Delegasjon av fullmakter for økonomiforvaltningen ved UiO

1. Innledning

Universitetsstyret er det øverste organ ved Universitetet i Oslo og har det overordnede ansvar for at institusjonen holder høy kvalitet samtidig som den drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. Styret har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser disponeres i samsvar med forutsetningene for tildelte bevilgninger og de til enhver tid gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen i staten.

Styret skal innenfor de rammer og retningslinjer som er trukket opp av Kunnskapsdepartementet fastsette instruks for økonomiforvaltningen ved institusjonen. Styret må også fastsette regler om ansvarsforhold og delegering av myndighet.

Hovedreglene for økonomiforvaltningen er universitetsstyrets instrukser og delegasjon til rektor og universitetsdirektør. Universitetsdirektøren har ansvaret for at universitetet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet.

Dokumentet «Delegasjon av fullmakter» er universitetsdirektørens instrukser og delegasjon til underliggende nivå. Dokumentet er delt inn i to hovedområder: Del A omhandler universitetsdirektørens delegering til enhetene under Ledelsen og støtteenheter, og Del B (UNDER ARBEID) omhandler universitetsdirektørens delegering til fakulteter og tilsvarende enheter.

1.1 Formål

Delegasjon av fullmakter for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo har som formål å

  • sikre at det er tydelig hvilke fullmakter som er delegert
  • sikre at det er tydelig hvem som har fått delegert fullmaktene
  • tydeliggjøre hvilket ansvar som følger med fullmaktene

1.2 Rammebetingelser

Delegasjon av fullmakter bygger videre på sentrale bestemmelser og regelverk for økonomistyring i staten, som finnes i følgende dokumenter:

  • Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. 12 2003 (sist endret 05.09 2015). (Heretter benevnt Reglementet og forkortet R).
  • Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 12. 12. 2003 (sist endret 18.09 2013). (Heretter benevnt Bestemmelsene og forkortet B).
  • Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høyskoler, fastsatt 10.07 2014. (Heretter benevnt HI).
  • Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo fastsatt av Universitetsstyret 02.12 2014. (Heretter benevnt H-UiO).

Delegasjon av fullmakter er bygd opp som supplement til overordnede bestemmelser. Ved bruk av dokumentet må man derfor også forholde seg til de punkter i det overordnede regelverket det er henvist til.

Delegasjonen gjelder for alle typer aktiviteter/disposisjoner uavhengig av finansieringskilde. Etter behov vil det for områder/oppgaver nevnt i delegasjon av fullmakter, bli utarbeidet retningslinjer og rutinebeskrivelser som kommer i tillegg til dette dokumentet.

Utfyllende regler på andre områder:

  • Eksternt finansiert virksomhet
    • Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (Rundskriv F-07-13 av 26.august 2013).
    • Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte prosjekter ved universitetet i Oslo (fastsatt av universitetsdirektøren på fullmakt fra universitetsstyret 1.november 2015).
    • Internt regelverk for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved UiO (fastsatt av Universitetsstyret 8. desember 2015).
  • Offentlige anskaffelser
    • Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999, sist endret 14.juni 2013.
    • Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006, sist endret 10.juni 2014.

1.3 Definisjoner

I delegasjon av fullmakter benyttes betegnelsen «fakulteter og tilsvarende enheter». Betegnelsen henviser til enheter som etter vedtak i universitetsstyret har fått stilt til disposisjon bevilgninger ved disponeringsskriv fra universitetsdirektøren (fakulteter, museer, universitetsbibliotek og sentre). Betegnelsen «underliggende enheter» omfatter institutter, fakultetsbibliotek og andre enheter som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet ved eget disponeringsskriv fra et fakultet eller fra Universitetsbiblioteket. Betegnelsen «avdelinger» henviser til enheter i Ledelsen og støtteenheter.

