Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo

---

I. Innledning

Hovedreglene er fastsatt av Universitetsstyret i medhold av pkt. 2.2 i Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler av 1.august 2005.

Økonomiregelverket i staten finnes i følgende dokumenter:

• Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. desember 2003. (Heretter kalt Reglementet og forkortet R)

• Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 12.desember 2003. (Heretter kalt Bestemmelsene og forkortet B)

• Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler, fastsatt 1.august 2005 og gjelder fra samme dato. (Heretter kalt Hovedinstruksen og forkortet HI)

I hovedreglene er det nyttet betegnelsen 'avdelinger, grunnenheter m v'. Betegnelsen er brukt i lov om universiteter og høgskoler (bl.a. § 30a) om enheter under universitetsstyret (fakulteter, museer, universitetsbibliotek, institutter, sentre). Administrative enheter underlagt direktøren som del av administrasjonen inngår ikke i dette.

1. Hovedreglenes forhold til det generelle økonomiregelverket

Økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo skal følge Reglement for økonomistyring i staten, Bestemmelser om økonomistyring i staten og hovedinstruksen for økonomiforvaltning ved universiteter og høgskoler med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av bestemmelsene i disse hovedreglene.

Hovedreglene er et supplement til Reglementet, Bestemmelsene og hovedinstruksen. Bestemmelsene i disse dokumentene er ikke gjengitt i hovedreglene. Ved bruk av hovedreglene må man derfor også forholde seg til de punkter i det overordnede regelverket det er henvist til.

2. Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling

2.1 Generelle bestemmelser

(B 2, HI punkt B og C)

Styret er det øverste organ ved univeristetet og har ansvaret for at universitetet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. Direktøren er den øverste leder for den administrative virksomheten ved institusjonen.

Direktøren har det operative ansvaret for de arbeidsområdene som omfattes av dette regelverket.

Direktøren kan delegere myndighet i den utstrekning lov eller andre bestemmelser ikke er til hinder for det.

Direktøren skal sørge for at universitetsstyret er kjent med de økonomiske forpliktelser universitetet har påtatt seg.

Direktøren skal sørge for at økonomiregelverket med tilhørende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for tjenestemennene ved universitetet, og for at alle tjenestemenn har kjennskap til og blir informert om de bestemmelser for økonomiforvaltning som gjelder for deres arbeid.

2.2 Sentralt samordningsansvar

(B 2 og 4.5.1 og HI 2.3)

Direktøren har ansvaret for den samlede økonomiforvaltningen og at det er etablert tilfredsstillende intern kontroll som er tilpasset risiko og vesentlighet. Direktøren er ansvarlig for at økonomiforvaltningen er samordnet og arbeider rasjonelt. Samordningsansvaret omfatter bl.a.:

• samordne budsjettarbeidet ved universitetet og påse at det baseres på de rammer kollegiet fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra Utdannings- og forskningsdepartementet

• samordne kommunikasjonen med Utdannings- og forskningsdepartementet og med Riksrevisjonen i saker som gjelder økonomiforvaltningen ved institusjonen

• sørge for hensiktsmessig oppgave- og arbeidsfordeling mellom ulike nivåer i organisasjonen i saker som angår økonomiforvaltningen

• ansvar for at universitetet har et godkjent økonomisystem som tilfredsstiller de funksjonelle krav og den generelle kravspesifikasjon for statlige økonomisystem

• påse at økonomiregelverket følges ved avdelinger, grunnenheter m v

• sørge for nødvendig opplæring i UiOs økonomiforvaltning og bruk av økonomisystemet

• vurdere behov for endringer i denne instruks og supplerende delinstrukser

Direktøren fastsetter nærmere regler for de løpende oppgaver og interne samordningsoppgaver på økonomiområdet.

2.3 Organisering av utviklings- og effektiviseringsarbeidet

Direktøren er ansvarlig for at utviklings- og effektiviseringsarbeid ved universitetet blir utført på en forsvarlig måte med sikte på en best mulig utnyttelse av de samlede ressurser.

Direktøren skal hvert år legge fram forslag for universitetsstyret om utviklings- og effektiviseringstiltak ved universitetet med plan for gjennomføringen.

