print logo

Delinstruks for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo

0 Innledning

Instruksen er fastsatt 8.februar 2006 av universitetsdirektøren i medhold av pkt. 2.2 i Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler og gjelder fra samme dato.

1 Delinstruksens forhold til det generelle økonomifegelverket og andre sentrale bestemmelser

Delinstruksen bygger videre på sentrale bestemmelser og regelverket for økonomistyring i staten, som finnes i følgende dokumenter:

  • Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kongelig resolusjon 12. desember 2003. (Heretter benevnt Reglementet og forkortet R).

  • Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 12. desember 2003. (Heretter benevnt Bestemmelsene og forkortet B).

  • Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler, fastsatt 1.august 2005. (Heretter forkortet HI).

  • Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo fastsatt av Universitetsstyret 20.desember 2005. (Heretter forkortet H-UiO).

I hovedreglene er det nyttet betegnelsen 'avdelinger, grunnenheter m. v.'. Betegnelsen er brukt i lov om universiteter og høgskoler (bl.a. § 30a) om enheter under universitetsstyret (fakulteter, museer, universitetsbibliotek, institutter, sentre). Administrative enheter underlagt direktøren som en del av administrasjonen inngår ikke i dette.

I delinstruksen er det videre nyttet betegnelsen 'avdelinger' og 'grunnenheter'. Betegnelsen 'avdelinger' omfatter enheter som etter vedtak i universitetsstyret har fått stilt til disposisjon bevilgninger ved disponeringsskriv fra universitetsdirektøren. Betegnelsen 'grunnenhet' omfatter institutter, fakultetsbibliotek og andre enheter som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet ved eget disponeringsskriv fra et fakultet eller fra Universitetsbiblioteket. I delinstruksen omfatter begrepet 'grunnenhet' også sentraladministrative enheter underlagt universitetsdirektøren, samt avdelingenes egne sekretariatsenheter (som f.eks fakultetssekretariatene).

Økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo skal følge Reglementet, Bestemmelsene, HI og H-UiO med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av bestemmelsene i denne delinstruksen.

Økonomiforvaltningen ved universitetet skal bygge på tidsmessige og rasjonelle rutiner for planlegging, budsjettering, innkjøp, betaling og regnskapsføring. Økonomifunksjonen skal gi profesjonell og hensiktsmessig støtte for å nå fastsatte mål innenfor utdanning, forskning og formidling og bidra til effektiv styring og ressursutnyttelse.

Delinstruksen gjelder for alle typer aktiviteter/disposisjoner uavhengig av finansieringskilde.

Delinstruksen er bygd opp som supplement til Reglementet, Bestemmelsene, HI og H-UiO. Ved bruk av delinstruksen må man derfor også forholde seg til de punkter i det overordnede regelverket det er henvist til.

Utfyllende regler på andre områder:

  • Eksternt finansiert virksomhet

    Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettsubjekt (fastsatt av Utdannings- og forskningsdepartementet 20.desember 2002).

    Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte prosjekter ved universitetet i Oslo(fastsatt av Universitetsstyret 15.mars 2005). Gjelder fra 1.mai 2005.

    Retningslinjer for samarbeid mellom UiO og andre rettssubjekt (fastsatt av Universitetsstyret 25. mars 2003)

  • Offentlige anskaffelser

    Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999

    Forskrift om offentlige anskaffelser av 15.juni 2001

2 Myndighets, oppgave- og ansvarsfordeling

2.1 Sentralt samordningsansvar

(B 2.2, 2.4, HI 2.3, 6.2, H-UiO 2.1, 2.2, 6.2)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at økonomiforvaltningnen ved universitetet er samordnet og arbeider rasjonelt.

Dette omfatter bl.a.:

  • samordne budsjett- og planarbeidet ved universitetet og påse at det baseres på de rammer universitetsstyret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet

  • samordne kommunikasjonen med Kunnskapsdepartementet og med Riksrevisjonen i saker som gjelder økonomiforvaltningen ved institusjonen

  • holde oversikt over de økonomiske forpliktelser universitetet har pådratt seg og sørge for at universitetsdirektøren og universitetsstyret er kjent med disse

  • sørge for hensiktsmessig oppgave- og arbeidsfordeling mellom ulike nivåer i organisasjonen i saker som angår økonomiforvaltningnen

  • ansvar for å samordne virksomhetsomfattende anskaffelser, tilrettelegge informasjon og gi opplæring til avdelinger og grunnenheter

  • påse at det er etablert systemer og rutiner som sikrer at avdelingene og grunnenhetene har etablert intern kontroll og utøver kontroll på en forsvarlig måte tilpasset risiko og vesentlighet

  • sørge for at økonomiregelverket med tilhørende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for tjenestemennene ved universitetet, og for at alle tjenestemenn har kjennskap til og blir informert om de bestemmelser for økonomiforvaltning som gjelder for deres arbeid

  • påse at økonomiregelverket følges ved avdelinger og grunnenheter

  • ansvar for at universitetet har et godkjent økonomisystem som tilfredsstiller kravene i Reglementet og Bestemmelsene og den generelle kravspesifikasjon for statlige økonomisystem

  • sørge for at tjenestemenn ved avdelinger og grunnenheter har kunnskap om hvordan UiO praktiserer økonomiforvaltning