DEL A: Delegering av ansvar til enheter under «ledelsen og støtteenheter» (LOS)

2. Samordning og organisering

2.1 Sentralt samordningsansvar

(B 2.2, 2.4, HI 2.3, 6.2, H-UiO 2.1, 2.2, 6.2)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for policy og overordnet koordinering av økonomien ved universitetet. Dette omfatter blant annet:

  • å samordne budsjett- og planarbeidet ved universitetet og påse at det baseres på de rammer universitetsstyret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet.
  • å samordne kommunikasjonen med Kunnskapsdepartementet og med Riksrevisjonen i saker som gjelder økonomiforvaltningen ved institusjonen.
  • å sørge for at universitetsdirektøren og universitetsstyret er kjent med de økonomiske forpliktelsene universitetet har pådratt seg.
  • å samordne arbeidet med resultat- og økonomikontroll internt ved universitetet, herunder følge opp at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokumenter følges opp og gjennomføres innenfor rammen av tildelte midler.
  • å vurdere behov for endringer i hovedregler og instrukser.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens operative ansvar for at økonomiforvaltningen ved universitetet er samordnet og arbeider rasjonelt på en betryggende måte. Dette ansvaret omfatter blant annet:

  • å fastsette retningslinjer og policy slik at de løpende økonomioppgavene utøves i henhold til gjeldende regelverk.
  • å holde oversikt over de økonomiske forpliktelser universitetet har pådratt seg.
  • å sørge for hensiktsmessig oppgave- og arbeidsfordeling mellom nivåene i organisasjonen i saker som angår økonomiforvaltningen.
  • ansvar for å samordne virksomhetsomfattende anskaffelser, tilrettelegge informasjon og gi opplæring til avdelinger og enheter.
  • å fastsette interne kontrollrutiner innenfor alle systemene som benyttes i universitetets økonomiforvaltning og sørge for at det er etablert tilfredsstillende intern kontroll som er tilpasset risiko og vesentlighet og forhindrer styringssvikt, feil og mangler.
  • å sørge for at økonomiregelverket med tilhørende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for ansatte ved universitetet, og legge til rette for at ansatte blir informert om de rammer som bestemmelsene i regelverk for økonomiforvaltningen setter for deres arbeid.
  • å sørge for kontrollfunksjoner som dekker forvaltnings-, økonomi- og resultatkontroll.
  • å påse at økonomiske forhold ved den eksternt finansierte virksomheten drives i samsvar med bestemmelser fastsatt av Kunnskapsdepartementet og lokale retningslinjer fastsatt av styret og universitetsdirektør.
  • å sørge for at rutiner er oppdatert og skriftlig dokumentert.
  • å påse at økonomiregelverket følges ved fakulteter og tilsvarende enheter og iverksette korrigerende tiltak der prosesser og dokumentasjon av disse er mangelfulle.
  • å legge til rette for nødvendig kompetanse i UiOs økonomiforvaltning.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens ansvar for at universitetet har tilgang på godkjente systemer for administrative oppgaver innenfor lønn- og lønnsnær personalforvaltning, økonomi og anskaffelser, herunder:

  • et godkjent økonomisystem som tilfredsstiller de funksjonelle krav og den generelle kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, som har en funksjonalitet som sikrer forsvarlig økonomistyring og et sikkerhetsnivå som er tilpasset risiko og vesentlighet.
  • elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsføring og rapportering av lønns- og personalkostnader.

2.2 Organisering av budsjett- og planarbeidet

(H-UiO 2.3)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å påse at budsjett- og planarbeidet baseres på de rammer universitetsstyret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet, herunder

  • sørge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at det gir grunnlag for prioritering mellom de oppgaver som faller inn under universitetets arbeidsområde, sikrer nødvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten på de forskjellige områdene gjennomføres på en forsvarlig og ressurseffektiv måte.
  • samordne arbeidet med langsiktig strategisk plan, årsplan, budsjett og årsrapport ved universitetet. Direktøren for virksomhets- og økonomistyring fastsetter hvordan arbeidet skal organiseres og utarbeider retningslinjer for arbeidet.
  • utarbeide forslag til et samlet, systematisk og begrunnet budsjettforslag, årsrapport, plandokumenter og disponeringsskriv.

2.3 Organisering av regnskapsarbeidet

(R§17, B3 og B4, HI 5.1, H-UiO 2.4)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens ansvar for at regnskapsarbeidet ved universitetet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler.

Avdelingsdirektøren bestemmer organiseringen av økonomioppgavene og fastsetter nærmere regler og retningslinjer for universitetets regnskapsarbeid.