2.4 Organisering av budsjett- og planarbeidet

(B 2, HI 3)

Direktøren er ansvarlig for at budsjett- og planarbeidet ved universitetet baseres på de rammer universitetsstyret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra Utdannings- og forskningsdepartementet.

Direktøren skal sørge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at det gir grunnlag for tilfredsstillende prioritering mellom de oppgaver som faller inn under universitetets arbeidsområde, sikrer nødvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten på de forskjellige områdene gjennomføres på en forsvarlig og kostnadseffektiv måte.

Direktøren fastsetter nærmere retningslinjer for universitetets budsjett- og planarbeid.

2.5 Organisering av regnskapsarbeidet

(B 2.3.2, 3.4.3, HI 5.1)

Styret er ansvarlig for at institusjonen har adgang til et økonomisystem som skal dekke alle deler av regnskapsarbeidet, samt ivaretar de oppgavene institusjonen er pålagt i henhold til økonomiregtelverket og andre lover og regler.

Styret bestemmer organiseringen av økonomioppgavene og fastsetter retningslinjer for institusjonens regnskapsarbeid. Styret avgjør om institusjonen skal forestå alle deler av regnskapsarbeidet selv eller om deler skal utføres av annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet.

Direktøren er ansvarlig for at regnskapsarbeidet ved universitetet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler. Direktøren fastsetter nærmere regler og retningslinjer for universitetets regnskapsarbeid.

2.6 Organisering av lønnsarbeidet

(B 2.5, 5.2, HI 4.2.1)

Styret har det overordnede ansvar for at arbeidet på lønns- og personalområdet er organisert og gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer.

Universitetet skal ha tilgang til et lønn- og personalsystem og systemet skal dekke alle deler av arbeidet med lønns- og personalkostnader.

Styret avgjør om institusjonen skal forestå alle deler av arbeidet på lønns- og personalområdet selv eller om institusjonen skal nytte annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet.

Direktøren er ansvarlig for at lønnsarbeidet ved universitetet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler. Direktøren fastsetter nærmere regler og retningslinjer for universitetets lønnsarbeid.

2.7 Organisering av anskaffelsesvirksomheten

(B 5.3, HI 4.2.2)

Direktøren skal etablere retningslinjer og kontrollfunksjoner som sikrer effektiv og forsvarlig gjennomføring av anskaffelser. Direktøren bestemmer om institusjonen skal benytte elektronisk anskaffelsestøttesystem.

Direktøren skal fastsette rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte i samsvar med gjeldende regelverk, og sørge for at institusjonen har regler for varemottak, behandling og kontroll av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.

Direktøren skal påse at det foreligger et særskilt dokument som viser hvem som har bestillingsrett ved institusjonen.

2.8 Ansvar for avdelinger, grunnenheter m.v.

Øverste styringsorgan/ledelsen for avdelinger, grunnenheter m v har for sin del av virksomheten bl. a. ansvaret for:

• at driften tilpasses de budsjettrammene universitetsstyret/fakultetsstyret har vedtatt
• at resultatkravene oppfylles
• at det utarbeides internbudsjett (disposisjonsplan) for de tildelinger og inntekter enheten disponerer
• at det regelmessig utarbeides rapporter for oppfølging og kontroll på det aktuelle styringsnivå, herunder prognose for året
• at regnskapsarbeidet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler og retningslinjer
• at lønnsarbeidet foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler og retningslinjer
• at eventuelle vesentlige avvik i forhold til tildelingen umiddelbart blir rapportert til overordnet nivå
• at det utarbeides budsjettforslag/innspill til årsplan for den del av virksomheten enheten er tillagt ansvar for etter de retningslinjer direktøren fastsetter
• at det er etablert intern kontroll

2.9 Delegasjon av fullmakter til direktøren

(HI 7.5)

Departementet har delegert til universitetet å treffe avgjørelse i saker som gjelder erstatningskrav mot Universitetet i Oslo for beløp inntil kr 50.000 og å avskrive uerholdelige fordringer for enkeltbeløp inntil kr 10.000 begrenset til kr 100.000 i den enkelte budsjettermin. Fullmaktene delegeres til direktøren.

