Prosedyre for valg av lokalt hovedverneombud, ledende verneombud og vara for disse

Formål

Denne prosedyren skal sikre at:

• det velges ledende verneombud og vara for vedkommende.
• det velges lokalt hovedverneombud og vara for vedkommende.

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO hvor det er 2 eller flere verneombud.

Ansvar

• Valgstyret ved institutt, fagavdelinger og andre enheter som har valgt 2 eller flere verneombud, har ansvar for å innkalle til møte for valg av ledende verneombud innen det aktuelle verneområdet, og å lede møtet. Det skal også velges vara for de ledende verneombudene.
• På fakultet hvor ett valgstyre har gjennomført valg av verneombud for hele fakultetet, har valgstyret ansvar for å innkalle til møte for valg av lokalt hovedverneombud, og å lede møtet. Det skal også velges vara for lokalt hovedverneombud.
• På fakultet hvor det ikke er ett valgstyre som har gjennomført valget av verneombud ved hele fakultetet, har fakultetet ansvar for å kalle inn relevante ledende verneombud og/eller verneombud for valg av lokalt hovedverneombud med vara for fakultetet.
• Valgstyret ved museene og universitetsbiblioteket har ansvar for å innkalle til møte for valg av lokalt hovedverneombud og å lede møtet. Det skal også velges vara for lokalt hovedverneombud.
• Dersom ingen verneombud er villig til å stille til valg som lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud og vara for denne, har fagforeningene et ansvar for å peke ut et lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud og vara for denne.
• Ledelsen har ansvar for å gjøre kjent hvem som er valgt til lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud og til vara for vedkommende, innen de ulike verneområdene og når funksjonstiden begynner.
• Ledelsen har ansvar for å melde fra til Enhet for HMS og beredskap og til hovedverneombudet hvem som er valgt til lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud og vara for denne.

Fremgangsmåte

Planlegging

Valgstyret finner et egnet tidspunkt for å innkalle verneombudene innen sitt verneområde slik at de kan velge lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud. Lokalt hovedverneombud velges ved fakultetene, museene, universitetsbiblioteket og i Ledelsen og støtteenheter.

I møteinnkallelsen skal det framgå:

• om det skal velges et lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud
• at det skal velges vara for vedkommende
• at det kan leveres inn forslag til valgstyret på kandidater

Det legges også ved informasjon om rolle, oppgaver og myndighet som lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud.

På fakultet som har ansvar for å sikre valg av lokalt hovedverneombud uten at det er ett valgstyre for fakultetet, skal ledelsen eller en representant for ledelsen finne et egnet tidspunkt og innkalle relevante ledende verneombud og/eller verneombud.

I møteinnkallelsen skal det framgå at:

• det skal velges lokalt hovedverneombud av og blant de ledende instituttverneombudene og verneombudene fra institutt med bare ett verneombud
• det skal velges vara for vedkommende
• det kan leveres inn forslag på kandidater til <kontaktperson> (Kontaktperson kan for eksempel være et verneombud som ikke er aktuell til vervet som ledende verneombud på fakultetsnivå. Alt.: Sekretær for fakultets-LAMU er valgstyre for valget av ledende verneombud, men det kan være uheldig å blande inn en representant for arbeidsgiver.)

Det legges også ved informasjon om rolle, oppgaver og myndighet som lokalt hovedverneombud.

Gjennomføring

Lokalt hovedverneombud eller ledende verneombud velges av og blant de som er valgt til verneombud. Verneombudene kan komme med benkeforslag på kandidater til vervet som ledende verneombud innen verneområdet. Valget gjennomføres ved at den enkelte skriver sin foretrukne kandidat på en stemmeseddel. Den kandidaten med flest stemmer, er valgt til ledende verneombud. Tilsvarende gjennomføres valg av lokalt hovedverneombud og varaer.

Rapportering

Valgstyret dokumenterer skriftlig til ledelsen på verneområdet hvem som er valgt til ledende verneombud og vara for denne. Det oppgis når funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar.

Kontaktpersonen på fakultetet dokumenterer skriftlig til ledelsen på verneområdet hvem som er valgt til lokalt hovedverneombud og vara for denne. Det oppgis når funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar.

Ledelsen innen de ulike verneområdene gjør resultatene kjent for de ansatte og rapporterer til Enhet for HMS og beredskap og til hovedverneombudet.

Arkivering

Arkivering av HMS-dokumenter

Referanser

• Regelverk og andre rammevilkår
• AMUs vedtak av 9. juni 2008 som sier at ledende verneombud velges av og blant verneombudene på enheter som har 2 eller flere verneombud.
• AMUs vedtak av 11. mars 2013 om at det skal være lokalt hovedverneombud ved fakultetene, museene, universitetsbiblioteket, MLS og i sentraladministrasjonen.

Dokument-ID

• Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
• Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
• Godkjenningsdato: 19.05.2017
• Utgave: 4
• Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-96