(B 2.3.2, 3.3, HI 5.4)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at internregnskapet er innrettet slik at kostnader og inntekter henføres til riktig sted.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å ivareta bl.a. følgende løpende oppgaver:

  • føre UiO's regnskaper i samsvar med gjeldende bestemmelser
  • påse at avgjørelser i økonomisk-administrative saker er skriftlig dokumentert
  • sørge for at rutinene for rapportering, avstemming og kontroll er skriftlig dokumentert
  • utarbeide eksternregnskap, internregnskap og rapporter til statsregnskapet og overordnet departement med det innhold og innen de frister som til enhver tid gjelder
  • løpende utarbeide regnskapsoversikter
  • gjennomføre intern økonomikontroll som sikrer kvalitet og fullstendighet i registreringen av universitetets økonomiske data
  • foreta nødvendige månedlige avstemninger

2.4 Organisering av lønnsarbeidet

(B 5.2, HI 4.2.1, H-UiO 2.6, 4.1)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at arbeidet på lønnsområdet og lønnsnær personalforvaltning er organisert og gjennomføres rasjonelt og i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for Personalstøtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for sentral policy innen lønnsnær personalforvaltning som er i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte fastsetter nærmere regler og retningslinjer for universitetets lønnsarbeid, herunder retningslinjer og rutiner for utbetaling av lønn og andre inn- og utbetalinger som vedrører de ansatte ved universitetet.

2.5 Organisering av anskaffelsesvirksomheten

(R §§ 17 og 18, B 2.5, 4.3 og 5.3, HI 4.2.2, H-UiO 2.6)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at innkjøpsvirksomheten gjennomføres rasjonelt, i tråd med styrets strategi for innkjøpsvirksomhet og i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser. Direktøren er ansvarlig for å utarbeide strategi, policy og målsettinger for UiOs anskaffelsesvirksomhet.

Avdelingsdirektøren skal fastsette retningslinjer, rutiner og kontrollfunksjoner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte i samsvar med gjeldende regelverk, og sørge for at institusjonen har regler for varemottak, behandling og kontroll av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal påse at det foreligger dokumentasjon som viser hvem som har bestillingsrett ved institusjonen.

3. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging

3.1 Budsjettdisponering

(B 2.5.2.1, HI 3.1, 3.2, H-UiO 2.1, 3.1)

Universitetsdirektøren har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis videre til ledere for underliggende enheter, som har samlet myndighet for vedkommende enhet.

Universitetsdirektøren delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til dekan og tilsvarende i de årlige disponeringsskrivene. Dekan og tilsvarende kan delegere myndighet videre til et tilsvarende antall ledere ved underliggende enhet. Det er ikke mulig for lederne av underliggende enheter å delegere BDM videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal foretas skriftlig.

Budsjettdisponeringsmyndighet dokumenteres ved et fullmakts- og signaturskjema. Det skal signeres ett skjema per person som får tildelt myndighet. Skjemaet skal signeres av Universitetsdirektøren ved Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte før myndigheten er gitt.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal kontrollere at budsjettdisponerings-myndigheten utøves i samsvar med Bestemmelsenes 2.5.2, og er ansvarlig for at det til enhver tid finnes en oppdatert oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved virksomheten og disse ansattes signaturer.

3.1.1 Fordeling av bevilgninger fra Kunnskapsdepartementet

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring fastsetter på vegne av universitetsdirektøren praktiske retningslinjer for arbeidet med fordeling og disponering av midler. Direktøren for virksomhets- og økonomistyring utarbeider på vegne av universitetsdirektøren forslag til fordeling for universitetet med utgangspunkt i gjeldende retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet. Forslaget bygger på strategisk plan, årsplanarbeidet, plandialogmøtene, overordnede føringer fra universitetsstyret, samt signaler gitt i statsbudsjettet.

3.1.2 Langtidsprognose

(HI 3.2, H-UiO 3.2)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring skal påse at fakulteter og tilsvarende enheter med utgangspunkt i årsplanen og tildelte ressurser har utarbeidet en langtidsprognose med hensiktsmessig periodisering.

3.1.3 Interne budsjetter

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring skal på vegne av universitetsdirektøren påse at retningslinjer for økonomiske balanse er etablert.