II Budsjettdisponeringsmyndighet og intern planlegging

3. Intern delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging

3.1 Disponeringsskriv

(B 2.5.2.1, HI 3.1)

Etter vedtak i universitetsstyret om disponering av tildelt bevilgning og øvrige inntekter universitetet kan disponere, utformer direktøren disponeringsskriv til avdelinger og tilsvarende enheter og angir hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal utøves.

Dersom universitetsstyret ikke bestemmer at avdelingene selv skal disponere tildelte midler, kan avdelingene innenfor de rammene direktøren har fastsatt delegere budsjettdisponeringsmyndighet til sine underliggende grunnenheter. Avdelingene skal i så fall utforme et disponeringsskriv som angir hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal utøves.

Direktøren skal påse at de foreligger et særskilt dokument som viser hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved institusjonen og disse tjenestemenns signaturer.

Disponeringsskrivet skal for den enkelte avdeling/grunnenhet fastsette:

• tildelte midler i henhold til universitetets vedtatte kontostreng (art, sted, prosjekt) med spesifikasjoner etter behov
• hva disponeringsmyndigheten innebærer av ansvar og myndighet
• hvilke resultater som skal oppnås og ansvaret for å oppnå de angitte resultater
• hvilke rapporter som skal sendes inn til hvilke tidspunkter

Tilsvarende skal avdelingen utforme et internt disponeringsskriv for de tildelinger den selv skal disponere.

3.2 Langsiktig plan

(B 2.3.1, HI 3.2)

Det skal planlegges med både ettårig og flerårig perspektiv. Det skal utarbeides en langsiktig plan ved alle avdelinger, grunnenheter m v og for universitetet samlet.

Planarbeidet sentralt ved universitetet skal ledes og samordnes av direktøren, som fastsetter hvordan planarbeidet skal organiseres og de praktiske retningslinjene for arbeidet. Innenfor sine ansvarsområder bestemmer avdelingene m v selv hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomføres.

Universitetets langsiktige plan skal bygge på innspill fra avdelinger og tilsvarende enheter. Planen skal være retningsgivende for langsiktige planer ved avdelinger, grunnenheter m.v.

Direktøren fastsetter frister for innspill fra avdelingene m.v. i særskilt skriv eller i de praktiske retningslinjene for planarbeidet.

Den langsiktige planen skal dekke en periode på 3 til 5 år og gjøre rede for hovedprioriteringer og mål for virksomheten i planperioden, hvordan målene skal oppnås og behovet for strukturendringer. Tilsvarende gjelder for langsiktige planer ved avdelinger, grunnenheter m.v.

Universitetets langsiktige plan skal legges fram til behandling i universitetsstyret før planperioden tar til og innen den frist direktøren fastsetter i særskilt skriv eller i de praktiske retningslinjene for planarbeidet.

3.3 Årsplan

(B 2.2, 2.3.1, HI 3.3)

Med utgangspunkt i universitetsstyrets vedtak om disponering av statstilskuddetog øvrige budsjetterte inntekter, skal universitetet, avdelinger, grunnenheter m.v. ved universitetet hvert år utarbeide en plan for virksomheten.

Direktøren leder og samordner planarbeidet sentralt ved universitetet. Direktøren fastsetter hvordan planarbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet. Innenfor sine ansvarsområder bestemmer avdelingene m.v. selv hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomføres.

Universitetets årsplan skal bygge på innspill fra avdelingene og tilsvarende enheter. Planen skal være retningsgivende for årsplanene ved avdelinger, grunnenheter m v. Direktøren fastsetter frister for innspill fra avdelingene m v i særskilt skriv eller i de praktiske retningslinjene for planarbeidet.

Årsplanen skal identifisere hovedprioriteringer og områder der det er behov for særskilte tiltak. Årsplanene skal angi prioriterte tiltak og i tillegg angi:

• mål og resultater som skal nås i løpet av året i henhold til departementets tildelingsbrev, andre styringssignaler og enhetenes egne prioriteringer
• virkemidler som skal nyttes
• resultatansvar
• oppfølging, rapportering og kontroll av ressursbruk og resultater

Universitetets årsplan skal legges fram til behandling i universitetsstyret før planperioden tar til og innen den frist direktøren fastsetter i særskilt skriv eller i de praktiske retningslinjene for planarbeidet.