  • ansvarlig for å kontrollere at gjeldende retningslinjer og rutiner innen økonomiforvaltning overholdes og for å iverksette korrigerende tiltak der prosesser og dokumentasjon av disse er mangelfulle

  • sørge for at det foreligger rutiner for bruk av økonomisystemet

  • sørge for at det foreligger en økonomihåndbok for UiO

  • sørge for at det foreligger en innkjøpshåndbok for UiO

  • vurdere vbehov for endringer i hovedregler og delinstruks

  • ekstern rapportering til KD, DBH, NIFU, SSB og andre, jf. pkt. 7.3

  • samordne universitetets svar på henvendelser fra Riksrevisjonen

2.2 Budsjettdisponeringsmyndighet

(B 2.5.2.1, HI 3.1, 3.2, H-UiO 2.1, 3.1)

Universitetsdirektøren har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivå. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig, jf. punkt 4.2.

I henhold til Bestemmelsenes pkt. 2.5.2.1 skal alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Budsjettdisponeringsmyndigheten gjelder uavhengig av finansieringskilden for den økonomiske forpliktelsen. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende:

  • a) påse det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overenstemmelse med gjeldende lover og regler

  • b) påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen

  • c) påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

2.3 Bestillingsrett

(B 2.5.2.1, HI 4.2.2)

Den med budsjettdisponeringsmyndighet har rett til å bestill varer og tjenester og kan delegere bestillingsretten videre til andre tilsatte. Bestillingsrett skal være dokumentert og kan ikke delegeres videre. Bestillinger av varer og tjenester skal foretas gjennom et begrenset antall innkjøpsansvarlige. Universitetsdirektøren kan i særskilte tilfeller gi unntak for dette.

Bestillingsretten skal:

  • a) angi beløpsrammer og vare-/tjenesteområder bestillingsretten gjelder

  • b) innebære krav om at den med bestillingsrett har kjennskap til gjeldende regler og bestemmelser

2.4 Attestasjon

(B 2.5.2.2, 5.3.5.2, HI 4.3)

I henhold til Bestemmelsenes pkt. 2.5.2.2 skal alle utgifter være attestert før utbetaling kan finne sted. Attestasjonskontrollen omfatter godkjenning av:

  • a) at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale

  • b) at dokumentasjon (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler

  • c) lønnsberegningsbekreftelsen, antall personer og beløp samt utførte kontroller i henhold til pkt. 5.2.4

  • d) at utbetaling av tilskudd er i overenstemmelse med vedtaket om tilskudd, og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår

  • e) at utbetaling som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m. skjer på korrekt grunnlag

  • f) kontering, eventuelt påføring av slik informasjon, herunder at beløpet er belastet rett kombinasjon i kontostreng

2.5 Organisering av utviklings- og effektivseringsarbeidet

(H-UiO 2.3)

Organisasjons- og personaldirektøren ivaretar universitetsdirektøren overordnede ansvar for at utviklings- og effektiviseringsarbeidet ved universitetet blir utført på en forsvarlig måte med sikte på en best mulig utnyttelse av de samlede ressurser.

2.6 Organisering av budsjett- og planarbeidet

(H-UiO 2.4)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å påse at budsjett- og planarbeidet baseres på de rammer universitetsstyret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet

2.7 Organisering av anskaffelsesarbeidet

(HI 4.2.2, H-UiO 2.7)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å sørge for at anskaffelsesarbeidet ved universitetet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler og retningslinjer.

Økonomidirektøren er ansvarlig for å utarbeide strategi, policy og målsettinger for UiOs anskaffelsesvirksomhet.

Økonomidirektøren har ansvar for å bistå alle anskaffelsesprosesser med samlet verdi over den nasjonale terskelverdien dersom annet ikke er bestemt. Dette skal skje i tett samarbeid med oppdragsgivende enhet. Leder for avdelinger har ansvar for å planlegge og samordne avdelingens og underliggende enheters samlede anskaffelsesbehov etter gjeldende regler og retingslinjer.

Ledere for grunnenheter har ansvar for at grunnenheten utfører bestilllnger og avrop og står for den operative kontakten med grunnenhetens leverandør. Leder for grunnenheter har ansvar for at bestillingsrett delegeres til et begrenset antall tilsatte.

2.8 Organsiering av regnskapsabeidet

(HI 5.1, H-UiO 2.5)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å sørge for at regnskapsarbeidet ved universitetet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler og retningslinjer fra KD.

(B 2.3.2, 3.2.3, 3.4.3, 3.4.4, HI 5.3, H-UiO 5.1 og 5.3)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for utarbeidelse av universitetets eksternregnskap med forklaringer etter gjeldende bestemmelser i regelverket og den spesifikasjon departementet fastsetter. Regnskapet skal forelegges universitetsstyret til behandling før det sendes departementet innen fastsatt tidsfrist.

(B 2.3.2, 3.2.3, HI 5.4)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at internregnskapet er innrettet slik at kostnader og inntekter kan fordeles på avdeligner og grunnenheter med budsjettdisponeringsmyndighet. Internregnskapets oppbygging skal framgå av universitetets kontostreng.

