English version of this page

Prosedyre for behandling av varsel om alvorlige kritikkverdige forhold fra student eller ansatt



Definisjon

Varsling er informasjon om alvorlige kritikkverdige forhold, primært lovbrudd og brudd på allmenne etiske normer. Varsling kan særlig være aktuelt hvis studenter eller ansatte blir oppmerksom på:

  • uetiske, ulovlige eller straffbare forhold knyttet til lærings- eller arbeidsmiljøet, forurensning, korrupsjon, misbruk av offentlige midler, myndighetsmisbruk
  • feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse
  • at medstudenter eller medarbeidere blir mobbet, trakassert eller diskriminert i forbindelse med sitt virke ved UiO.

Studenter kan i tillegg varsle om kritikkverdige forhold de selv har vært utsatt for, mens ansatte skal ta hendelser som gjelder egen person opp med sin leder eller dennes overordnede.

Ansvar

Formelt ansvarlig for behandling av innkomne varslingssaker ved UiO er:

  • på grunnenhetsnivå: instituttleder eller leder på tilsvarende nivå
  • på fakultetsnivå: dekan
  • i sentraladministrasjonen: universitetsdirektør eller den som bemyndiges

Delegering av oppfølgingsansvar

Det er et prinsipp at sakene søkes løst på lavest mulig nivå i organisasjonen og at saksbehandlingen skal følge den ordinære linjestrukturen. Det innebærer at øverste ansvarlige linjeleder, dvs. hhv dekan og instituttleder, kan delegere oppfølging av konkret sak til andre ledere, men vil fortsatt være formelt ansvarlig på vegne av UiO.

Adressat for varsler fra studenter og ansatte

  • Varsler fra studenter (gjennom rødt nettskjema i Si fra-system) blir sendt kryptert til sentralt postmottak som dekrypterer og videresender i ePhorte til aktuelt Si fra-mottak på fakultet. Si fra-mottakene består av fakultetets læringsmiljøkontakt, dens vara og studiedekan eller dekan som avgjør ansvarlig behandlingsenhet ut fra sakens karakter. De som mottar sakene, trenger ikke være de samme som følger opp/ behandler sakene, men kan være det.
  • Enhet for intern revisjon (EIR) er adressat for varsler fra ansatte, som dekrypterer og videreformidler via ePhorte til aktuell linjeledelse.
  • IR har en kontrollrolle i forhold til omfang av varslinger og at den enkelte varslingssak blir fulgt opp i linjen. De mottar automatisk kopi av alle studentsaker innmeldt gjennom rødt nettskjema i Si fra-systemet.

Se illustasjon av saksflyt når student varsler og saksflyt når ansatt varsler.

Mottak av varslinger

Muntlig eller anonymt varsel

  • Dersom nettskjema ikke er brukt, må mottaker sørge for at tilsvarende informasjon blir innhentet. Dette bekreftes skriftlig av innmelder, med mindre det gjelder en anonym varsling.
  • Studenter som ønsker å varsle muntlig eller anonymt skal henvises direkte til rødt mottak.
  • Hvis det er av betydning for saken at innmelder identifiserer seg, skal vedkommende oppfordres til dette. Det forutsetter selvfølgelig at UiO har kontakt med innmelderen.
  • Dersom varselet gjelder anklage mot ansatte eller studenter ved UiO, må det opplyses om at en anonym innmeldt sak gir svært begrenset mulighet for oppfølging eller eventuelle sanksjoner overfor den anklagede. Videre må det gis informasjon om den anklagedes rett til å forsvare seg og få innsyn i anklagen og hvem som varsler (retten til kontradiksjon og innsyn).
  • Varslet beskrives og arkiveres i ePhorte og IR settes som kopimottaker av sak.