3.4 Disponeringsplan

B 2.3, HI 3.4)

Direktøren har ansvar for å påse at avdelinger, grunnenheter og tilsvarende enheter med utgangspunkt i årsplanen og tildelte ressurser utarbeider en disponeringsplan med hensiktsmessig periodisering for å kunne føre en løpende kontroll med kostnader og inntekter.

3.5 Årsrapport

(HI 5.5)

Det skal utarbeides årsrapport for universitetet og for avdelinger, grunnenheter og tilsvarende enheter. Årsrapporten skal redegjøre for resultatene som er oppnådd innenfor de ressursrammer som ble stilt til rådighet i budsjetterminen.

Årsrapporten skal sammenfatte og dokumentere universitetets virksomhet og resultater, vurdere disse i forhold til planlagte mål og tiltak og gi grunnlag for videre planlegging.

Direktøren leder og samordner arbeidet med årsrapporten ved universitetet. Direktøren fastsetter hvorledes arbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet. Direktøren fastsetter også frister for arbeidet med årsrapporten.

3.6 Styringsdialog

(B 2.1 og 2.3, HI 3.5)

Rektor skal påse at universitetet har prosedyrer som sikrer dialog med avdelingene og tilsvarende enheter om mål og resultater, og påse at avdelingene m v slutter opp om de avtalte rammer og forutsetninger og sikrer avdelingenes muligheter for å fremme synspunkter på forholdet mellom de ressurser som stilles til disposisjon og de mål som er satt. Tilsvarende skal leder for avdelingen påse at avdelingen har prosedyrer som sikrer dialog med grunnenhetene.

Det skal holdes minst ett møte hvert år mellom universitetsstyret og hver avdeling m.v. ved universitetet. Universitetsstyret lar seg representere ved rektor/prorektor. Rektor fastsetter hvilke momenter som skal drøftes og hvem som leder møtene. Det skal føres referat fra møtene.

Tilsvarende gjelder for styringsdialogen mellom avdelinger m.v. og grunnenheter.

4. Løpende økonomiforvaltning

4.1 Lønns- og personalutgifter

(B 2.5.2, 5.2.2, 5.2.4, HI 4.2.1)

Direktøren har ansvaret for at universitetet har tilgang til godkjente elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsføring og rapportering av lønns- og personalkostnader.

Direktøren skal utarbeide retningslinjer og rutiner for utbetaling av lønn og andre inn- og utbetalinger som vedrører de ansatte ved universitetet.

Direktøren skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt over hvem som har myndighet til å attestere lønnsberegningsbekreftelse og disse tjenestemenns signaturprøve.

Direktøren skal fastsette rutiner som sikrer at det senest ved tiltredelse registreres informasjon som er nødvendig for å foreta korrekt lønnsberegning og lønnsutbetaling. Direktøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at informasjonen sendes den enhet som foretar lønnsberegningen og at den informasjonen som kreves innrapportert til Statens sentrale tjenestemannsregister, blir registrert og sendt inn.

Direktøren skal sørge for at enheten som som foretar lønnsberegning løpende vedlikeholder de data som er nødvendige for å kunne beregne korrekt lønn og andre ytelser, og for å kunne foreta innberetning av oppgavepliktige ytelser.

Direktøren er ansvarlig for at lover og regler følges og skal påse at oppgaver over oppgavepliktige ytelser hvert år sendes respektive myndigheter.

Direktøren har ansvar for at det gjennomføres nødvendige kontrolltiltak på lønnsområdet, jf Bestemmelsenes 2.5. Direktøren fastsetter nærmere regler for kontrolltiltakene på lønnsområdet.

Tilsvarende skal avdelinger m.v. gjennomføre de nødvendige kontrolltiltak innen sine ansvarsområder og hvert år rapportere til universitetsdirektøren.

Direktøren skal legge rapport om alle deler av kontrollvirksomheten på lønnsområdet fram for universitetsstyrett minst en gang pr. år. Direktøren avgjør om rapporten for lønnsområdet skal være en del av en samlet rapport om kontrollarbeidet ved universitetet.

4.2 Anskaffelser

B 5.3, HI 4.2.2)

Direktøren skal etablere retningslinjer og kontrollfunksjoner som sikrer effektiv og forsvarlig gjennomføring av anskaffelser.