3.1.4 Strategisk plan

Universitetets langsiktige (strategiske) plan er ti-årig og skal bygge på universitetsstyrets prioriteringer og innspill fra avdelinger og tilhørende grunnenheter. Prioriteringene i avdelingenes planer gjøres innenfor rammen av overordnede planer.

3.2 Årsplan

(HI 3.3, H-UiO 3.3)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring samordner planarbeidet ved universitetet og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet. UiOs årsplan skal utarbeides på grunnlag av framlegget til statsbudsjett (Prop. 1S) og gjeldende retningslinjer. Årsplanen skal uttrykke universitetets hovedprioriteringer og områder der det er behov for særskilte tiltak. Årsplanen skal angi konkrete mål og resultater som skal nås i løpet av planperioden (3-årig med årlig revidering) i henhold til styringssignaler fra KD, universitetsstyret/-ledelsen og enhetenes egne prioriteringer. Aktivitetene, og mål og resultatkrav for disse, skal være tilpasset risiko og vesentlighet. Årsplanen skal angi hvem som har ansvar for utføring og oppfølging og innen hvilke frister arbeidet skal utføres.

3.3 Plandialog

(H-UiO 3.4)

Hvert år gjennomfører universitetsledelsen plandialogmøter med fakulteter og tilsvarende enheter representert både ved valgt og administrativ ledelse.

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring samordner på vegne av universitetsdirektøren arbeidet med å utarbeide grunnlagsmateriale for møtene.

4. Løpende økonomiforvaltning

4.1 Lønnsområdet

(B 2.5, 4.3, 5.2, HI 4.2.1, H-UiO 2.5, 4.1)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for at bl.a. følgende løpende oppgaver på lønnsområdet blir ivaretatt:

  • arbeidet med lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser er organisert og gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer
  • det skal til enhver tid foreligger en ajourført oversikt over hvem som har myndighet til å attestere lønnsberegningsbekreftelse og disse ansattes signaturprøve
  • fastsette retningslinjer som sikrer at informasjonen sendes den enhet som foretar lønnsberegningen og at nødvendig videre rapportering av lønnsdata blir ivaretatt
  • sikre at universitetet har rutiner som sikrer at det regelmessig foretas avstemming av lønns- eller lønnsrelaterte utgiftskonti i regnskapet mot tilsvarende registreringer i lønnssystemet
  • sørge for at enheten som foretar lønnsberegning løpende vedlikeholder de grunndata som er nødvendige for å kunne beregne korrekt lønn og andre ytelser, og for å kunne foreta innberetning av oppgavepliktige ytelser
  • ansvarlig for at lover og regler følges og skal påse at oppgaver over lønnsopplysningspliktige ytelser sendes respektive myndigheter innen fastsatte frister

4.2 Attestasjon og bekreftelse på utbetalinger

(B 2.5, 4.3.1, 5.3.3, 5.3.5.2, 5.3.6, HI 4.3, H-UiO 4.2)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette retningslinjer som sikrer at alle utbetalinger fra institusjonen er attestert, bekreftet og bokført i samsvar med reglene om dette og etablere rutiner som sikrer forsvarlig transaksjonskontroll.

4.3 Betalingsformidling og regnskapsføring

(B 3.4, 5.4.6, HI 4.4, H-UiO 4.3)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte velger kontofører og anmoder Kunnskapsdepartementet om oppgjørskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte bestemmer hvilke ansatte som kan opprette arbeidskonto hos kontofører.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte utarbeider retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette hvilke ansatte som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt hos kontofører og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet.

4.4 Håndkasse, betalingskort og sjekk

(B 3.8.3.5, HI 4.4.3 H-UiO 4.4)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte gis fullmakt til å opprette håndkasser til dekning av mindre, tilfeldige utgifter. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal i så tilfelle fastsette retningslinjer for kontroll med og rutiner for bruk av håndkasse, betalingskort og sjekk.