2.9 Organisering av lønnsarbeidet

(B 2.5, 4.3, 5.2, HI 4.2.1, H-UiO 2.6, 4.1)

Organisasjons- og personaldirektøren ivaretar univeristetsdirektørens overordnede ansvar på følgende punkter:

  • sørge for at lønnsarbeidet ved universitetet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler

  • i samråd med økonomidirektør sørge for at universitetet har adgang til godkjente elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet, og som oppfyller den generelle kravspesifikasjon for statlige lønns- og personalsystemer

2.10 Organsiering av eksternt finansiert virksomhet

(HI 8)

Avdelingsdirektøren for Forskningsadministrativ avdeling ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar på følgende punkter:

  • behandle og godkjenne kontrakter for alle større/institusjonelle eksternt finansierte prosjekter/satsinger i henhold til gjeldende regler og retningslinjer

Ledere for grunnenheter er ansvarlig for den eksternt finansierte virksomheten innenfor sitt ansvarsområde, herunder prosjektinitiering, prosjektkategorisering, prosjektetablering, kontraktsinngåelse og gjennomføring av prosjektet, og at denne virksomheten utføres i henhold til gjeldende regler og retningslinjer. Der hvor UiOs standardkontrakter ikke kan benyttes og/eller prosjektet omfatter flere grunnenheter, skal kontrakten behandles på neste overordnete nivå.

Det henvises for øvrig til nærmere beskrivelser i Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte prosjekter ved UiO og Retningslinjer for samarbeid mellom UiO og andre rettssubjekt.

2.11 Ansvar for avdelinger

(H-UiO 2.7)

Ledere for avdelinger har ansvar for at gjeldende regler og retningslinjer følges ved avdelingen og ved underliggende grunnenheter.

Ledere for avdelinger som får stilt midler til disposisjon er i samarbeid med avdelingens øverste styringsorgan ansvarlig for at aktiviteten blir gjennomført på en rasjonell og formålstjenlig måte med sikte på best mulig utnyttelse av de tildelte ressurser. Ledere for avdelinger skal løpende vurdere om opplegg og rutiner kan forbedres. Tiltak eller planer for utvikling og effektivisering som krever sentral godkjenning eller medvirkning, fremsendes for godkjenning før iverksettelse.

2.11 Ansvar for grunnenheter

(H-UiO 2.7)

Ledere for grunnenheter som får stilt midler til disposisjon er i samarbeid med enhetens øverste styringsorgan ansvarlig for at aktiviteten blir gjennomført på en rasjonell og formålstjenlig måte med sikte på best mulig utnyttelse av de tildelte ressurser. Ledere for grunnenheter skal løpende vurdere om opplegg og rutiner kan forbedres. Tiltak eller planer for utvikling og effektivisering som krever sentral godkjenning eller medvirkning, fremsendes for godkjenning før iverksettelse.

3 Intern delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging

3.1 Generelle bestemmelser

Universitetets strategiske plan omhandler overordnede prioriteringer for universitetets virksomhet på alle nivåer, disse prioriteringene legges til grunn i det årlige budsjettarbeidet.

Universitetsdirektøren fastsetter praktiske retningslinjer for arbeidet med årsplaner, fordeling og disponering av midler, samt rapportopplysninger og årsrapporter. Retningslinjene omtaler hvordan arbeidet skal gjennomføres, hvilke dokumenter som skal utarbeides, sammenhengen mellom de ulike dokumentene, hva de skal inneholde og når de skal foreligge.

Økonomidirektøren utarbeider på vegne av universitetsdirektøren forslag til budsjettforslag for universitetet med utgangspunkt i gjeldende retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet. Forslaget bygger på strategisk plan, årsplanarbeidet, styringsdialogmøtene, overordnede føringer fra universitetsstyret, samt signaler gitt i statsbudsjettet.

Økonomidirektøren utarbeider på vegne av universitetsdirektøren forslag til universitetets sentrale årsplan på grunnlag av framlegget til statsbudsjett (St. prp. nr 1) og gjeldende retningslinjer. Den sentrale årsplanen skal uttrykke universitetets hovedprioriteringer og områder der det er behov for særskilte tiltak. Årsplanen skal angi konkrete mål og resultater som skal nås i løpet av året i henhold til styringssignaler fra KD, universitetsstyret/-ledelsen og avdelingenes egne prioriteringer. Aktivitetene, og mål og resultatkrav for disse, skal være tilpasset risiko og vesenlighet. Årsplanen skal angi hvem som har ansvar for utføring og oppfølging og innen hvilke frister arbeidet skal utføres.

Den sentrale årsplanen skal omfatte budsjett for universitetets samlede inntekter (inkludert eksterne inntekter, bevilgninger og overført fra fjoråret) og utgifter.

3.2 Intern delegering av budsjettdisponeringsmyndighet

(HI 3.1, H-UiO 3.1)

Universitetsdirektørens delegering av budsjettdisponeringsmyndighet utformes i de årlige disponeringsskrivene til ledelsen ved avdelingene. Budsjettdisponeringsmyndigheten kan delegeres videre til ledere for grunnenheter, som har samlet myndighet for vedkommende enhet.

Budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres til et begrenset antall i ledelsen ved en avdeling. Øverste leder for avdelingen kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet videre til et begrenset antall ledere ved underliggende grunnenheter.