Styret skal fastsette innkjøpsreglement for institusjonen. Styret skal utforme strategi for innkjøpsvirksomheten og har det overordnede ansvaret for at innkjøpsvirksomheten gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser.

4.3 Attestasjon og bekreftelse på utbetaligner

(B 2.5, 4.3.1, 5.3.3, 5.3.5.2, 5.3.6, HI 4.3)

Direktøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at alle utbetalinger fra institusjonen er attestert og bekreftet i samsvar med reglene om dette i Bestemmelsene og etablere rutiner som sikrer forsvarlig transaksjonskontroll.

4.4 Betalingsformidling og regnskapsføring

(B 3.4, 5.4.6, HI 4.4)

Direktøren velger kontofører og anmoder via Utdannings- og forskningsdepartementet om oppgjørskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Direktøren bestemmer hvilke tjenestemenn som kan opprette arbeidskonto hos kontofører.

Direktøren utarbeider retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag.

Direktøren skal fastsette hvilke tjenestemenn som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt hos kontofører og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet.

4.5 Inntekter

(B 2.5, 5.4, HI 5.4)

Direktøren har ansvar for at institusjonen har innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter, og tar stilling til om institusjonene skal nytte elektronisk hjelpesystem for innfordring.

Direktøren skal fastsette retningslinjer for og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. Direktøren skal også fastsette retningslinjer som skal gjelde for kontantsalg og kontante innbetalinger av krav.

Direktøren skal fastsette retningslinjer og rutiner for oppfølging av krav som ikke er gjort opp og der innkrevingen stilles i bero og retningslinjer for behandling av saker som gjelder beslutning om å unnlate å avbryte foreldelsesfrist. Direktøren fatter beslutning i slike saker. Beslutningen skal være skriftlig dokumentert.

Direktøren skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandling av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra overordnet myndighet.

4.6 Tilskuddsforvaltning

(B 6.3, HI 4.6)

Direktøren skal sørge for at tilskuddsforvaltningen skjer i samsvar med retningslinjene for den enkelte tilskuddsordning og etter gjeldende regler.

5. Regnskapsføring og rapportering

5.1 Regnskap

(B 2.3.2, 3.2.3, 3.4.3.4, HI 5.1 og 5.4)

Direktøren fastsetter kontoplan for økonomisystemet. Direktøren har ansvar for at kontoplanen er utformet slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er nødvendig for å styre effektivt, og som tilfredsstiller de krav til rapportering som Utdannings- og forskningsdepartementet fastsetter.

Direktøren skal avgi regnskap (statsregnskap) etter mal fra fra UFD for universitets- og høyskolesektoren basert på regnskapsloven og god regnskapsskikk. Dette regnskapet skal omfatte samtlige bevilgninger som stilles til disposisjon for universitetet i den enkelte budsjettermin.

Direktøren skal innrette regnskapet etter gjeldende regler for institusjoner for nettobudsjetterte institusjoner.

Direktøren fastsetter retningslinjer for bruk av kontoplanen i internregnskapet. Direktøren skal innrette regnskapet slik at kostnadene kan fordeles på enheter med budsjettdisponeringsmyndighet (sted), på ulike prosjekter/tiltak (internt finansierte og eksternt finansierte) og kostnadsarter.

Direktøren bestemmer om regnskapet skal innrettes slik at investeringskostnader følges opp og fordeles gjennom aktivering og avskrivning av driftsmidler/eiendeler. Kostnadene ved avskrivning fordeles over eiendelens økonomiske levetid.

Direktøren avgjør om regnskapet skal settes opp med funksjonalitet for beholdningsføring av varelager m.v. og kostnadsføring i takt med salg eller forbruk.

5.2 Arkivering

(B 4.4.7, HI 5.2)

Direktøren skal sørge for at arkivering av regnskapsmateriale skjer på betryggende måte i henhold til gjeldende regelverk. Direktøren fastsetter hvem som skal forestå arkiveringen.

5.3 Rapportering

(B 5.3, 5.4, 5.5, HI 5.5)

Direktøren skal holde universitetsstyret løpende orientert om regnskapets stilling gjennom regnskapsrapporter. Direktøren skal informere styret om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrev eller planlagt forbruk straks direktøren får kjennskap til slike avvik.

