 26.09.2012
- Utgave: 1
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-22