4.5 Inntekter

(B 2.5, 5.4, HI 4.5, H-UiO 4.5)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte har ansvar for at universitetet har innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette retningslinjer for og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal også fastsette retningslinjer som skal gjelde for kontantsalg og kontante innbetalinger av krav.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette retningslinjer og rutiner for oppfølging av krav som ikke er gjort opp og der innkrevingen stilles i bero og retningslinjer for behandling av saker som gjelder beslutning om å unnlate å avbryte foreldelsesfrist. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte fatter beslutning i slike saker. Beslutningen skal være skriftlig dokumentert.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandling av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra departementet.

5. Regnskapsføring og rapportering

5.1 Regnskapsføring

(B 3 og B 4, HI 5.1, H-UiO 5)

for Avdeling for administrativ støtte fastsetter nærmere regler for universitetets regnskapsarbeid og har ansvaret for at regnskapsføringen foregår på en betryggende måte og i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal avgi regnskap etter mal fra Kunnskapsdepartementet for universitets- og høyskolesektoren og skal innrette regnskapet etter gjeldende regler for nettobudsjetterte institusjoner.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette kontoplan for økonomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette retningslinjer for bruk av kontoplanen i virksomhetsregnskapet og utforme den slik at den også ivaretar de krav til rapportering Kunnskapsdepartementet fastsetter og slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er nødvendig for å styre universitetet effektivt.

5.2 Arkivering

(B 4.4.9 og 4.4.10, HI 5.2) (H-UiO 5.2)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal sørge for at arkivering av regnskapsbilag og regnskapsmateriale skjer på betryggende måte i henhold til gjeldende regelverk.

5.3 Rapportering

(B 3.5, HI 5.3, 5.4, H-UiO 5.3)

5.3.1 Virksomhetsregnskapet

(B 2.2, 2.4, 2.6, HI 5.4, H-UiO 5.3.1)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å innhente rapporter og lage sammenstillinger til ledelsen over oppnådde resultater i forhold til resultatkravene fastsatt i tildelingsbrev og disponeringsskriv, herunder internregnskapets stilling med omtale av vesentlige avvik. Rapport utarbeides minst hvert tertial, eller for øvrig om slikt behov oppstår.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal sørge for at virksomhetsregnskapet føres etter periodiseringsprinsippet og i henhold til de anbefalte statlige regnskapsstandarder.

5.3.2 Årsregnskap og delårsregnskap

(B 2.3.2, 3.2.3, 3.4.3, 3.4.4, HI 5.3, H-UiO 5.1 og 5.3)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for utarbeidelse og rapportering av universitetets eksternregnskap med forklaringer etter gjeldende bestemmelser i regelverket og den spesifikasjon departementet fastsetter.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal sende inn delårsregnskap i samsvar med Kunnskapsdepartementets krav til oppstilling og presentasjon innen de frister departementet fastsetter. Delårsregnskapene med tilhørende regnskapsmateriale skal være tilgjengelig for Riksrevisjonen.

5.3.3 Årsrapport og delårsrapporter

(R §9, B 1.5.1, HI 5.5 H-UiO 5.3.2)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring leder og samordner arbeidet med årsrapporten ved universitetet. Direktøren for virksomhets- og økonomistyring fastsetter hvorledes arbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet, herunder frister for arbeidet med årsrapporten.

5.3.4 Annen ekstern rapportering

Ekstern rapportering av data fra UiOs sentrale systemer til andre eksterne instanser (som KD, DBH, NIFU, SSB) skal godkjennes av vedkommende avdelingsdirektør.

6. Kontroll og resultatoppfølging

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring har det overordnede ansvaret for at det er etablert rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll med økonomiske forhold er innebygd i hele universitetets interne styring. Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte har det operasjonelle ansvaret for at det på økonomiområdet etableres systemer, rutiner og tiltak med fokus på intern styring, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppfølging og informasjon og kommunikasjon.