Det skal til enhver tid finnes en oppdatert oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved virksomheten og disse tjenestemenns signaturer. Dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndigheten skal sendes Økonomi- og planavdelingen ved Regnskapsseksjonen.

Universitetsdirektøren kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet for øvrig når dette er forsvarlig og nødvendig for en rasjonell gjennomføring av tjenesten.

3.3 Disponeringsskriv

(HI 3.2, H-UiO 3.1))

Basert på universitetsstyrets vedtak om fordeling av tildelt bevilgning og årsplan, sender universitetsdirektøren ut et internt disponeringsskriv til avdelingene. Disponeringsskrivet er det formelle dokumentet som stiller midler til rådighet for avdelingene mv. og uttrykker føringer og resultatkrav fra universitetsstyrets side og stiller krav til økonomistyringen gjennom året.

Tilsvarende utarbeider avdelingene disponeringsskriv til underliggende grunnenheter basert på fakultetsstyrets vedtak om fordeling/ årsplan og sentrale føringer og resultatkrav i universitetsdirektørens disponeringsskriv, jf. for øvrig H-UiO pkt. 3.1.

3.4 Langsiktig plan

(HI 3.3, H-UiO 3.2)

Det skal planlegges med både ettårig og flerårig perspektiv. Universitetets langsiktige (strategiske) plan er femårig og skal bygge på universitetsstyrets prioriteringer og innspill fra avdelinger og tilhørende grunnenheter. Prioriteringene i avdelingens planer gjøres innenfor rammen av overordnede planer.

3.5 Årsplan

(HI 3.4, H-UiO 3.3)

Ledere for avdelinger har ansvar for at det utarbeides interne årsplaner i henhold til gjeldende retningslinjer for avdelingen og underliggende grunnenheter. Avdelingenes årsplaner skal bygge på universitetsstyrets vedtak om årsplan og interne prioriteringer. I årsplanen skal det fastsettes mål og resultatkrav for virksomheten tilpasset risiko og vesentlighet.

Leder for avdelinger er ansvarlig for at underliggende grunnenheter utarbeider årsplaner i samsvar med gjeldende regler og retningslinjer.

3.6 Budsjett

(HI 3.5)

Ledere for avdelinger har ansvar for å kontrollere budsjettene til underliggende grunnenheter.

Ledere for grunnenheter har ansvar for å registrere sine vedtatte budsjetter/disponeringsplaner i økonomisystemet innen fastsatte frister i henhold til gjeldende rutine for budsjettinnleggelse. Budsjettene skal omfatte samtlige inntekter og utgifter og være basert på realistiske forutsetninger. Budsjettet skal være spesifisert i henhold til gjeldende regler og retningslinjer og inntekter og utgifter skal balansere.

Økonomidirektøren kan på vegne av universitetsdirektøren gi unntak fra bestemmelsen om at inntekter og utgifter skal balansere.

3.7 Årsrapport

(H-UiO 3.4)

Ledere for avdelinger har overordnet ansvar for at det utarbeides årsrapporter for alle grunnenheter ved avdelingen, samt en årsrapport for avdelingen samlet.

Ledere for grunnenheter har ansvaret for at det utarbeides egne årsrapporter for å dokumentere sin virksomhet og oppsummere resultater i forhold til foreliggende planer i henhold til gjeldende frister, jf. pkt. 3.1.

3.8 Styringsdialog

(HI 3.6, H-UiO 3.5)

Hvert år, normalt i mars – mai, gjennomfører universitetsledelsen styringsdialogmøter med avdelingene (alle fakultetene, de to museene, sentrene direkte underlagt universitetsstyret, samt Universitetsbiblioteket) representert både ved valgt og administrativ ledelse. Økonomidirektøren samordner på vegne av universitetsdirektøren arbeidet med å utarbeide grunnlagsmateriale for møtene.

Tema for møtene er oppfølging av planlagte/pålagte tiltak fra forrige møte, oppnådde resultater i forhold til fastsatte mål, samt framtidige utfordringer og problemer og forslag til løsninger på disse. Avdelingene utarbeider tilstandsvurderinger til møtene, og universitetsdirektøren utarbeider analyser etter behov. Rektor leder møtene og det skrives referat konsentrert om oppfølgingspunkter.

Ledere for avdelinger skal gjennomføre styringsdialog med sine underliggende grunnenheter.

4 Løpende økonomiforvaltning

(HI 4.1)

4.1 Løpende økonomioppgaver

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å ivareta bl.a. følgende løpende oppgaver:

  • utarbeide forslag til et samlet, systematisk og begrunnet budsjettforslag, årsrapport, plandokumenter og disponeringsskriv

  • sammenstille resultatinformasjon til universitetets og avdelingenes ledelse i henhold til de mål- og resultatkrav som er angitt i tildelingsbrev og disponeringsskriv

  • føre UiO's regnskaper i samsvar med gjeldende bestemmelser

  • utarbeide eksternregnskap, internregnskap og rapporter til statsregnskapet og overordnet departement med det innhold og innen de frister som til enhver tid gjelder

  • løpende å utarbeide regnskapsoversikter

  • gjennomføre intern økonomikontroll som sikrer kvalitet og fullstendighet i registreringen av universitetets økonomiske data

