print logo

Retningslinjer for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester ved UiO

Bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester (sph.dep.no) er regulert i Statens personalhåndbok.

UiO har presisert de statlige føringene gjennom nedenstående retningslinjer.


1. Mobiltelefon

Alle arbeidstakere har rett til fritid, og det skal derfor i størst mulig utstrekning unngås å ta kontakt med en arbeidstaker i fritiden.
 

1.1  Tildeling

  • Mobiltelefon dekkes dersom arbeidsgiver anser at det er et tjenstlig behov for det. Med tjenstlig behov menes stillinger som er av en slik art at betydelige deler av arbeidet utføres utenfor fast arbeidsplass, at stillingen er av en slik art at det er behov for å kunne ivareta oppgaver og ansvar også utenom ordinær arbeidstid eller at arbeidsgiver kan ha behov for å kontakte arbeidstaker utenfor ordinær arbeidstid.
  • Hovedregler ved tildeling av mobiltelefon:
    • Arbeidstaker tildeles en av UiOs valgte modeller. Arbeidsgiver bestemmer hvilken modell som passer til arbeidsoppgavene. Mobiltelefonen forventes å ha en levetid på minst 3 år.
    • Ved uttreden av stillingen kan arbeidstaker få overført abonnementet til seg selv. Telefonen kan kjøpes ut ved å beregne restverdien, ut fra at levetiden for mobiltelefonen er 3 år.
    • Arbeidstakere som ønsker en annen modell må dekke innkjøpskostnadene selv. Dersom UiO/USIT har kompetanse på den valgte modellen, vil arbeidstakeren kunne få bistand til oppsett av telefonen.
       

1.2  Beskatning

  • Tjenestene beskattes i.hht. skattelovens regler (skatteetaten.no).
  • Det er en forutsetning for sjablonbeskatningen at arbeidstaker har tjenstlig behov for tjenesten.
  • Fra 1. januar 2014 gjennomføres beskatningen etter en sjablonregel hvor skattyter får et inntektstillegg på inntil kr. 4.000,- for én elektronisk kommunikasjonstjeneste (EK-tjeneste) og inntil kr. 6.000,- for to eller flere EK-tjenester.
  • Hvis arbeidstakers egenbetaling, eller bruk, gjør at UiO dekker mindre enn kr. 4.000,-/6.000,-, reduseres den skattepliktige fordelen.
  • Dekning på inntil kr. 1.000,- for innholdstjenester kan skje skattefritt.

1.3  Innholdstjenester

  • Innholdstjenester som arbeidsgiver dekker, i tillegg til den rene tilgangen, er ikke en EK-tjeneste og faller utenfor sjablonsystemet, se FSSKD § 5-12-1 (2) (lovdata.no). Kostnadene tilknyttet innholdstjenester skal derfor holdes utenfor totalbeløpet som danner grunnlag for beregning av det sjablonmessige inntektspåslaget.
  • Dersom arbeidsgiver dekker kostnader til innholdstjenester, må det skilles mellom kostnader til privat bruk av innholdstjenester og kostnader til bruk av innholdstjenester i yrket. Arbeidstaker skal skattlegges for arbeidsgivers dekning av kostnader til privat bruk av innholdstjenester i tillegg til sjablonbeløpet (jf. Lignings-ABC).
  • Med mindre dette har en tjenstlig begrunnelse,skal man ikke benytte tjenester som:
    • 4-sifrede nummer (opplysningstjeneste) i intervallet 1850-1899
    • nyttetjenester som for eksempel bestilling av kinobilletter, juridiske tjenester, givertelefoner og datasupporttjenester som tilbys gjennom 820-serien
    • underholdningstjenester som for eksempel språktjenester, kontakttjenester, pratelinjer og konkurranser som tilbys gjennom 829-serien.
  • Det skal utvises forsiktighet ved databruk av mobiltelefonen. Ved opphold i utlandet bør databruk begrenses til det absolutt nødvendige. Der trådløst nettverk (uten særskilt kostnad) er tilgjengelig, skal dette benyttes.
  • UiO har ikke satt en øvre grense for kostnader knyttet til bruk av kommunikasjonsutstyret. Arbeidstaker og arbeidsgiver skal ved utlevering av utstyret avklare forventet forbruksmønster. Det pålegges arbeidstaker å fremlegge dokumentasjon vedrørende bruk slik at arbeidsgiver kan utføre sitt BDM-ansvar vedrørende godkjenning av kommunikasjonskostnader.
     

1.4  Mobile vakt- og utlånstelefoner

  • Definerte vakt- og utlånstelefoner som er registrert på UiO v/virksomhet, og som benyttes av flere arbeidstakere, skal oppbevares hos arbeidsgiver. Slike mobiltelefoner skal være nedlåste når de ikke er i bruk.
  • Vakt- og utlånstelefoner beskattes ikke fordi dette er telefoner som kun skal benyttes i arbeid.
  • Brukere av vakttelefoner skal undertegne eget skjema for bruk av vakttelefoner (odt).

2. Fasttelefon

Privat fasttelefon kan unntaksvis dekkes etter statens regler dersom arbeidsgiver anser at det er et tjenstlig behov for det. I de fleste tilfeller vil mobiltelefon dekke det tjenstlige behov fullt ut.

3. Sporadisk bruk av telefon: refusjon av enkeltsamtaler

Ved tjenstlige behov som tilsier sporadisk behov for telefon, kan samtaleutgiftene dekkes ved fremleggelse av spesifisert telefonregning. Det stilles strenge krav til dokumentasjon av slik bruk, se skjema for tidsbegrenset refusjon av kommunikasjonsmidler (word).

4. Hjemme-PC og -bredbånd

  • Hjemme-PC kan stilles til arbeidstakers rådighet, dersom arbeidsgiver mener det er et tjenstlig behov for det. Det gis ikke noen kompensasjon for arbeid hjemme som ikke er direkte pålagt av arbeidsgiver i hvert enkelt tilfelle. Ordinært arbeid som utføres på hjemme-PC etter avtale med nærmeste overordnede kan føres som ordinær arbeidstid iht. fleksitidsreglene. Overtid kan ikke pålegges som hjemmearbeid uten i spesielt begrunnede tilfeller
  • Arbeidsgiver kan dekke bredbåndtilknytning hjemme. Bredbåndtilknytning dekkes kun dersom den tilsatte har tjenstlig behov for hjemme-PC.
  • En bærbar datamaskin vil i de aller fleste tilfeller dekke de tjenstlige behovene fullt ut, og den ansatte skal kun unntaksvis også få tilgang til en stasjonær hjemme-PC.
  • En bærbar PC kan i noen tilfelle erstattes av iPad o.l. kommunikasjonsutstyr.

5. Mobilt nettverk

Enkelte arbeidstakere kan ha behov for mobilt nettverk. Dette dekkes dersom arbeidsgiver anser at det er et tjenstlig behov for det.

6. Opphør av ordning

  • Når arbeidstaker går ut i ulønnet permisjon, lønnet permisjon ut over 3 måneder, eller ikke lenger fyller kriteriene for tildeling, skal kompensasjonen/ordningen opphøre ved endrings-/sluttdato. Dette skal også vurderes ved sykmeldinger der arbeidstaker er ute av tjenesten i mer enn 3 måneder.
  • Kun unntaksvis og etter en individuell vurdering kan dette fravikes.
  • Når arbeidstaker slutter, skal ordningen avsluttes ved sluttdato.
     
Publisert 20. feb. 2013 09:45 - Sist endret 10. nov. 2014 09:38