6.1 Intern kontroll for økonomiområdet

(B 1.2, B 2.2, B 2.4, HI 6.2) (H-UiO 6.2)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring skal etablere retningslinjer for og føre kontroll med at de disponible midlene brukes ressurseffektivt, formålstjenlig og i samsvar med forutsetningene.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal etablere kontrollrutiner som sikrer at alle enheter med budsjettdisponeringsmyndighet disponerer slik at de midlene som står til rådighet strekker til for hele budsjettperioden og at de disponible inntekter ikke blir overskredet.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å:

  • påse at det er etablert tilfredsstillende kontrollrutiner ved UiO
  • påse at økonomiregelverket blir overholdt
  • fastsette nærmere regler for kontrolltiltakene på lønnsområdet og ha ansvar for at det gjennomføres nødvendige kontrolltiltak på området
  • sørge for at det er etablert rutiner som på en hensiktsmessig måte sikrer at:
    • faste og variable data som benyttes ved lønnsberegning er korrekt registrert og at utregningen er rett utført
    • utbetalingen kan foretas til rett person og til rett tid
    • utbetalingen er godkjent av person med budsjettdisponeringsmyndighet og attestert av bemyndiget person
    • periodens lønnsavregning er korrekt regnskapsført, tilfredsstillende dokumentert og med entydige referanser mellom hovedbok og til underliggende kildebilag
    • innberetning av innberetningspliktige utbetalinger vedrørende ansatte foretas overensstemmende med lover og regler
    • innberetningsoppgaver og innsendelse av statistikker til offentlige myndigheter mm. er korrekte og overensstemmende med universitetets regnskaper

7. Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler

7.1 Behandling av verdipost og verdipapirer

(B 5.4.7, B 5.4.8, HI 7, H-UiO 7)

Direktøren for Eiendomsavdelingen skal fastsette rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier.

Direktøren for Eiendomsavdelingen skal også fastsette retningslinjer for behandling og transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til universitetet.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal sørge for at det er etablert rutiner for mottak og behandling av verdipost i Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon.

7.2 Forvaltning av eiendeler

(B 5.3.7, HI 7.2, H-UiO 7.2)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal påse at universitetets midler og øvrige eiendeler forvaltes i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal fastsette retningslinjer som sikrer at universitetet har tilfredsstillende oversikt over og rutiner for forvaltning av universitetets eiendeler. Tiltak som fastsettes vil være en del av universitetets internkontroll. Type kontroll fastsettes ut i fra type eiendel, omfang, vesentlighet og risiko.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte har ansvar for at forvaltningen av verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner mv. er lagt opp i samsvar med gjeldende regelverk om dette.

7.3 Forvaltning av eierinteresser

(R§10, F-07-13 kapittel 4, HI 7.3 H-UiO 7.3)

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring ivaretar på universitetsdirektørens vegne administrasjonen av universitetets eierinteresser.

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring skal påse at rapportering til Kunnskapsdepartementet blir foretatt iht. retningslinjene.

7.4 Samarbeid med stiftelser og selskap

(Rundskriv F-07-13 kapittel 1, HI 9, H-UiO 9)

Direktøren for fagstøtte skal påse at samarbeidet med stiftelser eller selskap er organisert i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter.

7.5 Statlige fond

(B 3.6, HI 7.4, H-UiO 7.4)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal sørge for at forvaltning og rapportering av statlige fond er innrettet i samsvar med gjeldende regelverk.

8. Forvaltning av eksternt finansiert virksomhet

(Rundskriv F-07-13, HI 8, H-UiO 8)

Avdelingsdirektøren for Avdeling for fagstøtte ivaretar universitetsdirektørens overordnede ansvar for å behandle og godkjenne kontrakter for alle større/institusjonelle eksternt finansierte prosjekter/satsinger i henhold til gjeldende regler og retningslinjer. Avdelingsdirektøren for Avdeling for fagstøtte er ansvarlig for utvikling av standardkontrakter.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte er ansvarlig for det til enhver tid gjeldende reglementet og for utvikling av verktøy som budsjetteringsmaler og regnskapsrapporter.

Avdelingsdirektøren for Avdeling for administrativ støtte skal påse at det finnes kontrollrutiner som sikrer at alle direkte og indirekte kostnader i forbindelse med oppdragsaktivitet blir dekket av oppdragsgiver.

Direktøren for virksomhets- og økonomistyring skal påse at det foreligger retningslinjer for at den eksternt finansierte aktiviteten er organisert i samsvar med Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer.

DEL B: Delegering av ansvar til fakulteter og tilsvarende enheter (under arbeid)

Oslo, 20.oktober 2016, Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, universitetsdirektør

Publisert 15. des. 2016 12:57