  • foreta månedlig avstemning av

    • alle balansekonti, i samarbeid med Lønningsseksjonen

    • reskontri, internt og mot hovedbok

    • verdibok mot hovedbok

    • intern handel

4.2 Lønns- og personalutgifter

(B 5.2, HI 4.2.1, H-UiO 2.6, 4.1)

Organisasjons- og personaldirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at bl.a. følgende løpende oppgaver på lønnsområdet blir ivaretatt:

  • å registrere faste data og endringer i disse for hver tjenestemann

  • å registrere variable data

  • å beregne lønn, trekk og eventuelle avgifter

  • å kontrollere og attestere resultatet av lønnsberegningen

  • å anvise og reskontroføre beregningsresultatet for hver utbetaling

  • å kontrollere innberetninger

  • å registrere lønnsutbetalingene på en slik måte at det i ettertid er tilgang på data for hver lønnsperiode og for hver lønnsmottaker

  • avstemme lønn mot regnskap

4.3 Generelle bestemmelser om anskaffelse av varer og tjenester, utstyrsregistrering og kassasjon

(B 5.3, HI 4.2.2)

Anskaffelse av varer og tjenester til UiO skal foretas i samsvar med gjeldende lover og regelverk for offentlige anskaffelser, og være basert på forretningsmessighet og likebehandling. Det vises i denne forbindelse til:

  • Lov om offentlige anskaffelser

  • Forskrift om offentlige anskaffelser

  • Reglement for økonomistyring i staten

  • Bestemmelser om økonomistyring i staten

Anskaffelse av varer og tjenester til UiO skal foretas i samsvar med god forretningsskikk og etter en samlet faglig vurdering. Alle anskaffelser skal være basert på objektiv og ikke-diskriminerende konkurranse.

4.4 Anskaffelse av varer og tjenester under terkselverdi for nasjonal utlysing

UiOs grunnenheter kan selv gjennomføre innkjøp av varer og tjenester med antatt samlet verdi under grense for nasjonal utlysning dersom annet ikke er bestemt. Der UiO har en bindende rammeavtale (se Leverandør- og avtaleguiden) for den varen eller tjenesten som skal anskaffes, må rammeavtalen benyttes. Dersom kjøpet ikke kan gjøres som avrop på en rammeavtale, kan det foretas som et direkte kjøp i henhold til gjeldende regler og retningslinjer.

4.5 Anskaffelse av varer og tjenester over terskelverdi for nasjonal utlysing

Alle anskaffelser med antatt samlet verdi over grense for nasjonal utlysning dersom annet ikke er bestemt skal utlyses med mindre det er etablert en rammeavtale for anskaffelsen. Grunnenheten skal spesifisere anskaffelsesbehovet og ta kontakt med Innkjøpsseksjonen. Innkjøpsseksjonen vil gjennomføre utlysningsprosessen i henhold til gjeldende lover og forskrifter på vegne av enheten.

4.6 Vare-, tjeneste- og fakturamottak

(B 5.3.4, 5.3.5, 5.3.6)

Grunnenheten har ansvar for mottak og godkjenning av varen/tjenesten. Det vises til økonomihåndbokens rutiner for mottak av varer og tjenester.

4.7 Registrering av utstyr

(B 5.3.7)

Ledere for grunnenheter er ansvarlig for at alle driftsmidler med varighet i 3 år eller lenger og med en anskaffelsesverdi over 30.000 kr registreres i universitetets utstyrsregister. Uavhengig av verdi skal lett omsettelige eiendeler som f.eks. små datamaskiner, kommunikasjonsutstyr, audiovisuelt utstyr o.l. også registreres. Det vises til rutine for utstyrsregistrering.

4.8 Salg, kassasjon eller utrangering av matriell og utstyr

Ved kassasjon utsteder grunnenheten en kassasjonsmelding på fastlagt skjema. Innkjøpssjefen har fullmakt til å godkjenne kassasjoner og fører kassasjonsprotokoll. Regnskapsseksjonen foretar sletting fra utstyrsregisteret.

Utrangering og kassasjon av materiell eller utstyr skal foretas på den måten som er mest fordelaktig for universitetet. Muligheten for salg skal vurderes i hvert tilfelle. Hvis utstyr antas å ha en nytteverdi for andre, skal avdelinger eller grunnenheter ved universitetet ha fortrinnsrett til utstyret. Overdragelsessummen bestemmes av representanter fra kjøper og selger. Inntekten ved salget tilfaller selger.

Utstyr som kan antas å ha "antikvarisk" verdi skal forelegges Teknisk avdeling til vurdering og kan ikke avhendes uten universitetsdirektørens samtykke.

Grunnenheter kan selge utrangert utstyr eksternt for beløp inntil kr 5.000. Hvis verdien antas å overstige kr 5.000, skal forslag til salgsavtale godkjennes av Innkjøpsseksjonen.

5 regnskapsføring og rapportering

(HI 4.4, 4.5, 5.1, H-UiO 5.1, 5.2)

5.1 Regnskapsføring

Ledere for avdelinger har ansvar for at underliggende grunnenheter har etablert rutiner som sikrer at regnskapsføring og økonomistyring utøves i henhold til gjeldende regler og retningslinjer.

Ledere for grunnenheter har ansvar for at enhetenes regnskapsføring skjer i henhold til reglement og retningslinjer og at regnskapet ajourføres løpende, både i kunde- og leverandørreskontro.