Oppfølging av varsling

  • Ansvarlig leder avgjør hvor i organisasjonen saken skal behandles og informerer varsler om dette.
  • Innmelder skal gis anledning til å legge frem sitt syn for den/de som skal behandle saken, fortrinnsvis i et møte som det skrives referat fra. Referatet bør gi opplysninger som beskrivelse og tidspunkt for hendelsen(e), navn på personer og deres tilknytning til fakultetet/enheten.
  • Videre må det gjøres en vurdering av hvilket regelverk som evt anses som brutt i forbindelse med hendelsen.
  • Hvis et varsel innebærer anklager mot ansatte eller studenter ved UiO, skal ansvarlig leder først undersøke om påstandene i varslet kan antas å være riktige. Feilaktige påstander kan bero på at varsler har vært i god tro, men tatt feil av sakens faktum eller andre vesentlige omstendigheter.
  • Når saken forfølges, skal den det blir varslet om gjøres kjent med varslet, hvilke opplysninger som er gitt og få anledning til å komme med sin versjon av saken. Dersom UiO samler inn opplysninger i forbindelse med varslingssak, skal den det gjelder informeres, jf personopplysningslovens § 20 (lovdata.no).  Dette gjelder ikke i saker hvor det av hensyn til evt politietterforskning er viktig at vedkommende ikke gjøres kjent med varslet.
  • Anonyme varsler skal så langt det lar seg gjøre undersøkes. Hvis sakens fakta viser seg å stemme skal dette beskrives, legges til saken med IR som kopimottaker.
  • Varslingssaker skal behandles fortrolig. Fortrolighet innebærer i denne sammenheng at identiteten til varsler og den/de det evt er varslet om ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.
  • Forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 (lovdata.no) pålegger taushetsplikt om noens personlige forhold. Som "personlig forhold" regnes blant annet opplysninger om fysisk og psykisk helse, karakter, følelsesliv, sosiale eller personlige problemer.
  • Behandling av saken skal dokumenteres skriftlig, gjennom redegjørelse for varslets innhold, oppsummering av undersøkelser, referat fra møter og evt andre samtaler, samt rapport om funn og konklusjoner. Dokumentasjon er spesielt viktig i saker som kan resultere i ansvar for enkeltpersoner. Alle sakens dokumenter skal journalføres. Dokumentkategorien «Y» i ePhorte skal ikke benyttes.
  • For de personer saken gjelder, skal det gis rett til innsyn i dokumenter i tråd med forvaltningslovens § 18, jf. § 19 (lovdata.no). Dersom den det er varslet om ber om innsyn i saken, vil vedkommende som hovedregel ha krav på å få opplyst varslerens identitet.

Sanksjoner overfor ansatte eller studenter

Avslutning av varslingssaker

  • Når saken er ferdig behandlet, skal varsler og evt den det er varslet om ha tilbakemelding, uansett utfallet av behandlingen.
  • Sluttrapport om saken journalføres og arkiveres med kopi til IR.
  • Hvis saken ved mottak åpenbart ikke er en varslingssak, skal dette begrunnes og legges til saken med kopi til IR. Innmelder av saken får tilbakemelding på sakens utfall. Arkivet avslutter saken i ePhorte.
  • Hvis saken ikke er en varslingssak, men skal følges opp videre, avsluttes saken. Ny sak opprettes og sendes ansvarlig for videre oppfølging.
  • I samsvar med personopplysningslovens § 28 (lovdata.no) skal personopplysninger ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Ta kontakt med arkivledelsen før eventuell sletting av dokumenter i varslingssaker.

Vern mot gjengjeldelse

  • Studenter skal ikke oppleve negative sanksjoner som følge av innmeldte læringsmiljøsaker Læringsmiljøutvalget har i sitt mandat et «særlig ansvar for at Si-fra systemet har en forsvarlig fremgangsmåte overfor studentene, herunder at vernet av varslere er ivaretatt på en slik måte at gjengjeldelse ikke skjer». Brudd på dette skal meldes til IR med henvisning til saksnummer.
  • Arbeidsmiljølovens § 2-5 (lovdata.no) slår klart fast at «Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt». Arbeidsgiver kan ikke besvare en forsvarlig varsling med oppsigelse, suspensjon eller avskjed. Utstøting, fratakelse av eller endring i arbeidsoppgaver eller andre reaksjoner som har karakter av straff eller sanksjon vil heller ikke være lovlig.

Rapportering

  • Fakultetene skal gjennom virksomhetsrapporteringen gi en anonymisert rapport om innmeldte saker via Si fra-systemet og hvordan det arbeides med å forebygge og sikre ett fullt forsvarlig læringsmiljø. Dette oppfyller uhl § 4-3 fjerde ledd (lovdata.no) om at institusjonens arbeid med læringsmiljøet skal dokumenteres og være en del av kvalitetssystemet, jf uhl § 1-6 (lovdata.no). Rapportene skal behandles i Læringsmiljøutvalget og inngå i LMUs årsrapport til styret, jf uhl § 4.3 tredje ledd (lovdata.no).

Dokument-ID

  • Utarbeidet av: Studieavdelingen og Avdeling for personalstøtte
  • Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
  • Godkjenningsdato: 30.05.2013
  • Utgave: 1
  • Saks- og dokumentnrummer i ePhorte: 2011/13529-18
Publisert 17. sep. 2013 12:29 - Sist endret 23. nov. 2015 14:34