Direktøren skal rapportere til det sentrale statsregnskapet etter regler som gjelder for nettobudsjetterte institusjoner. Direktøren er ansvarlig for å sende likviditetsrapport til Senter for statlig økonomistyring og Utdannings- og forskningsdepartementet i samsvar med gjeldene regelverk.

Direktøren skal legge fram fullstendig årsregnskap med forklaringer for universitetsstyret før det oversendes departementet.

Direktøren har ansvar for øvrige periodiske rapporter med det innhold og innen de frister som Utdannings- og forskningsdepartementet fastsetter.

Direktøren fastsetter nærmere regler for organisering og utføring av arbeidet med regnskapsrapportering for å sikre korrekt rapportering.

Direktøren fastsetter retningslinjer for kontrolltiltak for regnskapsrapportering og er ansvarlig for gjennomføring av disse.

6. Kontroll, resultatoppfølging og evaluering

6.1 Resultatoppfølging og evaluering

(B 2.2, 2.6, HI 6.1)

Avdelinger, grunnenheter m.v. skal innenfor sine ansvarsområder etablere rutiner som sikrer kontroll med at resultatene som oppnås står i et tilfredsstillende forhold til de oppsatte mål og ressursinnsatsen. Avdelinger, grunnenheter m.v. skal innenfor sine ansvarsområder gjennomføre og følge opp de fastsatte rutiner og tiltak for å ivareta kravene til intern kontroll.

Direktøren skal gjennomføre evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater. Styret tar, etter forslag fra direktøren, stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesenlighet.

6.2 Kontroll

(B 1.2, 2.2, 2.4, 4.4 og HI 6.2)

Direktøren har ansvar for at det er etablert rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll er innebygd i hele universitetets interne styring, og har ansvar for at det etableres systemer, rutiner og tiltak med fokus på intern styring, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppfølging og informasjon og kommunikasjon.

Direktøren skal etablere retningslinjer for og føre kontroll med at de disponible midlene brukes formålstjenlig og i samsvar med forutsetningene.

Direktøren skal etablere kontrollrutiner som sikrer at alle enheter med budsjettdisponeringsmyndighet disponerer slik at de midlene som står til rådighet strekker til for hele budsjetterminen og at de disponible inntekter ikke blir overskredet.

Direktøren fastsetter nærmere retningslinjer for hvordan rapporteringen til Database for høyere utdanning (DBH) skal organiseres og utføres. Direktøren er ansvarlig for å etablere og gjennomføre kontrolltiltak for rapportering av data til DBH.

Universitetet skal ha en egen enhet for kontroll og rådgivning som skal bistå universitetets øverste ledelse. Ved universitetet er enheten gitt betegnelsen 'Enhet for Intern revisjon'. Enhetens arbeid utføres i henhold til gjeldende instruks.

6.3 Rapportering

(HI 5.5)

Direktøren skal minst en gang pr år legge fram for universitetsstyret rapport om alle deler av kontrollvirksomheten.

7. Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler

7.1 Verdipost

(B 5.4.7, 5.4.8, HI 7.1)

Direktøren skal fastsette rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier. Direktøren skal også fastsette retningslinjer for behandling og transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til institusjonen.

7.2 Forvaltning av eiendeler

(B 5.3.7, HI 7.2)

Styret skal sørge for at forvaltningen av institusjonens verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner med m.v. er i samsvar med gjeldende regleverk om dette.

Direktøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at institusjonen har tilfredsstillende rutiner for forvaltning av institusjonens eiendeler.

7.3 Forvaltning av eierinteresser

(HI 7.3)

Styret skal fastsette retningslinjer for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten skal utøves.

Direktøren skal påse at rapportering til departementet blir foretatt iht. retningslinjene.

8. Forvaltning av eksternt finansiert virksomhet

(HI 8)

Styret skal fastsette retningslinjer for den eksternt finansierte virksomheten ved institusjonen.

Direktøren har ansvar for at eksternt finansiert virksomhet regnskapsføres i samsvar med Utdannings- og forskningsdepartementets retningslinjer.

9. Samarbeid med stiftelser og selskap

(HI 9)

Styret skal påse at samarbeidet med stiftelser eller selskap er organisert i samsvar med de retningslinjer Utdannings- og forskningsdepartementet fastsetter.