Ledere for grunnenheter har i samarbeid med enhetenes valgte organ ansvar for enhetens økonomistyring, og skal påse at

  • forbruket på deres ansvarsområder er i samsvar med disponeringsskrivet

  • bestillinger, lønn til ansatte og andre forpliktelser har dekning i gjenstående budsjett

  • disposisjoner er økonomisk forsvarlig og er i henhold til grunnenhetenes vedtatte planer

5.2 Betalingsformidling

UiOs betalingsformidling er tillagt Regnskapsseksjonen. Retningslinjer skal foreligge i form av rutiner for alle trinn i prosessen.

Universitetet i Oslo er pålagt å bruke Statens konsernkonto ved betalingsformidling og likviditetsforvaltning. Ordningen innebærer bl.a. at det, innen rammen av sentral avtale, inngås egen avtale mellom formidlende bank (kontofører) og UiO om betalingsformidling.

Regnskapssjefen oppretter arbeidskonti hos kontofører.

Det skal foreligge rutiner som beskriver intern behandling og kontroll av mottaksretur, avregningsretur, betalings- og stoppeoppdrag.

Regnskapssjefen gis myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag. Regnskapssjefen delegerer slik myndighet til et nødvendig antall tjenestemenn i Regnskapsseksjonen.

Regnskapsseksjonen fører kartotek over hvem som til enhver tid har autorisasjonsmyndighet og sørger for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt hos kontofører.

5.3 Innbetalinger

Innbetalinger skal registreres i reskontroen selv om universitetet ikke har utstedt et krav. I unntakstilfeller der innbetalingen ikke skal reskontroføres, må annen godkjent oversikt etableres/oppdateres med hensyn til videre oppfølging etter avtale med Regnskapsseksjonen. Innbetalinger til universitetet som ikke er godskrevet konto (sjekker, bankremisser, utbetalingskort m. v.) skal behandles som verdipost, jf. pkt. 7.1

5.4 Utbetalinger

Hovedutbetalingsformen skal være elektronisk remittering til betalingsmottakers konto. Utbetalingskort skal ikke benyttes. Krav til utførelse, dokumentasjon og kontroll av utbetalingsoppdrag er beskrevet i Bestemmelsenes 3.4.3.

5.5 Inntekter og salg

(B 5.4, HI 4.5)

Inntektskrav skal registreres i økonomisystemets reskontro. Det vises til rutine for utgående faktura. I unntakstilfeller der inntektskravet ikke skal reskontroføres, må annen godkjent oversikt etableres/oppdateres etter avtale med Regnskapsseksjonen. Kravene skal kunne dokumenteres med et regnskapsbilag (kontrakt, påmelding, bestilling etc.). Reskontroen eller annen godkjent oversikt skal ajourføres løpende for å gi et korrekt bilde av universitetets tilgodehavende og grunnlag for oppfølging av utestående krav.

UiO utsteder fakturaer med KID, som entydig identifiserer kunde og krav slik at innbetalingen automatisk kan knyttes til riktig kravpost i reskontroen.

Grunnenheter med budsjettdisponeringsmyndighet skal selv registrere sine krav i reskontroen og er ansvarlig for at det til enhver tid kun finnes berettigede krav i reskontroen. Regnskapsseksjonen er ansvarlig for kunderegisteret, for å kontrollere at reskontroen ajourføres og for purring og innkreving. Retningslinjer skal foreligge i form av rutiner for alle trinn i prosessen.

Universitetsdirektøren kan godkjenne avskriving av uerholdelige fordringer for enkeltbeløp med inntil kr 10.000 begrenset til inntil kr 100.000 i den enkelte budsjettermin, jf. brev 29-03-99 fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet.

Det skal ikke foregå kontantsalg, oppbevares kontanter eller disponeres håndkasser, kasser for depositum el. ved UiOs avdelinger eller grunnenheter. Unntak gjøres etter godkjenning fra universitetsdirektøren for de etablerte utsalg som f. eks. Vikingskipshuset, hvor alle forhold er tilrettelagt med elektronisk kasseapparat, daglige kasseoppgjør og rutiner for øvrig som tilfredsstiller Bestemmelsene 5.4.6.

Salg av undervisningsmateriell skal ikke foregå ved avdelinger eller grunnenheter. Undervisningsmateriell framstilt med hjemmel i avtale med Kopinor skal selges gjennom UiOs kopiutsalg. Det vises til universitetsdirektørens brev 22-11-99 om "Fremstilling, distribusjon og salg av kompendier og kopisamlinger".

5.6 Arkivering

(B 4.4.7, HI 5.2)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å sørge for at arkivering og oppbevaring i 10 år eller mer av regnskapsbilag og regnskapsmateriell ved UiO skjer på betryggende måte. Som regnskapsmateriell regnes også instrukser, regler, retningslinjer og den overordnede beskrivelse av økonomisystemet, herunder hjelpesystemer.

Ledere for grunnenheter har ansvar for at enheten har et lokalt innkjøpsarkiv, der fullmakter og pakksedler oppbevares i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.

5.7 Rapportering

Ledere for avdelinger har ansvar for så raskt som mulig å rapportere til sitt overordede nivå dersom det oppstår vesentlige avvik mellom vedtatt årsplan/fordeling og prognostisert årsresultat innenfor avdelingens ansvarsområde. Ledere for grunnenheter har ansvar for så raskt som mulig å rapportere til overordnet nivå dersom det oppstår vesentlige avvik mellom vedtatt årsplan/fordeling og prognostisert årsresultat.

6 Kontroll og resultatoppfølging

6.1 Resultatoppfølging

(UL §§ 4 nr. 3 og 15 nr 5, B 2.2, 2.4, 2.6, HI 6.1, H-UiO 6.1)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å innhente rapporter og lage sammenstillinger til ledelsen over oppnådde resultater i forhold til resultatkravene fastsatt i disponeringsskrivet. Rapport utarbeides minst hvert halvår, eller for øvrig om slikt behov oppstår.

(H-UiO 6.1)

Ledere for avdelinger har ansvar for at underliggende enheter har etablert tilfredsstillende rutiner for å sikre resultatoppfølging.

Ledere for grunnenheter har ansvar for at det innenfor deres ansvarsområder er etablert rutiner som sikrer kontroll med at resultatene som oppnås står i et tilfredsstillende forhold til de oppsatte mål og ressursinnsatsen.

6.2 Kontroll

(H-UiO 6.2)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å:

  • sørge for at det er etablert rutiner for kontroll med at alle enheter med budsjettdisponeringsmyndighet disponerer slik at de midler som står til rådighet strekker til for hele budsjetterminen

  • holde løpende kontroll med forbruket og holde nødvendige ajourførte oversikter over tildelte og fordelte midler ved universitetet

  • føre kontroll med at tilfredsstillende kontrollrutiner er etablert ved UiO og at økonomiregelverket blir fulgt

  • kontrollere at budsjettdisponeringsmyndigheten utøves i samsvar med Bestemmelsenes 2.5.2

(B 2.4, 4.4, 5.2, HI 4.2.1, 6.2, H-UiO 4.1)

Organisasjons- og personaldirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for kontroll av lønnsarbeidet på følgende punkter:

  • sørge for at det er etablert rutiner som på en hensiktsmessig måte sikrer at:

    • faste og variable data som benyttes ved lønnsberegning er korrekt registrert og at utregningen er rett utført

    • utbetalingen kan foretas til rett person og til rett tid

    • utbetalingen er godkjent av person med budsjettdisponeringsmyndighet og attestert av bemyndiget person

    • periodens lønnsavregning er korrekt regnskapsført, tilfredsstillende dokumentert og med entydige referanser mellom hovedbok og til underliggende kildebilag

    • innberetning av innberetningspliktige utbetalinger vedrørende tilsatte foretas overensstemmende med lover og regler

    • innberetningsoppgaver og innsendelse av statistikker til offentlige myndigheter m.m. er korrekte og overensstemmende med universitetets regnskaper

6.3 Rapportering

(HI 5.6, H-UiO 5.3)

Økonomidirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å

  • sørge for rapportering til det sentrale statsregnskapet etter gjeldende bestemmelser og spesifikasjoner innen gjeldende tidsfrister. Økonomidirektøren er også ansvarlig for at det foretas de nødvendige avstemninger og kontroller av rapportene.

  • sørge for at det utarbeides rapporter pr måned om internregnskapets stilling med omtale av vesentlige avvik

  • skal hvert år legge fram fullstendig årsregnskap (eksternregnskap og internregnskap) med forklaringer. Etter behandling i universitetsstyret sendes eksternregnskapet med forklaringer til departementet innen fastsatt frist.

  • skal hvert år utarbeide rapport om kontrollvikrsomheten på økonomiområdet. Rapporten sendes universitetsdirektøren innen utgangen av januar måned påfølgende år. Det utarbeides egen rapport for lønnsområdet, se under.

(HI 6.2.2)

Ekstern rapportering av data til KD, DBH, NIFU, SSB og andre skal godkjennes av vedkommende fagdirektør og fremsendes gjennom økonomidirektøren. Rapportering av data fra UiOs sentrale systemer til andre eksterne instanser skal godkjennes av fagdirektør.

Organisasjons- og personaldirektøren ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for årlig rapportering av kontrollvikrsomheten på lønnsområdet (Bestemmelsenes 2.4, HI 4.2.1, H-UiO 4.1).

Følgende punkter skal ivaretas:

  • hvert år utarbeide rapport om alle deler av kontrollvirksomheten på lønnsområdet. Rapporten, vedlagt rapportene fra fakulteter og tilsvarende enheter med kommentarer, sendes universitetsdirektøren innen utløpet av januar måned påfølgende år.

  • se til at avdelinger og tilhøredne grunnenheter på tilsvarende måte gjennomfører nødvendige kontrolltiltak innen sine ansvarsområder og hvert år rapportere til universitetsdirektøren via Organisasjons- og personalavdelingen i henhold til oppgitte frister.

Det er lagt opp til spesiell rapportering av kontrolltiltak på lønnsområdet på grunn av områdets viktighet. For avdelinger og tilhørende grunnenheter dreier det seg ikke om omfattende eller ressurskrevende tiltak, men om en viss kontroll med praksis f. eks. når det gjelder bilagslønn, spesielle analyser av forbruk og lignende.

7 Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler

7.1 Verdipost

(HI 7.1, 7.2, 7.4, B 5.4.7, 5.4.8)

Med verdipost menes alle verdibrev og rekommanderte brev og andre postsendinger inneholdende betalingsmidler og andre verdier til Universitetet i Oslo.

  • a) Mottak og behnalding av verdipost

    Organisasjons- og personaldirektøren skal sørge for at det er etablert rutiner for mottak og behandling av verdipost i Delarkiv for sentraladministrasjonen, jf. pkt. b.

  • b) Transport av betalingsmidler

    Ingen betalingsmidler eller andre verdipapirer skal sendes i ordinær post/internpost.

    Universitetet har ingen sentral kassefunksjon, bruk av kontanter skal begrenses til et minimum. I spesielle tilfeller skal kontanter til universitetets hovedkasse hentes i banken av bemyndiget tjenestemann. Ved beløp over kr 100.000 skal slik transport foretas av to tjenestemenn i fellesskap. Eventuelle kontanter skal alltid oppbevares i safe.

  • c) Verdipapirer

    Universitetets verdipapirer omfatter egne aksjer, obligasjoner og leierettsbevis samt verdipapirer som tilhører de statlige fondene Tøyenfondet og Observatoriefondet.

    Universitetet forvalter verdipapirer tilhørende fond og legater som UiO er tillagt forvaltningsansvar for.

    Universitetets egne verdipapirer og verdipapirer som universitetet forvalter for andre skal registreres og oppbevares på en betryggende måte. Hovedregelen er at verdipapirene skal være registrert i Verdipapirsentralen med eget verdipapirnummer.

    For forvaltningen av universitetets verdipapirer gjelder Reglement for porteføljeforvaltning av stiftelsesmidler ved Universitetet i Oslo vedtatt av Universitetsstyret 11.november 2003.

    Forvaltningsstiftelsen ved Universitetet i Oslo (UNIFOR) ble av universitetsstyret overdratt forvaltningen av de fond og legater som UiO er tillagt forvaltningsansvar for og forvalter disse i henhold til ovennevnte reglement. Vedtekter for UNIFOR ble fastsatt av kollegiet 15. juni 1993 med senere endringer av 9.desember 1997 og 11.november 2003 og forholdet mellom UiO og UNIFOR reguleres ellers av samarbeidsavtale av 27.november 2003. UNIFOR legger fram årsberetning og regnskap for universitetsstyret innen 30.juni i året etter regnskapsåret.

7.2 Erstatninger og forsikringer

(HI 7.5, H-UiO 2.8)

Økonomidirektøren kan på vegne av universitetsdirektøren treffe avgjørelse i saker som gjelder erstatningskrav mot UiO for beløp opp til kr 50.000. Saken skal være vurdert juridisk. Det vises til brev 05-02-99 og 26-01-98 fra KUF og rundskriv G 83/92 fra Justisdepartementet. Det er en forutsetning at saken ikke er av prinsipiell betydning.

Staten er selvassurandør. Universitetet må derfor dekke utgifter ved tyveri og tapt utstyr innenfor den ordinære virksomheten. Nåværende ordning er at midlene til erstatning ved tyveri og tap av utstyr er fordelt til fakultetene, som selv må sette av reserver til slike erstatninger. For eksternt finansiert virksomhet kan det gjøres unntak, idet oppdragsgiver kan bestemme at en gjenstand skal holdes forsikret dersom oppdragsgiver selv betaler forsikringspremien.

Saker om erstatning til tilsatte ved skade på eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten avgjøres etter reglene i Statens personalhåndbok pkt. 4.4. Avgjørelsesmyndighet i slike saker er delegert til universitetet for beløp inntil kr 20.000 ved brev fra KUF 18-01-93. Slike saker sendes Teknisk avdeling til behandling.

Vedlegg til Delinstruks for økonomiforvaltningen ved UiO

Oversikt over budsjettenheter ved UiO

Enheter er fakulteter og andre enheter som etter vedtak i universitetsstyret har fått stilt midler til disposisjon ved disponeringsskriv fra universitetsdirektøren. Det omfatter også institutter, grunnenheter og fakultetsbibliotek som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet ved eget disposisjonsskriv fra et fakultet eller fra Universitetetsbiblioteket.

Normalt vil dette gjelde følgende enheter:

  • Fakultetene

  • Fakultetenes grunnenheter

  • Universitetsbiblioteket

  • Fakultetsbibliotekene

  • Kulturhistorisk museum

  • Naturhistorisk museum

  • Senter for utvikling og miljø

  • Seminaret for vitenskapsteori

  • Forum for universitetshistorie

  • Den internasjonale sommerskole

  • EMBIO (inkl. BiO)

  • Senter for kvinne- og kjønnsforskning

  • Det norske institutt i Athen

  • USIT

  • Teknisk avdeling

  • Universitetsdirektørens kontor

  • Organisasjons- og personalavdelingen

  • Forskningsadministrativ avdeling

  • Studieavdelingen

  • Økonomi- og planavdelingen

  • Informasjonsavdelingen

  • Enhet for intern revisjon

Fastsatt av universitetsdirektøren 8.februar 2006.

Publisert 14. sep. 2004 08:57 - Sist endret 3. okt. 2012 15:57
Tips en venn
Del på...
Del på... Lukk